Cahier des charges : comment le réaliser ?

Le cahier des charges (CDC) est le document qui régit tout rapport entre clients et fournisseurs de biens et/ou de services. Il fait état de tous les besoins et exigences du commanditaire : le client, le maître d’ouvrage. Et il porte à la connaissance du maître d’œuvre et du prestataire ce que le donneur d’ordre attend de leur part.

Son origine remonte bien avant la Révolution Française. À l’époque, il permettait de fixer les règles à respecter pour mener à bien un projet. Il énonçait également les droits et devoirs de chaque personne qui y prenait part.

Aujourd’hui, sa finalité est restée la même. C’est son contenu qui a évolué pour apporter plus de précisions sur les tâches qui incombent à chacune des parties. Quelle est la définition d’un cahier des charges ? Que contient un cahier des charges ? Qui rédige le cahier des charges et à qui est-il destiné ? Quels en sont les objectifs ? Quelles sont les étapes de réalisation ? Retrouvez les réponses à vos questions dans le présent billet.

Sommaire

Qu’est-ce qu’un cahier des charges ?

Le cahier des charges est le document de référence pour la conception et la gestion d’un projet. Il précise le motif, le contexte, les objectifs, les contraintes, les exigences, les relations entre les acteurs du projet et leurs missions respectives. Il synthétise de manière exhaustive toutes les informations générales et techniques nécessaires à la bonne conduite des opérations. En d’autres termes, c’est la traduction des exigences techniques dans la réalisation d’un projet en plusieurs étapes.

Le CDC est une pièce contractuelle qui acquiert une valeur juridique une fois signée. Il est établi pour faciliter la compréhension du projet par les concernés et éviter ainsi toute ambiguïté. Pour protéger ses utilisateurs (les deux parties), la loi pénalise le non-respect de son contenu.

Le donneur d’ordre est, de ce fait, assuré de la parfaite exécution du projet et de sa livraison dans les délais prévus. Le soumissionnaire, quant à lui, dispose d’une certaine autonomie dans la réalisation et la gestion des tâches qui lui sont confiées.

Les parties utilisent le cahier des charges en interne comme expliqué ci-dessus, mais également en externe pour les appels d’offres aux prestataires. Pour être recevable, la rédaction du CDC doit être conforme à certaines règles de formalisme. Après validation, il reste modifiable en fonction des besoins et de la situation. Il suffit que le maître d’ouvrage émette un avenant qui soit accepté par le maître d’œuvre.

Le chef de projet aura la responsabilité une fois le projet lancé de suivre le bon déroulement des taches et pourra pour cela utiliser un logiciel de planification de projet.

A qui s’adresse le cahier des charges ?

Le cahier des charges s’adresse à tous les prestataires qui participent à la réalisation du projet pour lequel il a été établi. En d’autres termes, il est destiné à toutes les personnes qui prennent en charge les tâches à effectuer.

Pour la création d’un site web, par exemple, vous allez contacter un développeur web, un designer graphique, un copywriter… Pour la construction d‘une maison, vous aurez besoin d’un architecte, d’un maçon, d’un charpentier, d’un menuisier, etc. Le cahier des charges du site internet s’adresse donc au développeur web, au designer graphique, au copywriter… Pareillement, le cahier des charges du chantier de construction s’adresse au maçon, au charpentier, ou menuisier…

Pour être sûr de bien cadrer un projet et de ne rien oublier, il faut en établir le périmètre. Pour ce faire, il est nécessaire de recenser toutes les actions à engager, les exigences et les attentes, les contraintes… C’est l’analyse de tous ces éléments qui va aider à la définition des cibles et des moyens à mettre en œuvre. Et parmi ces derniers figurent les ressources humaines.

Une fois les prestataires cibles définis, le maître d’œuvre procède au recrutement en lançant un appel d’offres externe. Il va faire jouer la concurrence. Dans un premier temps, il va sélectionner les offres qui correspondent aux termes prévus (enveloppe budgétaire, compétences, etc.) dans le CDC.

Dans un second temps, il va comparer les candidatures et contracter avec ceux dont l’offre présente le meilleur rapport qualité/rémunération/expertise. Suivant les profils reçus et retenus, les prestataires sélectionnés peuvent être des indépendants, des TPE, des PME ou de grandes entreprises.

Qui doit rédiger un cahier des charges ?

La rédaction du cahier des charges revient :

Soit à un juriste (option recommandée) : il connaît la loi et les bonnes pratiques en matière de rédaction juridique.
Soit aux parties elles-mêmes : le maître d’œuvre et le maître d’ouvrage se concertent pour rédiger ledit document avant de le faire valider par un juriste. Cette alternative est intéressante dans la mesure où les parties définissent elles-mêmes les clauses relevant du domaine juridique dans leur relation.
Soit aux prestataires : ils prennent un rendez-vous avec le donneur d’ordre pour discuter de ses besoins et attentes avant de rédiger en détail le CDC.

