Gestion de projet, tout savoir

Si vous souhaitez mettre en place un projet, alors il vous sera peut-être utile d’appliquer une méthode de gestion de projet rigoureuse pour atteindre vos objectifs. En connaître les rudiments du management de projet est important pour aller dans la bonne direction. Nous allons parler du rôle du chef de projets, des différentes phases d’un projet, des outils ou encore des méthodes. En appliquant ce qui va suivre, la gestion de projet de votre entreprise devrait être optimale.

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Gestion de projets : définition

La gestion de projet est une méthodologie de travail qui a fait ses preuves pour mener un projet à bien. L’ensemble des entreprises privées en raffolent, et les cabinets de conseil la manipulent au quotidien. Et pour cause : elle est efficace pour, comme disent les anglophones « get the job done », comprenez « que le travail soit fait ».

La gestion de projet c’est avant tout un outil de management pour permettre une organisation claire dans la conduite de projet. Cet outil est au service de groupes dont les objectifs sont communs et qui doivent travailler en équipe.

Sans équipe, la gestion de projet perd de son sens. Une cohésion d’équipe est primordiale pour limiter les frictions tout au long du cycle de vie d’un projet. Cette responsabilité incombe surtout au chef de projet qui va diriger son équipe vers le but final.

Une fois les objectifs communs du groupe délimités, il s’agira de partitionner le travail à réaliser pour y arriver. Avec une bonne répartition, et un calcul optimal des ressources et des coûts, la gestion de projet cartographie le meilleur chemin vers la réussite.

La gestion de projet se décline en plusieurs méthodes en fonction du projet qui doit être réalisé. On vous détaille comment conduire un projet à bien en respectant un cahier des charges.

A quoi sert la gestion de projets ?

La gestion de projet, consiste en une méthodologie très précise qui permet de ne pas perdre de vue les objectifs à atteindre. Comme elle est très rythmée et très cadrée, elle assure la bonne direction pour la réalisation du livrable final.

C’est une méthode globale qui permet d’inclure dans la balance les ressources et les coûts disponibles. L’idée est de forcer l’équipe à réfléchir à la meilleure composition des tâches en fonction des ressources disponibles.

Cette gestion globale permet d’anticiper tous les coups durs et dégager la marche optimale à suivre. Allouer les différentes ressources permet donc de faire ressortir les moyens les plus efficaces pour atteindre les objectifs.

D’ailleurs, cette méthodologie est tellement précise qu’elle nécessite de prendre des cours de gestion de projet ou formation gestion de projet. Ceux-ci vous permettront de développer des compétences gestion de projet bien spécifiques, pour pouvoir un jour être chef de projet.

Les différentes étapes gestion de projets

Pour bien réussir une gestion de projet, il faut respecter plusieurs étapes. Elles sont gage de réussite des objectifs finaux.

Lancement du projet

Cette phase de conception est l’une des phases clés du projet. Elle va permettre de créer un cadre à votre projet. Ce sera l’occasion de délimiter le projet, d’établir les objectifs clés et les ressources disponibles.  Elle est primordiale pour que votre projet puisse aller à son terme.

Durant cette première phase de projet, vous devrez produire de la documentation sur les buts de votre projet. Il est important de bien savoir quelles sont les directions à prendre. Un autre élément central est la limite de votre projet. Vous devrez en définir les contours afin de travailler efficacement par la suite. Le premier livrable que constitue la phase de lancement sera donc destiné à décrire votre projet.

Ce document devra donc non seulement inclure des propositions concernant votre projet, et un calcul des risques. Le tout pourra être résumé dans la charte de projet, support indispensable tout au long du processus.

Planification du projet

Une fois que la charte de projet a été approuvée, il s’agira de planifier le projet de l’entreprise. Dans cette phase, il faudra faire une analyse précise des besoins que nécessite la bonne réalisation des objectifs de projet.

Cette tâche pourra être réalisée par le chef de projet seul ou inclure les autres membres du groupe de réalisation du projet. Cette étape doit prendre en compte plusieurs critères indispensables.

Pour qu’une planification de projet soit réussie, il est important de faire un état des ressources disposées pour sa réalisation. Celles-ci peuvent être de deux sortes : matérielles, ou humaines. Le nombre de personnes impliquées, tout comme les budgets, ou bien les outils à disposition vont impacter le déroulement du projet. L’objectif final reste toujours d’atteindre le but fixé au départ.

Une autre considération importante : le temps. Cette phase de planification ne devra pas seulement prendre en compte les ressources humaines et matérielles mais aussi temporelles.

Pour correctement planifier un projet, il est important d’avoir une bonne projection dans le temps et des dates clés.

Fixer des objectifs d’étape réalistes, c’est s’assurer du bon déroulement du projet et de sa qualité. L’expérience du chef de projet sera déterminante pour fixer des objectifs d’étape mesurés. Il est important de viser juste, de n’accorder ni trop de temps, ni pas assez, au risque de cristalliser des tensions.

