Retroplanning : comment le réussir ?

Q: Quand utiliser un retroplanning ?

Cette technique de planification ne convient pas forcément à tous les types de projet. Elle est compatible avec les projets qui impliquent une deadline et surtout, une échéance à long terme. Le planning inversé est couramment utilisé par les chefs de projet en événementiel aussi bien pour l’organisation de salon, de mariages ou encore d’événements sportifs. Il est également utilisé dans les domaines du numérique ou du BTP. En marketing digital, il permet par exemple de planifier la création d’un site <a href="https://le-consultant-digital.com/site-web/e-commerce-comment-se-former-efficacement-au-dropshipping">e-commerce</a>, d’une <a href="https://le-consultant-digital.com/emailing/campagne-emailing">campagne d’emailing</a>, d’un <a href="https://le-consultant-digital.com/site-web">site web</a>, d’une stratégie social media, etc.

Q: Quelles sont les différences entre planning et retroplanning ?

Le planning et le rétroplanning correspondent tous deux à des méthodes de planification de projet. Ils se présentent sous la forme d’un calendrier et comportent une date de démarrage et une date limite de fin de projet. La principale différence entre les deux réside dans la façon d’élaborer le planning. En effet, un planning classique est construit à partir de la date de démarrage du projet. Il est alors possible de tolérer un dépassement de délai en reportant la deadline. Le rétroplanning, en revanche, est pensé entièrement à partir de la date butoir du projet, c’est-à-dire la date limite la plus tardive envisagée. L’échéance est fixe et ne peut, dans ce cas, être négociée.

Outil dédié à la gestion de projet, le retroplanning consiste à élaborer l’échéancier d’un projet en commençant par la date butoir. Cette méthode de planification permet de définir de manière précise les différentes étapes ainsi que les délais pour les réaliser. Utilisé dans le marketing digital pour la gestion et le suivi de projet, le planning inversé vous aide à visualiser les différentes phases et actions nécessaires à la réalisation du projet.

Qu’est-ce qu’un rétroplanning ? Quels sont ses avantages pour les entreprises ? Comment faire un rétroplanning ? Et quels sont les outils à la disposition du chef de projet ? Zoom sur cet outil marketing.

Sommaire

Retroplanning : définition

Le retroplanning est une méthode de planification inversée qui débute à la date de fin du projet. Le plan d’action et les étapes à suivre sont définis à rebours en partant de cette deadline.

Le planning inversé repose sur la même mécanique qu’un calendrier classique, à savoir qu’il comprend les jalons, les différentes phases du projet et les tâches à réaliser. Néanmoins, le montage diffère puisqu’il part de la date de fin du projet.

Bien que contre-intuitive au premier abord, cet échéancier permet de clarifier les tâches à accomplir pour mener à bien un projet. Il donne une idée précise du travail nécessaire pour chaque phase de celui-ci.

L’efficacité du retroplanning repose sur le principe de « rétrospection du futur ». Se concentrer sur l’objectif du projet sollicite l’imagination. Cela permet de se projeter mentalement à chaque étape du projet comme si elle était déjà réalisée. Cette projection sert à anticiper plus facilement les actions à effectuer et les obstacles susceptibles de survenir.

Le retroplanning est fréquemment utilisé dans le secteur de l’événementiel pour planifier des salons ou autres événements. Cet outil s’avère également très utile dans la gestion de projets digitaux ou marketing, par exemple.

Ses intérêts sont multiples. Il permet de :

mener un projet en respectant les délais ;
s’assurer de sa faisabilité dans la limite de temps impartie ;
déterminer un budget en fonction de la durée de chaque phase du projet et des ressources nécessaires ;
établir une date butoir.

4 avantages du retroplanning en gestion de projet

1 – Contrôler les deadlines

Gérer un projet implique de définir une date limite pour chaque phase de ce dernier. Toutefois, les délais fixés s’avèrent parfois trop courts. Le retro planning permet d’en prendre conscience dès l’étape de la planification projet et de limiter ainsi les retards.