Rédiger un cahier des charges n’est pas chose aisée. C’est la pièce indispensable à la gestion et la réalisation de l’ensemble des opérations. Il faut prendre le temps de le faire dans les règles de l’art pour éviter les erreurs et omissions. Et par conséquent, réduire les risques de conflits.

En ce qui concerne le format, le cahier des charges est généralement imprimé sur papier. Mais pour faciliter sa distribution entre les différents acteurs du projet, une version numérique à télécharger est tout aussi intéressante. D’ailleurs, si vous cherchez un exemple de cahier des charges, vous trouverez sûrement un modèle à télécharger sur le web.

Dans certains projets, il est nécessaire de faire un appel d’offres international. Si tel est le cas, il est préférable de faire une traduction du cahier des charges en anglais pour qu’il soit compris de tous. Ainsi il y aura un large choix de prestataire pour la réalisation et la gestion de projet. Votre entreprise atteindra donc ses objectifs suite aux spécifications du CDC.

Les différents types de cahier des charges

Lorsqu’on parle de cahier des charges, il faut toujours faire la distinction entre le cahier des charges fonctionnel et le cahier des charges technique.

Cahier des charges fonctionnel

Le cahier des charges fonctionnel ou CDCF est axé sur la structure détaillée du projet. Il traite :

Du contexte ;
Des contraintes générales ;
Du processus : comment la solution proposée peut-elle répondre au problème relevé ?
Des services et/ou produits à fournir ;
Des ressources matérielles, immatérielles (logiciel et application) et humaines ;
De l’analyse fonctionnelle des besoins : les besoins identifiés par le donneur d’ordre sont-ils les mêmes que ceux des utilisateurs finaux de la solution à mettre en place ?

La réalisation du CDCF se fait en amont de la rédaction du cahier des charges technique. Pour que le document soit recevable, son fond et sa forme doivent être conformes aux exigences prévues par la norme NF EN 16271.

Cahier des charges technique

Le cahier des charges technique, comme son nom l’indique, résume l’ensemble des aspects techniques du projet :

Faisabilité ;
Contraintes économiques, environnementales, juridiques, industrielles, sécuritaires, etc.
Procédures et outils ;
Back-up ;
Langage ;
Budget ;
Délais.

Les CDC techniques doivent être rédigés de telle sorte à ce qu’ils soient aussi complets que possible. Ils jouent un rôle essentiel dans la validation des projets pour lesquels ils sont rédigés et en définissent les limites.

Comment réaliser un cahier des charges ? : ce qu’il doit contenir

Découvrez ci-dessous les étapes à respecter pour la réalisation d’un cahier des charges dans les règles de l’art.

Présentation du projet et contexte

La première étape dans l’élaboration d’un cahier des charges commence par la présentation du projet. En quoi consiste-t-il (objet) ? Pourquoi (raisons) ? Dans quel but (finalité) ?

Une courte présentation du porteur de projet et de son entreprise est également recommandée lorsqu’il est prévu de faire appel à des collaborateurs externes.

Cette partie résume aussi le contexte, l’historique (s’il y en a), l’existence de projets similaires, l’intérêt du projet et la stratégie à adopter. Elle doit proposer une définition précise des cibles (caractéristiques et habitudes) et une description détaillée des prestataires internes et externes.

Besoins et contraintes du projet

La deuxième étape consiste à justifier la pertinence de la solution à créer par rapport aux problèmes des utilisateurs ciblés. La solution en question ne doit pas uniquement répondre aux besoins du maître d’ouvrage.

Il faut recenser et hiérarchiser les objectifs, les besoins des personas, les attentes, les contraintes… Il faut ensuite procéder à des analyses approfondies pour mieux orienter les décisions.

Ressources

La troisième étape est la présentation des ressources à mettre en œuvre pour atteindre les objectifs et contourner les contraintes. Quelles sont les ressources à mobiliser ? Est-ce que les ressources requises sont disponibles en interne ?

Faut-il procéder à un appel d’offres ? Quels outils appliquer, comment les utiliser et où les trouver ? Qui contacter ? Etc.

Vous vous renseigner sur les étapes pour rédiger un cahier des charges avec comme optique de conduire un projet ?
Pensez également à consulter notre guide des meilleurs logiciels de gestion de projet afin de structurer et piloter ce projet.
Nous avons passé en revue des logiciels gratuits comme payants adaptés à différentes typologie de projets.

Délais

Après l’identification des ressources vient la détermination des deadlines. Bien qu’ils soient juste à titre indicatif au début du projet (il y aura des ajustements), ils doivent être réalistes.

Optez toujours pour un calendrier de livraison avec des deadlines fixées à chaque étape de chaque mission. Cela vous évitera les mauvaises surprises.

Besoins financiers & budget

Comme ça a été le cas pour les délais, pensez toujours à établir un budget réaliste. C’est sur la base de ce budget que vous pourrez déterminer votre capacité et vos besoins réels de financement. En procédant ainsi, vous serez à l’abri des risques financiers.

Résultats désirés

La dernière étape consiste en la présentation détaillée et exhaustive des résultats escomptés au terme du projet. Il ne faut pas oublier de mentionner les exigences particulières qui pourraient conditionner leur recevabilité.