Exécution du projet

On a tendance à se représenter la gestion de projet comme étant limitée à l’étape de son exécution. Toutefois, pour qu’elle soit particulièrement efficace, les étapes mentionnées plus haut sont primordiales. L’exécution du projet, c’est le cœur de la gestion de projet. C’est le moment où les actions prévues à l’étape suivante sont réalisées par les parties désignées.

Très souvent, les différents acteurs et actrices de la gestion de projet sont interdépendants. Il est donc important que chacun réalise les tâches qui leur incombent afin de ne pas bloquer les autres. Les timings devront être respectés à chaque niveau afin que le projet avance avec fluidité.

Suivi et contrôle du projet

Si le projet a été correctement planifié, le suivi et le contrôle du projet ne devraient pas poser de problème particulier. Cette étape n’est pas dissociée de l’étape précédente. En effet, le suivi devra se faire en concomitance avec la phase d’exécution. Suivre le projet, c’est vérifier que les objectifs intermédiaires sont atteints. Il est aussi primordial de vérifier que toutes les parties au projet sont en capacité de livrer leur part.

À chaque étape franchie, il est important de faire un bilan, et de faire des retours sur les travaux réalisés en équipe. Cela permet à toutes et à tous de voir l’avancement du projet de façon concrète. Le tout reste chapeauté par le chef de projet, tel un véritable chef d’orchestre. En fait, le suivi est un synonyme de pilotage du projet.

Une attention particulière devra être faite à la gestion des risques. Les anticiper tout en adaptant certaines étapes permettra de ne pas atterrir sur un échec à l’arrivée.

La clôture du projet

La clôture du projet est l’étape qui marque la fin du cycle de vie d’un projet. Comme dans tout bon devoir d’école, chaque travail doit contenir une conclusion. C’est d’ailleurs une des étapes clés qui sera celle retenue.

Cette étape est pour la plupart du temps constituée d’un livrable. Qu’importe son format, le livrable est un document ou bien un support concret qui permet de présenter les résultats obtenus pendant le processus de projet. Sa forme et ses exigences doivent être mentionnées dans la charte de projet. Attention à ne pas sous-évaluer la temporalité de cette tâche, car elle est facilement chronophage en relecture, mise en formes et corrections en tout genre.

Pendant la phase de clôture, vous pourrez effectuer une évaluation de la réalisation du projet. Celle-ci peut être quantitative. Par exemple, il s’agira de mettre en avant toutes les métriques propres au projet (coût, temps, ressources utilisées, etc) et d’en effectuer les bilans. Sont-ils positifs ou négatifs ? Ne négligez pas la partie qualitative. Un retour sur expérience de la part des collaborateurs du projet permet de faire ressortir les forces et les faiblesses constatées. Elles sont un excellent axe d’amélioration pour le futur.

Les méthodologies les plus répandues

Il existe différentes méthodologies utilisées dans la gestion de projet. Dans cette partie, nous allons vous en détailler quelques-unes.

Méthode Waterfall (en cascade)

La plus utilisée de nos jours, cette méthode est simple et s’applique à un grand nombre de cas de figure. Cette méthode est séquencée, et donne des lignes directives très claires. Pour la mettre en pratique, il vous faudra respecter 6 étapes clés :

  • Identification des besoins du client
  • Conception des livrables
  • Mise au point des budgets et des dates limites
  • Début de l’exécution
  • Validation et correction
  • Maintenance des livrables

Comme elle est séquencée, le début de chaque tâche est dépendant de la finition d’autres tâches. En d’autres termes, vous ne pourrez pas passer à l’étape n+1 tant que la tâche n n’est pas réalisée. L’inconvénient est bien qu’elle soit une méthode assez rigide, et n’est pas la meilleure pour des projets plus complexes.

Méthode cycle en V

Tout droit venue d’Angleterre, la méthode cycle en V est considérée comme une version 2 du modèle Waterfall. Elle tire son nom de la forme de sa schématisation. La branche gauche du V est composée de la phase descendante. Elle va de la phase de définitions des besoins et des études de faisabilités jusqu’à la réalisation concrète du projet. La phase ascendante, sur la branche droite du V part de la réalisation pour arriver à la phase de recette.

Cette méthode permet d’être exhaustive, et de ne jamais perdre de vue les objectifs fixés au départ. Elle a d’ailleurs été très utilisée dans le domaine industriel du fait de la rigueur qu’on lui connaît. Toutefois, comme la méthode précédente, elle contient un défaut majeur : l’effet tunnel du fait de sa rigidité.

Méthode PERT

La méthode PERT, ou aussi appelée TEEP (Technique d’évaluation et Examination des Programmes) est surtout un outil gestion de projet visuel d’organisation. Avec une présentation très visuelle, elle permet de bien se positionner tout au long du processus du projet.

