Compte rendu réunion

Q: Qui fait le compte rendu réunion ?

La réponse à cette question varie selon le type de réunion. Le secrétaire se charge de la rédaction du rendu réunion s’il s’agit d’un comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT), d’un comité central d’entreprise (CCE), d’un comité d’entreprise ou d’une instance de coordination des CHSCT. Toutefois, une aide supplémentaire peut être nécessaire : un collègue, un salarié ou rédacteur professionnel ou encore un sténotypiste. Le compte rendu est soumis à une approbation collective par les titulaires concernés. Dans le cadre de DP, le compte rendu incombe à l’employeur. Aucune reprise des échanges n’est exigée, mais l’employeur est à même d’apposer les réponses de la Direction dans un registre des délégués du personnel.

Q: Quels sont les 3 différents types de compte rendu ?

Les grands types de compte rendu sont : - Le compte rendu synthétique : il s’applique à toutes les réunions. Son contenu n’est pas exhaustif comme le PV. Il ne fournit que les grandes lignes des discussions. Toutes les notes de l’ordre du jour rapportent les avis et les conclusions ainsi que les décisions au terme du débat. - Le procès-verbal : celui-ci s’adresse aux réunions officielles. Le texte est long et son contenu exhaustif. Tous les intervenants doivent y retrouver leurs avis et propos. Sa structure intervient selon l’ordre des débats. - Le relevé de décisions : comme son nom l’indique, il ne relate que les décisions. Il se reconnaît sous une forme de tableau réalisé sur Word ou Excel et utilise les fonctions de recherche. Il complète et étoffe le CR.

Q: Quelle différence entre procès-verbal et compte rendu ?

Le compte rendu s’apparente au procès-verbal quand il exprime le déroulement d’une séance. Les deux se présentent de la même manière, mais le PV se diffère par son caractère souple et moins officiel dans la description des faits relatés. Le compte rendu remémore l’essentiel des communications et des décisions prises. Le PV relate d’une manière succincte les délibérations d’une assemblée. Il a un rapport étroit avec l’ordre du jour du débat. La rédaction du PV se fait toujours au présent de l’indicatif hormis pour les événements passés et futurs.

Dans chaque entreprise, quelle que soit sa taille, il est important d’organiser des réunions (informationnelles, opérationnelles ou commerciales) afin que les échanges entre les fournisseurs, collaborateurs ou clients soient efficaces. Ces réunions sont obligatoirement soumises à un compte rendu. Découvrez nos conseils et avis à propos de ce document !

Sommaire

Définition : qu’est-ce qu’un compte rendu ?

Un rendu réunion est un document essentiel qui assure la traçabilité des informations transmises lors d’une réunion. Grâce à ce document, les sujets discutés par l’équipe et les tâches réalisées passent par la transformation d’actions palpables et concrètes. Ainsi, le sujet des échanges et leur contenu sont compréhensibles pour tout le monde sans aucune omission ni mauvaise interprétation. Ce document se base sur le proverbe « les paroles s’envolent, les écrits restent ».

Le compte rendu de réunion est donc incontournable pour toute concrétisation d’un projet. Ce dernier se doit d’être spécifique, mesurable, temporel et atteignable avant le lancement de projet. À l’instar de la méthode SMART, le compte rendu permet de préciser et de définir clairement l’objectif du projet à atteindre. Comme tout autre document de projet, il doit être consultable à l’issue de la réunion et à n’importe quel moment.

Vous l’aurez compris, ce document est très important. Il faut donc prendre soin de bien rédiger le rendu réunion afin que sa structure soit bien claire pour tous les participants. Pour cela, utilisez des paragraphes avec des numérotations, des sections, des listes à puces, etc. Il est fortement conseillé de rédiger le compte rendu de réunion tout de suite après la clôture pour ne rien oublier. Certaines personnes réalisent une ébauche avant l’étape de conclusion et la peaufinent de manière progressive.

Pourquoi faut-il rédiger un compte rendu réunion ?

Lorsque les échanges se terminent au terme de la réunion, il faut consigner par écrit ce qui a été dit et la décision prise par les participants. La fin des échanges ne signifie pas l’arrêt du travail sur le sujet discuté. S’ensuit l’étape d’action avec l’objectif de concrétiser des tâches opérationnelles ou d’analyser un ou plusieurs points en vue de mettre en route de nouvelles idées.