2 – Posséder une vue globale sur les projets en cours

Le retroplanning peut être comparé à une présentation. Si l’objectif final est précisé dès le début, la lecture des étapes intermédiaires qui sont ensuite exposées est simplifiée. Il est plus difficile de suivre le cheminement du présentateur si celui-ci révèle le but du projet petit à petit. Cela demande en effet plus de concentration et de réflexion et vous risquez d’être perdu dans la description des différentes étapes. Débuter par la deadline du projet vous permet de savoir quand démarrer et quelles ressources devront être mobilisées pour le réaliser.

3 – Définir la date de début

En partant de la date limite du livrable, vous serez en mesure de déterminer les différentes étapes du projet. À partir de là, vous pourrez déterminer le meilleur moment pour commencer le projet. Pensez à prévoir une marge en cas d’imprévus.

4 – Organiser vos ressources avec justesse

Planifier de manière claire et précise votre projet vous aidera à visualiser les étapes intermédiaires et les jalons. Cela vous permettra d’évaluer les ressources financières et humaines nécessaires à sa réalisation. Le fait que l’ensemble du projet soit défini à l’avance aide à respecter le cahier des charges et diminue le risque de dépassement de budget.

4 étapes pour faire un retroplanning pour le suivi de projet

1) – Faire l’inventaire de toutes les étapes du projet

Commencez par lister les différentes phases du projet. Cette étape vous permettra de vous rendre compte du travail à réaliser pour le mener à bien. Il est recommandé de se servir de verbes d’action pour décrire les tâches à effectuer.

Il vous faut ensuite hiérarchiser vos différentes actions. Définissez des objectifs globaux divisés en sous-objectifs, puis déterminez des tâches et des sous-tâches et enfin, des actions concrètes. Cette phase préparatoire vous permettra d’évaluer la faisabilité du projet dans les temps impartis.

2) – Estimer la durée des tâches à réaliser

La durée des tâches est une notion aléatoire. L’évaluer n’empêche pas de faire des erreurs. Il est recommandé de solliciter l’avis de plusieurs personnes afin de comparer leurs estimations et d’en déduire une moyenne. Ces estimations doivent toujours prendre en compte la deadline. Les phases du projet doivent être réparties de manière réaliste et de façon à respecter les délais.

3) – Trier les tâches selon le type de mission

Les tâches peuvent être classées en deux catégories : les tâches séquentielles, qui ne peuvent démarrer que lorsque la précédente est terminée, et celles qui peuvent être réalisées en même temps.

4) – Élaborer votre retroplanning avec un diagramme de PERT et de Gantt

Une fois que vous avez énuméré les différentes tâches à réaliser et défini la durée de chacune d’entre elles, il vous faut dorénavant les classer par ordre chronologique.

Le diagramme de PERT permet de ranger les différentes actions et créer un réseau de tâches. Vous pourrez alors visualiser les connexions et les interdépendances entre les différentes phases du projet et donc, définir le chemin critique de celui-ci.

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Lorsque vous aurez établi ce diagramme de PERT, vous pourrez ensuite réaliser votre retroplanning en utilisant le diagramme de Gantt. Il vous faudra intégrer à ce dernier les tâches définies précédemment. Pensez à indiquer le nom des personnes responsables et à utiliser un code couleur pour les identifier. Vous pouvez également préciser une date de début et de fin ainsi qu’une phase de contrôle pour chaque action.

Les outils disponibles pour gérer vos projets

Les outils ou logiciels de gestion de projet sont nombreux. Certains logiciels sont spécialement conçus pour la création et le suivi des plannings inversés.

Google Sheets ou Excel

Il s’agit des outils les plus accessibles. Même s’ils ne sont pas spécifiquement dédiés à la conception de retroplannings, il dispose des fonctionnalités de base nécessaires pour les réaliser.
Le rétroplanning peut être constitué de trois colonnes pour : les tâches, les noms des responsables et l’état d’avancement.
Concernant leur prix, Google Sheet est gratuit et Excel est à 7 € par mois.

