Lean management : définition et focus sur 6 méthodes à succès

Le lean management est une méthode d’organisation du travail dont les objectifs consistent à réduire les gaspillages et à maximiser la valeur pour les clients. Cette méthode a été initialement développée pour les entreprises de l’industrie automobile japonaise. Elle est aujourd’hui largement appliquée dans de nombreux domaines d’activité dont la gestion de projet. Le lean management se concentre sur l’optimisation des processus en éliminant les activités qui ne contribuent pas à la création de valeur. Cette approche permet de réduire les coûts tout en améliorant la qualité.

Comment mettre en place le lean management ? Quelles sont les différentes approches du lean ? Et enfin, quelles sont les limites de cette technique managériale ? Nous faisons le point.

Le lean management : de quoi s’agit-il ?

Définition du lean management

Le concept de lean management a vu le jour au sein de Toyota dans les années 1940. Cette méthode vise à optimiser les processus de production en conservant uniquement les activités qui apportent une valeur ajoutée au produit final. Il s’agit donc d’éliminer tout gaspillage inutile. Ce concept a eu un impact significatif sur les performances de Toyota en réduisant les coûts et en augmentant la productivité et la rentabilité. Le terme de « lean » n’a pourtant été employé qu’à partir de 1988 sous l’impulsion de John Krafcik, chercheur au MIT. « Lean » signifie en anglais « dégraissé », « maigre ».

L’expression « lean thinking » est ensuite apparue dans les années 2000. Cette approche consiste à se focaliser sur la compréhension des besoins du client pour produire un produit de qualité sans perdre de temps inutilement.

Le lean management repose ainsi sur l’optimisation des ressources et la définition des besoins du client. Cette méthode cherche à éliminer les processus inutiles et se concentre sur l’apport de valeur pour le client. Elle se base sur une définition préalable des objectifs. Elle implique également des changements de méthodes de travail pour accroître la productivité et la rentabilité de l’entreprise. La participation de tous les collaborateurs est par ailleurs nécessaire pour résoudre les problèmes quotidiens et améliorer continuellement les méthodes de travail. Autrement dit, le lean management vise la perfection et le zéro défaut.

Le concept de lean management repose sur l’expérimentation. Chaque étape doit être validée avant de passer à la suivante. L’objectif est de rester aligné sur le marché pour proposer des produits qui répondent aux besoins des clients tout en évitant le gaspillage. Ce concept a été théorisé par des ingénieurs et est aujourd’hui appliqué dans de nombreux domaines, allant de l’industrie automobile aux start-ups. Le but est d’améliorer tous les aspects du travail en permettant aux collaborateurs de travailler dans les meilleures conditions possibles.

En somme, le lean management se concentre sur l’optimisation des processus de travail. Il se différencie alors de la méthode Agile, autre principe managérial qui se focalise sur l’amélioration des produits.

Les 5 principes de cette méthode d’organisation du travail

La démarche de lean management repose sur 5 principes :

Adopter une approche lean management pour une stratégie d’inbound marketing

1- Informer ses cibles via la création de contenus

Publier des articles de blog est un bon moyen pour une entreprise d’informer ses clients cibles sur des sujets en lien avec sa thématique. Ce média laisse par ailleurs une certaine liberté de ton et de créativité. De plus, un article de blog représente un risque minime. Même s’il intéresse peu de monde, il n’aura coûté que peu d’argent et de temps pour l’entreprise. Les processus de validation sont aussi beaucoup plus courts.

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2- Monitorer et mesurer l’avancée du projet de manière continue

Le blog tient généralement une place importante dans une stratégie inbound marketing. En outre, le blog permet d’obtenir rapidement des informations importantes sur les conversions, les sources de trafic et les thématiques intéressantes pour le client cible. Ces données permettent de concentrer les efforts de l’entreprise vers ce qui fonctionne le mieux en matière de communication.

3- Investir à moindre coût

Le contenu digital est idéal pour tester une idée ou récolter des avis clients. En effet, un article de blog nécessite peu d’investissement de temps et d’argent. Un coût de communication réduit offre plus de flexibilité.

4- Optimiser sa démarche commerciale

La prospection client traditionnelle génère bien souvent des taux de conversion faibles, ce qui peut s’avérer décourageant. Les nombreux cold calls, les conférences et les campagnes d’e-mailing outbound marketing représentent dans bien des cas un gaspillage d’énergie.

L’inbound marketing consiste à attirer des prospects qualifiés par la création de contenus à forte valeur ajoutée et favorisant les échanges. Cette méthode de prospection se révèle plus efficace qu’une approche outbound. En effet, les personnes auxquelles l’entreprise s’adresse sont déjà potentiellement intéressées par ses produits ou services.

De plus, le temps consacré à ces activités est bénéfique sur la durée. Or, les heures passées à tenter de vendre à des prospects non qualifiés sont définitivement perdues. En effet, des articles de blog optimisés pour le SEO, par exemple, continuent à générer un trafic qualifié des mois après leur mise en ligne. Ce type de marketing peut également s’intégrer à une stratégie lean si elle est planifiée soigneusement.

Focus sur les méthodes lean disponibles

1) La méthode Six Sigma

La méthode Six Sigma repose sur 2 piliers : les avis des clients et des données crédibles et chiffrables. Elle s’inscrit dans une démarche qualité et vise à régulariser les processus.

