Un KPI (Key Performance Indicator) est un indicateur clé utilisé pour mesurer la performance réelle par rapport à un objectif stratégique. Il est pertinent, spécifique et actionnable. Par exemple, le taux de conversion d'un site e-commerce. En revanche, une <a href="https://le-consultant-digital.com/marketing-digital/vanity-metrics">vanity metric</a> est un chiffre qui semble impressionnant sur le papier, mais qui n'apporte pas nécessairement de valeur réelle ou d'informations actionnables. Par exemple, le nombre total de visiteurs d'un site web. Alors que les KPIs aident à prendre des décisions éclairées, les vanity metrics peuvent être trompeuses car elles ne reflètent pas nécessairement la santé ou le succès réel d'une entreprise.

KPI gestion de projet : définition et 4 exemples concrets

Q: Quel est le rôle d’un PMO ?

PMO est l’acronyme de Project Management Office. En français, on utilise aussi les appellations suivantes : assistant <a href="https://le-consultant-digital.com/gestion-de-projet/chef-de-projet-competences">chef de projet</a> ou gestionnaire de portefeuille. Les missions du PMO sont multiples. Il aide à structurer et à piloter les projets. Soit il intervient directement auprès du chef de projet. Soit pour une direction dans le cadre du suivi d’un portefeuille de projets. C’est lui qui transmet notamment les informations sur tel ou tel risque. En effet, il suit de près les divers risques et communique sur l’avancée du projet avec le reste de l’équipe. Il peut par exemple affiner la méthode de travail. Ou proposer un autre modèle pour s’organiser et assurer ainsi la réussite du projet. C’est donc lui qui analyse les KPI gestion de projet, évalue les risques, et décide de la marche à suivre.

Les KPI gestion de projet (Key Performance Indicator ou Indicateur clé de performance) font beaucoup parler d’eux. Et pour cause. Ce sont des outils essentiels pour réaliser diverses mesures. Et ainsi, savoir si les objectifs sont atteints ou non. Quelle mesure doit être faite ? Quelles sont les données à mesurer en priorité ? Nous allons répondre à ces questions en donnant une définition claire des KPI. Afin de tout savoir sur l’indicateur clé de performance qu’est le KPI gestion de projet.

Sommaire

KPI : définition

KPI est un acronyme pour Key Performance Indicator en anglais. Parfois traduit par ICP en français, pour Indicateur Clé de Performance. Ce sont, comme le nom l’indique, des indicateurs utilisés pour mesurer les performances. Généralement utilisées par une entreprise, ces mesures permettent d’évaluer l’efficacité d’une stratégie. Comme une stratégie commerciale, une stratégie marketing ou encore une stratégie de branding. Ces éléments chiffrés donnent des informations sur le ROI (Return On Investment ou Retour sur Investissement).

Il existe un indicateur clé de performance pour chaque domaine d’une entreprise. Par exemple, on peut utiliser un KPI marketing, un KPI ventes ou encore un KPI gestion de projet. En règle générale les données de mesure d’un indicateur clé de performance sont représentées par un graphique (courbe). Pour une meilleure organisation, toutes les mesures des outils KPI (key performance indicator) sont représentées dans un tableau de bord.

Sur ce tableau de bord on retrouve :

Le nom de chaque indicateur clé de performance
Les objectifs qui ont été définis au début du projet pour chaque indicateur KPI
La mesure réelle (valeur réelle) du key performance indicator

Pour améliorer l’efficacité de l’organisation et de la planification de l’entreprise, ces mesures suivent un code couleur :

Vert : tout se passe bien. Il faut poursuivre les projets en cours sans rien changer.
Orange : les tâches ne se déroulent pas comme prévu, ou ne donnent pas les résultats escomptés.
Rouge : il faut rapidement prendre des mesures correctives, pour améliorer le score de l’indicateur KPI concerné.

Mais l’indicateur clé de performance est aussi souvent utilisé dans la gestion de projet. Le KPI permet de gérer les délais, les coûts, mais aussi la qualité des tâches effectuées.

KPI gestion de projet : pourquoi les utiliser pour ses projets ?

Gérer un projet demande de la planification et de l’organisation. Entre les tâches, les échéances, le budget et autres, le management de projet peut vite devenir compliqué.

Pour éviter de se laisser déborder, de dépasser le budget ou les délais, les KPI gestion de projet sont essentiels. Grâce au tableau de bord, ces outils permettent de voir en un coup d’œil les points positifs et négatifs. Avec le code couleur, il est facile de distinguer avec un tableau de bord si un des indicateurs clés nécessite des mesures correctives. Ainsi, vous pouvez rapidement intervenir si besoin, et corriger ce qui ne fonctionne pas.

A voir aussi : Cycle de vie projet : l’essentiel à savoir

Un KPI a pour rôle de faciliter le travail de management. Avec la vision globale des différents pôles, il est aisé d’obtenir des informations sur le risque d’échec. En effet, si plusieurs KPI sont au rouge, et que rien n’est fait, il y a des chances que le projet n’aboutisse pas. Ou que la qualité soit médiocre.

Utiliser des KPI de gestion de projet assure l’efficacité du travail en vous permettant d’intervenir dès les premiers risques d’échec.

Il existe plusieurs types d’indicateurs clés de performance pour la gestion de projet. Exemple de KPI gestion de projet :

Indicateurs clés de délais
Indicateurs clés de ressources (budgétaires)
Indicateurs clés de performance de qualité
Key performance indicator d’efficacité

KPI gestion de projet : les principaux types d’indicateur clé de performance

Les KPI de coûts

Ils permettent de s’assurer que vous ne dépassez pas les ressources budgétaires allouées au projet. Exemple ci-dessous :

► Coût réel : il est calculé en additionnant toutes les dépenses actuelles du projet.