Le rapport de réunion rend compte du déroulement et des productions qui découlent du meeting. Pour que ce dernier rencontre les effets escomptés, la rédaction du compte rendu est impérative. Ce document vous permet de :

Reporter de façon claire, fiable et impartiale les informations diffusées.
Conserver une preuve écrite des échanges oraux.
Éviter les interprétations et les informations contradictoires.
Mettre tous les participants et les personnes absentes sur le même piédestal (toute l’équipe doit également obtenir des informations et des notes identiques).
Acter le partage des tâches à leurs titulaires.
Préparer les réunions à venir sur des sujets similaires (date et lieu de la prochaine réunion).

En fonction du modèle de réunions à organiser, il peut arriver que certains comptes rendus nécessitent une procédure de rédaction particulière. Un projet mené pour l’administration publique en est un bon exemple. Les étapes du rendu réunion sont les mêmes, mais la différence réside au niveau de la présentation et du format.

Petit conseil : évitez de ne pas mettre de remarques personnelles qui n’ont pas été mises en avant par l’équipe. Le texte du rendu réunion doit être fidèle à la décision finale lors de la phase de synthèse.

À qui s’adresse le compte rendu réunion ?

Le compte rendu est un vrai outil de communication au sein de l’entreprise. Il s’adresse à tous les salariés qui doivent être informés sur les informations émises et les décisions prises, qu’ils aient participé ou non. Il est également partagé entre les dirigeants de la firme et est utilisé comme base pour les discussions à mener. Grâce au rapport de réunion, la société fixe un objectif pour ses collaborateurs quelque soit la méthodologie de gestion de projet.

Pour y arriver, vous devez arrêter un modèle qui est en relation avec ce travail préliminaire de définition du format. Effectivement, c’est ce modèle qui va diriger tout votre travail. Un modèle optimal doit cadrer la présentation des éléments ci-dessous :

La page de garde : forme de la date, lieu, liste des intervenants, ordre du jour… ;
Les consultations : nom des votants, les pour et les contre… ;
Le nom des intervenants : retour à la ligne, gras, nom… ;
La mise en forme : espacement des paragraphes, police…

Rédaction du compte rendu

Aide-mémoire par excellence dans l’existence d’une entreprise, le compte rendu permet de conserver une trace des informations échangées. Ce document référence l’historique des décisions prises et des actions à mener. Particulièrement prisé dans la méthode agile, c’est une piqûre de rappel pour les différents acteurs sur les thèmes abordés lors des réunions antérieures. Le modèle répond à des étapes prédéfinies :

Première partie : fiche identité

Tous les comptes rendus comportent une fiche d’identité qui intègre les informations suivantes :

La date et l’heure de la réunion ;
Son numéro ;
Le lieu où elle se tient ;
Le nom des participants ;
Son objectif.

La réunion peut être externe ou interne. Dans le premier cas, il faut noter les participants en indiquant de quelle organisation ils viennent et leur fonction respective.

Deuxième partie : ordre du jour

La première partie introduit l’ordre du jour. Elle mentionne l’heure du début du meeting et les thèmes abordés. Cela peut comprendre :

Les questions à débattre.
La décision à prendre.
L’intervention des participants.
La présentation des résultats.

Troisième partie : développement

L’ordre du jour est détaillé dans cette étape. Les échanges, les faits et les problématiques sont relatés par ordre chronologique. Cette partie peut :

Faire un rapport des activités planifiées entre la réunion antérieure et celle en cours (voir notre comparatif des meilleurs logiciels de planification de projet).
Donner du contexte, par exemple, l’objectif de l’étape discutée lors du meeting.
Restituer les informations liées aux actions à mettre en œuvre.
Décrire les tâches à réaliser sur cette période.

En fonction du projet, d’autres éléments peuvent être inclus comme le calendrier des tâches, les responsables et le résultat visé à l’aboutissement de l’action. À cet instant, des accords sont signés suite à des votes.