Chaque étape, dont certaines sont priorisées, ont un début et une fin. Dans un premier temps, il faudra les définir. Ensuite, ces différentes tâches devront être planifiées. Cela permet de faciliter la planification, mais aussi d’avoir une bonne coordination d’équipe.

Méthode agile

La méthode agile de la gestion de projet est l’une des plus récente. Elle a été conçue pour pallier au manque de souplesse des autres méthodes. L’agilité permet de mieux répondre aux besoins du client et créer de la valeur ajoutée. Elle remet la focale sur l’objectif final plus que sur les étapes pour y parvenir.

Si elle est agile, quelques étapes sont toutefois clés :

  • Découpage du projet
  • Hiérarchisation des tâches
  • Priorité à la satisfaction du client
  • Recherche constante de retour et validation de livrables
  • Ajustements

Dans cette catégorie existe la méthode Scrum qui favorise les cycles réguliers. Avec une méthode telle que Scrum, la réorientation du projet est toujours possible. La méthode Kanban est quant à elle très visuelle. La méthode SAFe est quant à elle plus cadrée.

Le rôle du chef de projet

En principe, le chef de projet, ou directeur de projet est celui qui pilote le projet d’une entreprise. Et c’est tout naturellement qu’il a le rôle d’un manager projet. C’est lui qui chapeaute l’ensemble des phases du projet. Si la tâche est grande, la responsabilité l’est d’autant plus. Il sera le visage premier du projet, et sa responsabilité est engagée en cas d’échec.

Pour être un bon chef de projet, les compétences en management sont primordiales. Son premier terrain de travail est en effet la dimension humaine, le management. La personne nommée chef ou cheffe de projet devra être capable de gérer une équipe. Elle devra user de ses meilleurs atouts pour emmener son équipe à la réussite, malgré les embûches qui peuvent se trouver en chemin. Les conflits n’étant pas rares, elle devra se positionner en bonne gestionnaire de projet.

Le chef de projet devra être quelqu’un qui maîtrise le terrain du projet et ayant suivi une formation gestion de projet. Il doit avoir reçu de préférence une certification gestion de projet. Vous l’aurez compris, l’expérience est un atout fondamental. Même s’il doit déléguer, et que les tâches techniques seront majoritairement réalisées par l’équipe, il devra avoir une compréhension globale du sujet qu’il traite. Il est important qu’il ait une bonne connaissance de l’ensemble des étapes du projet et des actions de chaque acteur. Ainsi, il saura parfaitement diriger son équipe.

Enfin, le chef de projet devra connaître ses outils de gestion sur le bout des doigts. Pour les manipuler, les exécuter, il est indispensable d’avoir de bonnes connaissances sur les méthodes appliquées.

FAQ – La gestion de projet

Quels sont les avantages de la gestion de projet ?

Le premier et plus grand avantage de la gestion de projet, c’est la planification. L’idée en utilisant des méthodes de gestion de projet est de se projeter dans le temps pour décortiquer les étapes pour atteindre le but final. L’idée est donc de ne pas partir à l’aveugle, mais bien de créer un plan d’action dédié.
De là découle l’efficacité du modèle. Si elle est bien paramétrée, la méthode de gestion de projet que vous avez choisie conduira votre entreprise tout droit vers la réussite.

Gestion de projet outils : lesquels utiliser ?

Les outils de gestion de projet sont multiples. Tout logiciel de planification s’avère utile pour amorcer le travail de planification. Bien évidemment, la réalisation nécessitera tous les outils propres aux tâches techniques ou non en question.
Pour gagner en efficacité et à l’ère du numérique, on vous recommande d’utiliser la gestion de projet informatique. Avec un bon logiciel de gestion, l’efficacité est décuplée, et le suivi de projet en sera facilité. De nombreux logiciels de gestion de projet gratuit en ligne et à télécharger existent. Ils vous faciliteront la vie, et permettront de ne pas oublier d’étape dans la mise en oeuvre de votre gestion de projet.
Un logiciel de gestion de taches ou autre est aussi bien utile pour une entreprise de type PME ou TPE. Un logiciel permet d’avoir une vision claire et rapide sur le niveau d’avancement. Une formation est possible pour maîtriser au mieux ce genre d’outils plus que bénéfique sur la qualité du travail.

Que signifie travailler en mode agile ?

Comme le précise son nom évocateur, travailler en mode gestion de projet agile, c’est adopter une démarche de gestion de projets plus souple que les méthodes classiques. On s’est rapidement rendu compte que les méthodes type Waterfall ou bien en V sont relativement rigides. Elles permettent une planification très poussée des tâches.
Toutefois, il est dur de sortir de ses cadres. Ces méthodes sont particulièrement efficaces dans des domaines industriels ou techniques par exemple. Elles s’avèrent moins optimales pour des projets impliquant une plus grande composante humaine.
Travailler en méthode agile (Scrum, Kandan, Safe, etc) permet donc de remettre la focale sur la satisfaction client et les objectifs. Comme elle est moins rigide, les risques peuvent être plus facilement gérés.

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