► Coûts non planifiés : toutes les dépenses qui n’étaient pas prévues dans le budget initial.

► Coût des retards : en cas de retard, il permet d’évaluer ce que cela coûte à l’entreprise. Notamment par rapport aux heures supplémentaires, à la maintenance, au dépannage…, etc.

► Écart du coût du projet : permet de calculer la différence entre le coût initial prévu et le coût effectif du projet.

Les KPI de délais

Ces outils KPI gestion de projet permettent d’estimer les risques de dépassement de la date allouée au projet. Exemple ci-dessous :

► Taux de retard : permet d’estimer le pourcentage de retard par rapport à la planification initiale.

► Durée des tâches : pour évaluer le temps nécessaire à la réalisation d’une tâche. Très utile pour une tâche récurrente par exemple. Cela aide à améliorer la planification et à affiner la méthode d’organisation.

► Écart de durée : il aide à calculer si une tâche prend plus de temps qu’initialement prévu. Le calcul est le rapport suivant : (durée réelle – durée initiale)/durée initiale.

► Écart de délai : aide à savoir où vous en êtes par rapport à votre planification. Savoir si vous êtes dans les temps, en avance ou en retard. Il se mesure grâce au calcul suivant : temps initialement prévu – temps réellement utilisé jusqu’à présent. En cas de mesure négative, cela signifie que vous avez encore du temps pour finir le projet. Sinon il vous faudra revoir votre modèle d’organisation

Les KPI de qualité

Ce key performance indicator est utilisé pour estimer si la progression du projet est satisfaisante ou non. Exemple ci-dessous :

► La satisfaction clients : pour le succès d’une entreprise, la satisfaction des clients est essentielle. Les données peuvent être obtenues via divers processus. Comme des questionnaires de satisfaction clients ou encore en évaluant la fidélité des clients.

► Nombre d’erreurs : il renseigne sur le nombre de fois où vous avez dû refaire une tâche. Il est important de réaliser la mesure des erreurs. Elles ont un impact sur le budget (augmentation des coûts) et le planning du projet. Si les erreurs sont trop fréquentes, il faut peut-être améliorer la manière de travailler des parties prenantes.

► Les plaintes des clients : pas de succès pour une entreprise sans une clientèle fidèle et satisfaite. Il est essentiel de mesurer la qualité du travail réalisé.

Les KPI d’efficacité

Pour s’assurer du succès du processus, et du respect des ressources (budgétaire, temporelle…) l’utilisation d’un key performance indicator est cruciale. Exemple ci-dessous :

► Taux d’avancement : ce modèle permet de mesurer la progression de votre projet. Il permet une vision claire sur le risque de retard entre autres. Les données s’obtiennent avec le calcul suivant : (tâches accomplies/tâches prévues) x 100.

► Nombre de jalons réalisés : ces résultats sont utiles pour savoir où vous en êtes dans le processus. Et ainsi, estimer le temps nécessaire pour le compléter.

► Temps passé sur le projet : grâce au tableau des KPI gestion de projet, vous pouvez estimer si votre méthode de travail est efficace ou non. En comparant les missions déjà effectuées par rapport au temps passé, avec les missions restantes et le temps restant. Ainsi, vous pouvez modifier si besoin votre méthode de management afin d’assurer le succès de votre projet.

A voir aussi : Méthodologies de gestion de projet

FAQ

Qui est en charge de l’analyse des KPI ?

Pour assurer le succès du processus, c’est l’équipe de management qui analyse le tableau des KPI. Ce peut être le chef d’équipe, le chef de projet ou encore le scrum master. En cas de satisfaction, le projet suit son cours. En cas d’alerte sur un risque, le chef de projet peut réorganiser les ressources. Ou complètement changer le modèle de processus.

Quelle est la différence entre les KPI et ROI ?

Le ROI (Retour sur Investissement) est ce que l’on appelle un KPI marketing simple. S’il est utile pour connaître la rentabilité de telle ou telle stratégie, seul il n’a pas vraiment d’efficacité. Pour une méthode d’évaluation efficace de votre progression, le ROI doit être associé à d’autres KPI.

Plus vous avez de données, plus vous avez les ressources nécessaires pour mener à bien votre projet. Et ainsi limiter les risques d’échec en adaptant votre modèle selon les informations sur le risque potentiel.

Quel est le rôle d’un PMO ?

PMO est l’acronyme de Project Management Office. En français, on utilise aussi les appellations suivantes : assistant chef de projet ou gestionnaire de portefeuille. Les missions du PMO sont multiples. Il aide à structurer et à piloter les projets. Soit il intervient directement auprès du chef de projet. Soit pour une direction dans le cadre du suivi d’un portefeuille de projets. C’est lui qui transmet notamment les informations sur tel ou tel risque.

En effet, il suit de près les divers risques et communique sur l’avancée du projet avec le reste de l’équipe. Il peut par exemple affiner la méthode de travail. Ou proposer un autre modèle pour s’organiser et assurer ainsi la réussite du projet. C’est donc lui qui analyse les KPI gestion de projet, évalue les risques, et décide de la marche à suivre.

What is FAQ?

Un KPI (Key Performance Indicator) est un indicateur clé utilisé pour mesurer la performance réelle par rapport à un objectif stratégique. Il est pertinent, spécifique et actionnable. Par exemple, le taux de conversion d’un site e-commerce. En revanche, une vanity metric est un chiffre qui semble impressionnant sur le papier, mais qui n’apporte pas nécessairement de valeur réelle ou d’informations actionnables. Par exemple, le nombre total de visiteurs d’un site web. Alors que les KPIs aident à prendre des décisions éclairées, les vanity metrics peuvent être trompeuses car elles ne reflètent pas nécessairement la santé ou le succès réel d’une entreprise.