Monday

Monday.com est un outil de gestion de projet idéalement adapté aux startups. Il offre une vision claire de la chronologie du projet et des connexions entre les différentes tâches. Par ailleurs, le planning s’adapte automatiquement en cas de mise à jour du projet.
Le forfait standard s’élève à 10 € par mois et par utilisateur.

Zoho Projects

Très complet, le logiciel Zoho Projects propose des fonctionnalités collaboratives. La maîtrise de l’outil exige un temps d’adaptation. L’outil est gratuit pour 2 projets, puis passe à 5 € mensuel par utilisateur.

Instagantt

Instagantt vient compléter la solution de gestion de projet Asana. Dédié à la création de diagrammes de Gantt, le logiciel constitue un outil annexe. Il permet de programmer des tâches dans un ordre chronologique tout en créant des interdépendances entre les tâches. Cet outil est particulièrement adapté aux indépendants et au TPE-PME qui recherchent une solution complète pour leur gestion de projet. Son prix s’élève à 7 € mensuel pour un utilisateur. Il faut ensuite compter 5 € par utilisateur supplémentaire.

Wrike

Intuitif et ergonomique, Wrike est un outil de gestion de projet dédié à la création de plannings inversés interactifs. Il permet de gérer des tâches de manière collaborative et se révèle utile pour centraliser les projets de différentes équipes.
Son prix démarre à 9,20 € par mois pour un forfait Team.

FAQ – Retroplanning

Quand utiliser un retroplanning ?

Cette technique de planification ne convient pas forcément à tous les types de projet. Elle est compatible avec les projets qui impliquent une deadline et surtout, une échéance à long terme.

Le planning inversé est couramment utilisé par les chefs de projet en événementiel aussi bien pour l’organisation de salon, de mariages ou encore d’événements sportifs. Il est également utilisé dans les domaines du numérique ou du BTP.

En marketing digital, il permet par exemple de planifier la création d’un site e-commerce, d’une campagne d’emailing, d’un site web, d’une stratégie social media, etc.

Quelles sont les différences entre planning et retroplanning ?

Le planning et le rétroplanning correspondent tous deux à des méthodes de planification de projet. Ils se présentent sous la forme d’un calendrier et comportent une date de démarrage et une date limite de fin de projet.

La principale différence entre les deux réside dans la façon d’élaborer le planning. En effet, un planning classique est construit à partir de la date de démarrage du projet. Il est alors possible de tolérer un dépassement de délai en reportant la deadline.
Le rétroplanning, en revanche, est pensé entièrement à partir de la date butoir du projet, c’est-à-dire la date limite la plus tardive envisagée. L’échéance est fixe et ne peut, dans ce cas, être négociée.

Que faire si toutes mes tâches ne rentrent pas dans mon retroplanning ?

Il peut arriver qu’un projet puisse difficilement être mené à son terme dans les temps impartis. Dans ce cas, plusieurs possibilités existent :

‣ revoyez vos estimations : il se peut que vous ayez surévalué la durée de certaines tâches ;
‣ parallélisez vos tâches : certaines tâches peuvent en effet être effectuées simultanément ;
‣ négociez le périmètre du projet avec le client : si la date butoir n’est pas négociable, vous pouvez peut-être retirer certaines fonctionnalités pour rentrer dans les délais ;
‣ repoussez la deadline du projet : si le commanditaire refuse de réduire le périmètre du projet, demandez à repousser sa date limite afin de pouvoir traiter toutes les actions prédéfinies ;
‣ demandez de rallonger le budget ou d’étoffer votre équipe : vérifier quelles sont les tâches qui pourraient nécessiter plus de ressources ;
‣ retravaillez votre plan d’action : cela peut vous permettre d’identifier d’autres modes de fonctionnement, plus rapides et efficaces ;
‣ validez la non-faisabilité du projet : s’il est impossible d’envisager l’une de ces solutions, le projet ne pourra alors être réalisé en l’état actuel. En prononçant la non-faisabilité du projet, vous évitez un échec futur ;
‣ ne tombez pas dans le piège de revoir à la baisse vos estimations dans le but de les faire tenir dans le planning. Si cette solution est tentante en théorie, dans les faits, vous risquez de vous confronter à des obstacles.