COPIL : définition, fonctionnement et création

●       Nommer les membres clés de la gestion du projet : le comité de pilotage COPIL commence par désigner les principaux acteurs de la gestion de projet. Il s’agit de l’équipe-métier et du chef de projet. Il désigne également les parties prenantes.

●       Soutenir le projet : c’est le chef de projet qui gère l’équipe au quotidien. Il peut cependant trouver de l’aide auprès du COPIL si nécessaire. Le comité regroupe en effet les chefs d’équipes impliquées dans le projet et favorise ainsi la communication entre ces dernières.

●       Prendre les décisions stratégiques : c’est le COPIL qui prend les décisions importantes et opère les choix stratégiques. Il gère notamment les retards dans l’avancement du projet, les situations de conflit, la répartition des ressources, etc. Ces décisions ne relèvent donc pas du chef de projet.

●       Valider les différentes étapes majeures du projet : chaque étape est validée de façon itérative par le comité de pilotage. Ce qui veut dire qu’une étape achevée conduit à la suivante. Le directeur de projet doit donc s’assurer que les jalons sont respectés par les équipes métiers. Il met alors régulièrement en place des actions de reporting qui peuvent prendre la forme de réunions d’équipe.

●       Régler les problèmes : le chef de projet peut avoir à résoudre des conflits ou encore des difficultés liées à la répartition des ressources. Néanmoins, les problèmes qui peuvent avoir une incidence sur les délais, les coûts ou encore la qualité de la mission relèvent du COPIL.

●       Valider le budget : l’une des missions du chef de projet consiste à estimer le budget et à définir les ressources nécessaires pour effectuer les actions dans les délais. Cette estimation est ensuite soumise au COPIL pour validation. Le chef de projet peut être amené à modifier le budget en cours de route. Il présente alors ces changements au comité de pilotage qui peut décider de les approuver ou de les rejeter.

●       Suivre l’avancement du projet : le comité a pour mission de suivre l’ensemble du projet. Il n’est pas nécessaire qu’il en connaisse tous les détails. Le chef de projet doit régulièrement faire un état des lieux de l’avancement de la mission aux différentes parties prenantes. Les réunions du COPIL permettent d’identifier les problèmes et de prendre des décisions stratégiques dans le but de les contourner ou les résoudre. 

●       Rendre compte de l’avancement du projet aux commanditaires : le COPIL réalise un reporting auprès des commanditaires. Ce compte-rendu peut se dérouler lors d’une réunion avec la direction de l’entreprise commanditaire, aussi appelée CODIR (Comité de Direction). Le COPIL y expose les avancées du projet. L’objectif principal est de s’assurer que les deux parties ont une vision commune afin d’assurer la réussite du projet. 

Les acteurs du COPIL

Le COPIL est habituellement constitué des dirigeants-experts de l’entreprise. Leur nombre diffère en fonction de l’ampleur du projet et de l’organisation. Ils interviennent sur plusieurs projets en même temps et ont un rôle opérationnel et représentatif. Chaque acteur participe aux décisions qui concernent son corps de métier.

Les membres du COPIL sont les suivants :

●       Le directeur du projet : sa mission consiste à informer les différents acteurs du comité de pilotage sur le déroulement du projet. Il réalise régulièrement des reportings, mesure les performances des actions menées et propose d’éventuelles optimisations. Il détermine la vision d’ensemble du projet et transmet les actions définies aux différentes équipes-métiers. Avec le sponsor, il désigne les autres membres du COPIL.

●       Le sponsor (ou maître d’ouvrage) : il apporte son soutien au chef de projet et joue le rôle de médiateur entre le commanditaire et l’entreprise prestataire. Il assure également la gestion des conflits entre les membres du COPIL. Le sponsor est aussi le premier à présenter le projet en exposant l’orientation globale de celui-ci et les bénéfices attendus. Ensuite, il assure la mise en œuvre des moyens nécessaires au déploiement du projet.

●       Le chef de projet : aussi appelé maître d’œuvre, il assure la bonne marche du projet de la phase de cadrage à sa mise en œuvre. Il pilote les différentes actions, épaule les équipes et transmet les instructions opérationnelles. Au sein du COPIL, il informe de l’avancement du projet, anime le comité et applique les décisions.

