Cycle de vie projet : l’essentiel à savoir (2022)

La phase de lancement de projet est l’étape préparatoire des projets, c’est elle qui va permettre d’établir les bases de la réalisation d’un projet. Elle consiste à définir de manière précise le projet et à le cadrer. Plusieurs questions doivent, en effet, être posées avant de s’investir et de s’engager dans la réalisation d’un projet. 

Qui sont les parties prenantes ? Quelle est la valeur du projet, à quel besoin répond-il et quels sont ses avantages pour l’entreprise ? Le projet est-il viable, faisable et rentable ? Quels sont les objectifs à atteindre ? Quelles sont les tâches à réaliser ? Dans quel environnement le projet va-t-il évoluer ? Combien de temps le projet va-t-il durer ? Qui est le chef de projet, combien y a-t-il d’équipes et qui sont les chefs d’équipe de l’entreprise ? Qui seront les bénéficiaires du projet (client, utilisateur) ? Quelles sont globalement les ressources matérielles et financières à mettre en œuvre ? Quel est le périmètre du projet ? Quelles sont les contraintes du projet ? Etc.

N’hésitez pas à utiliser un logiciel de diagramme de Gantt pour vous aider à vous représenter visuellement et dans le temps les diverses tâches composant un projet

Plusieurs résultats sont attendus à la fin de cette phase. Premièrement, tous ceux qui sont concernés par le projet doivent avoir une connaissance approfondie de tous les paramètres cités ci-dessus. Deuxièmement, 2 documents livrables importants doivent en découler.

Le second est l’étude de faisabilité réalisée en confrontant les objectifs, les exigences, les contraintes, les ressources disponibles, le calendrier prévu…  Troisièmement, les rôles doivent être bien définis pour savoir qui fait quoi et à quel moment.

Si, à ce stade, les analyses menées montrent que le projet n’est pas réalisable, il n’y a pas besoin d’aller plus loin. Tout s’arrête ici.

La planification de projet est la deuxième phase du management de projet. Elle est entamée dès que la décision de lancer le projet est entérinée. 

Elle consiste à :

À l’issue de cette étape, une réunion de lancement doit être programmée pour que tous les concernés puissent en discuter. Il faut préparer les intéressés à ce qui les attend. L’idée est que, à la fin de la réunion, tout le monde soit rassuré et partage les mêmes opinions.

La phase de planification est très importante puisque la bonne exécution du projet en dépend. Des solutions de planification de projet sont disponibles pour mener a bien le suivi.

La phase d’exécution du projet est la mise en œuvre, la concrétisation de tout ce qui a été planifié dans les étapes précédentes. Elle vient juste après la réunion de lancement. C’est au cours de cette phase que les outils de gestion, et les ressources financières et humaines sont déployés et utilisés.

Les responsables d’équipe et les membres de l’équipe prennent leur responsabilité et se mettent au travail. Tous les documents établis au cours de l’étape 2 constituent les références sur lesquelles il faut se baser. Le calendrier, le portefeuille de budget et les échéances prévues doivent être respectés.

Pour favoriser une meilleure cohésion et instaurer une dynamique de travail, des ateliers et séances créatifs peuvent être organisés. 

La phase de contrôle et le suivi du projet sont réalisés parallèlement à l’exécution du projet. De cette manière, le chef de projet garde un œil sur l’avancement des missions. Il vérifie au moyen des KPI (indicateurs de performance) l’atteinte des objectifs. Il peut directement faire des ajustements s’il sent que la tournure prise par le projet s’éloigne de ce qui a été prévu. Il peut s’assurer que les ressources sont utilisées à bon escient et que le calendrier est respecté.

Pour faciliter la résolution des problèmes, des réunions sont organisées régulièrement. Elles permettent de prendre du recul et de faire une analyse sur ce qui est exécuté, ce qui doit être amélioré. Elles permettent également à chaque intervenant de parler des soucis rencontrés tout le long du projet et de faire des réclamations. Cela évite les frustrations, l’accumulation des problèmes, et aide à la minimisation des risques.

Selon l’évolution de la situation, des rapports doivent être rédigés. Il faut mettre le calendrier à jour et modifier les plans en cas d’imprévus ou de modification opérée. L’idée est que les livrables du projet soient achevés et livrés aux dates convenues, et qu’ils soient acceptés par le client.

Un bon contrôle et suivi du projet favorise son développement, sa progression et sa convergence vers les résultats escomptés.

À noter : le recours à un outil ou logiciel de gestion de projet est fortement conseillé. Un logiciel de gestion facilite le pilotage du projet et garantit la transparence totale de l’ensemble du processus.

Lorsque le projet arrive à son terme, il est temps de le clôturer. Cette phase de clôture consiste à :

Une fois le projet livré, il faut passer au paiement de tous ceux qui ont participé au projet. Le chef de projet fait état des heures passées sur le projet et facture celles qui sont facturables. Si un logiciel de suivi de temps a été utilisé, la tâche est simple.

Il suffit de générer les heures facturables de chaque intervenant, de définir le taux horaire de chacun et de multiplier les 2. Il ne reste plus qu’à établir une facture en bonne et due forme avant de lancer les démarches de paiement.

Remarque : ces 5 phases du cycle de vie du projet ne viennent pas forcément dans cet ordre. Si des changements surviennent au cours de son exécution, il peut être nécessaire de planifier d’autres missions, modifier ou rajouter un objectif.

Il y aura donc de nombreux va-et-vient entre les étapes jusqu’à ce que tout soit terminé. Gardez toujours en tête que les projets ne sont pas figés, ils évoluent au fil du temps. Et pour qu’il soit réussi, vous devez être flexible dans sa gestion.