Quatrième partie : conclusion

Cette étape du rapport présente des éléments comme :

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Les actions futures et les personnes qui les prennent en charge.
Les décisions prises et le résultat des votes.
La date de la réunion à venir et ses détails, à savoir : le lieu, la nature, l’heure, etc.

Un champ dédié pour les signatures se trouve à la fin de la section. C’est la/le secrétaire qui s’est occupé(e) de la rédaction du texte ou la personne (chef de projet ou président) qui a demandé la réunion qui y applique sa signature.

Cinquième partie : annexes

Les réunions n’ont pas toutes besoin d’annexes, ces derniers sont facultatifs. Selon les éléments abordés, des supports peuvent intervenir pour illustrer ou compléter les propos. Il peut s’agir de :

Ressources financières ou humaines ;
Rapport et d’analyse statistique ;
Photographies ;
Graphiques ;
Spécifications techniques du matériel ou de l’équipement à acheter…

Le fait d’ajouter les annexes au compte rendu permet leur disponibilité aux éventuelles consultations et de rédiger les informations orales en écrit qui dure.

Sixième partie : diffusion du compte rendu réunion

Le compte rendu n’est pas un document officiel tant qu’il n’a pas reçu l’aval de toutes les parties prenantes. Ces dernières sont habilitées à le valider.

Lorsque le compte rendu est validé, il faut l’envoyer à tous les acteurs concernés (participants et ceux absents) le plus tôt possible, le jour même ou après 2 à 3 jours. Le document doit également être facile d’accès et consultable par chacun à tout moment dans l’entreprise.

Pour garantir la bonne diffusion du compte rendu auprès de l’équipe et des collaborateurs concernés, il vaut mieux l’enregistrer dans un logiciel de gestion de projet ou au sein d’une plateforme collaborative. Un logiciel de gestion permet de faciliter et d’accélérer le travail de l’équipe. Grâce à l’outil, vous pouvez restreindre les accès à vos comptes rendus de réunions ou autoriser les notes.

Des modèles de compte rendu de réunion sont disponibles sur le web : https://www.agendrix.com/fr/ressources/modele-de-compte-rendu-de-reunion

FAQ – compte rendu réunion

Qui fait le compte rendu réunion ?

La réponse à cette question varie selon le type de réunion. Le secrétaire se charge de la rédaction du rendu réunion s’il s’agit d’un comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT), d’un comité central d’entreprise (CCE), d’un comité d’entreprise ou d’une instance de coordination des CHSCT. Toutefois, une aide supplémentaire peut être nécessaire : un collègue, un salarié ou rédacteur professionnel ou encore un sténotypiste. Le compte rendu est soumis à une approbation collective par les titulaires concernés. Dans le cadre de DP, le compte rendu incombe à l’employeur. Aucune reprise des échanges n’est exigée, mais l’employeur est à même d’apposer les réponses de la Direction dans un registre des délégués du personnel.

Quels sont les 3 différents types de compte rendu ?

Les grands types de compte rendu sont :
– Le compte rendu synthétique : il s’applique à toutes les réunions. Son contenu n’est pas exhaustif comme le PV. Il ne fournit que les grandes lignes des discussions. Toutes les notes de l’ordre du jour rapportent les avis et les conclusions ainsi que les décisions au terme du débat.
– Le procès-verbal : celui-ci s’adresse aux réunions officielles. Le texte est long et son contenu exhaustif. Tous les intervenants doivent y retrouver leurs avis et propos. Sa structure intervient selon l’ordre des débats.
– Le relevé de décisions : comme son nom l’indique, il ne relate que les décisions. Il se reconnaît sous une forme de tableau réalisé sur Word ou Excel et utilise les fonctions de recherche. Il complète et étoffe le CR.

Quelle différence entre procès-verbal et compte rendu ?

Le compte rendu s’apparente au procès-verbal quand il exprime le déroulement d’une séance. Les deux se présentent de la même manière, mais le PV se diffère par son caractère souple et moins officiel dans la description des faits relatés. Le compte rendu remémore l’essentiel des communications et des décisions prises. Le PV relate d’une manière succincte les délibérations d’une assemblée. Il a un rapport étroit avec l’ordre du jour du débat. La rédaction du PV se fait toujours au présent de l’indicatif hormis pour les événements passés et futurs.