●       Les représentants métier : ils interviennent ponctuellement dans le COPIL afin de prendre part aux décisions qui concernent leur domaine d’expertise.

●       Le directeur stratégique : comme les experts-dirigeants, le directeur stratégique est un membre optionnel du comité. Il arbitre notamment certaines décisions importantes.

Comme pour toute réunion, le COPIL nécessite d’établir un ordre du jour. Chaque participant connaît ainsi les sujets à traiter. Il est préférable de planifier les réunions du comité de pilotage longtemps à l’avance, car les membres ont généralement un emploi du temps chargé. Ils seront ainsi en mesure de s’organiser.

Le COPIL n’a pas vocation à entrer dans les détails du projet. Il en a une vision plus globale que l’équipe projet. Contrairement au chef de projet, le comité n’a pas besoin d’être informé de l’état d’avancement des différentes actions. Son rôle est d’adopter un point de vue général dans le but d’épauler le chef de projet dans la prise de décision. Ce dernier pourra illustrer ses propos en s’appuyant sur des documents visuels tels que des tableaux de bord ou encore des reportings.

La prise de notes est essentielle. Un participant est désigné pour consigner les thématiques abordées durant la réunion et les décisions centrales. Avant de clore la séance, il est important de relire les notes et de s’assurer que tous les participants sont alignés sur ce qui a été dit et n’y a aucun malentendu. Le compte-rendu peut ensuite être rédigé et envoyé à chaque membre du COPIL, de préférence dans les 24h qui suivent la présentation.

Lors de la préparation de la rencontre, le chef de projet détermine les problématiques et les thèmes à traiter. Il transmet ensuite ces informations au sponsor du projet. Il est important que le chef de projet puisse bénéficier du soutien du sponsor. C’est pourquoi il doit absolument recueillir son appui. C’est particulièrement le cas lors de conflits ou de situations nécessitant un arbitrage. Des solutions pourront ainsi être proposées lors de la réunion.

Les membres du COPIL en prennent connaissance avant la réunion. Il énumère l’objectif majeur de la présentation et les différents sujets abordés. Ce document constitue le fil rouge de la réunion. Il sert à éviter d’éventuels malentendus, digressions et pertes de temps.

Réaliser un diagramme de Gantt vous permet d’avoir une vision globale des actions et des dates clés. Vous aurez ainsi un aperçu des dates de début et de fin pour chacune des tâches définies dans le plan d’action. Vous pourrez vous reposer sur ce document pour piloter le projet et rendre compte de son état d’avancement lors les réunions du comité de pilotage projet.

Il est important de déterminer les KPI ou indicateurs de performance à suivre pour connaître l’efficacité des actions mises en place. Ils sont à définir en fonction de vos objectifs commerciaux et marketing. Ces KPI pourront être analysés et présentés au COPIL. Vous pourrez proposer des axes de progression en vous basant sur les résultats obtenus.

Le chef de projet se réfère à des reportings et des tableaux de bord pour présenter les résultats du projet. Il s’appuie alors sur des outils de reporting afin de livrer des documents clairs, visuels et synthétiques. Il peut ainsi centraliser les données et les résultats pour les rendre accessibles aux différents acteurs du projet.

La méthode Kanban est un outil dédié à la gestion de projet, souvent utilisé dans le cadre de la gestion de projet AGILE. Il donne un aperçu de l’avancée globale des projets. Les tableaux Kanban peuvent être créés en ligne, puis présentés lors des COPILs.

La présentation doit s’appuyer sur des supports visuels afin d’être lisible et compréhensible pour tous les participants. Le chef de projet réalise un histogramme. Chacun peut ainsi visualiser rapidement les différentes tâches au fur et à mesure de l’avancement du projet et des décisions arrêtées durant les COPILs.

Il est crucial d’établir un document de suivi des risques pour pouvoir les anticiper. Tenir un registre du management des risques vous aide à résoudre les problèmes avant qu’ils ne constituent des freins réels au bon déroulement du projet. Vous pouvez suivre les avancées et transmettre les informations aux parties concernées.

Rédiger un compte-rendu de réunion du COPIL est indispensable pour conserver une trace des sujets traités et des décisions prises. Vous pouvez établir une structure type de compte-rendu pour être sûr de ne pas omettre d’information essentielle. Votre modèle pourra être rempli et mis à jour après chaque COPIL.