Elle se compose de 5 étapes :

2) La méthode 5S

La méthode 5S fait référence à cinq verbes d’action japonais. Ces derniers commencent par un S et désignent les actions à appliquer pour optimiser son environnement de travail :

La méthode 5S permet de limiter le gaspillage, évite d’investir dans des outils inutiles et réduit l’attente d’accès aux ressources. Elle vise à ne conserver que l’essentiel pour que les salariés se concentrent uniquement sur leurs tâches et soient plus efficaces.

3) La méthode Kanban

Il s’agit d’une technique de visualisation empruntée au secteur industriel. Elle consiste à ne produire que les pièces que les clients ont commandées. Cette méthode permet d’avoir une vision globale des actions à mettre en place pour atteindre son objectif.

La méthode Kanban est basée sur la réalisation d’un tableau sous forme de carte. Il indique les tâches à prioriser et comporte trois parties : « À faire », « En cours », « À réaliser ». Il contient les tâches des différents acteurs du projet et simplifie les partages d’informations. Cette cartographie du projet permet à chaque collaborateur de voir où il en est et où en sont les autres acteurs du projet. 

4) La méthode Kaizen

La méthode Kaizen se base sur l’amélioration continue des processus en apportant régulièrement de légers changements. Elle consiste à mettre en place des habitudes concrètes pour gagner en efficacité et en qualité dans le travail.

Elle repose sur quatre éléments :

Chaque optimisation qui peut être apportée repose sur le procédé suivant : planifier, faire, vérifier et agir. Cette approche nécessite que tous les collaborateurs s’investissent dans ce mindset de changement, sans pour autant bouleverser radicalement l’organisation de l’entreprise. Les modifications sont planifiées et appliquées progressivement les unes après les autres. Ce système est évolutif et s’inscrit sur la durée afin d’apporter de la valeur ajoutée.

5) La méthode SMED

La méthode SMED se concentre sur la rationalisation du temps de travail. Elle repose sur le principe de délégation les tâches. La première étape consiste à séparer les tâches internes (effectuées hors production) et externes (effectuées durant la production). Il convient ensuite d’évaluer le temps nécessaire pour réaliser chacune d’entre elles.

L’objectif est de transformer les tâches internes en tâches externes pour gagner du temps. Cette méthode peut également impliquer de déléguer certaines tâches chronophages à d’autres services ou prestataires. Le but est de dégager du temps pour permettre aux employés de se consacrer pleinement aux tâches les plus importantes. Ce processus augmente l’efficacité et la fluidité du travail.

6) La méthode PDCA

La méthode PDCA est une technique d’amélioration continue. Elle comporte 4 étapes clés :

Si les objectifs sont atteints, cette méthode de travail peut être utilisée de manière itérative pour améliorer l’efficacité et éliminer les gaspillages de temps.

Les limites du lean management

Le Lean Management est une approche visant à optimiser les processus de production et à éliminer les gaspillages. Cependant, sur le terrain, cette méthode peut présenter certaines limites lorsqu’elle est mal comprise et mal appliquée.

Tout d’abord, une mise en œuvre trop rigide des principes du Lean peut aboutir à une gestion obsessionnelle du temps. Or, un manager qui raisonne uniquement en chiffre risque d’en oublier les qualités humaines, essentielles dans le processus.

En outre, la recherche constante de l’élimination des gaspillages peut conduire à une rationalisation excessive et à une perte de valeur. En effet, là encore, il est important de considérer le processus dans sa dimension humaine. De ce point de vue, ce qui peut sembler au premier abord du gaspillage ne l’est pas nécessairement.

Par ailleurs, il est essentiel de se référer aux principes fondamentaux du toyotisme pour appliquer les principes du lean management. Il s’agit notamment de privilégier la prise de décision collective et par consensus, mais aussi de valoriser la notion d’apprentissage continu. Cette posture permet d’éviter les erreurs courantes.

Cependant, la plupart des concepteurs de systèmes Lean perdent de vue la philosophie de Taiichi Ohno. Ils considèrent que le but est la parfaite maîtrise des flux de production, plutôt que la simple réduction des coûts. Le risque, lorsque l’on adopte une posture lean est de concentrer ses efforts sur l’optimisation de certaines tâches spécifiques en omettant d’adopter une vision globale du flux.

De plus, il est important de garder à l’esprit que le Lean Manufacturing est essentiellement adapté aux grandes productions régulières, comme l’industrie automobile. Des productions plus complexes, comme des processus ponctuels ou qui impliquent des actions irrégulières, peuvent nécessiter une approche différente. Il est donc essentiel d’adopter la bonne posture afin de ne pas adopter une vision contre-productive.

Autre limite : La notion d’autocontrôle prônée par le lean management est censé apporter plus de liberté aux collaborateurs. Toutefois, ce principe peut nuire à la cohésion au sein des équipes. L’atteinte des objectifs est souvent motivée par une prime, ce qui peut créer un esprit de compétition et ainsi, peu coopératif.

Cadences de travail élevées, délais difficilement tenables… Le lean management peut également mettre à mal le bien-être au travail. Une étude réalisée à la demande de l’Union Européenne a montré que 66 % des employés considèrent que le lean impacte négativement leur santé. 37 % d’entre eux soulignent qu’il nuit à leur sécurité et 30 % déclarent souffrir de TMS (Troubles Musculo-Squelettiques).

En résumé, pour une implémentation réussie du Lean Management, il est important d’en comprendre les principes fondamentaux. La qualité humaine doit par ailleurs être au cœur du système. Enfin, il est essentiel d’avoir une vision globale des flux tout en tenant compte des spécificités de chaque processus.

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