Suivi de projet

Q: Quels sont les éléments à valider avant de faire un suivi de projet ?

Avant de mettre en place un suivi de projet, il faut : Fixer les objectifs à atteindre : pour ce faire, vous devez identifier les livrables prioritaires du projet et les tâches requises pour des travaux de qualité. Pour une estimation plus juste, il convient d’avoir comme organisation le découpage du projet en sous-ensemble. Cette option permet également de disposer d’une meilleure réactivité. Analyser et évaluer les charges de ces tâches : vous avez besoin de prioriser les tâches et d’estimer leur interdépendance. Vous devez également anticiper les éventuels risques qui peuvent survenir et planifier les tâches dans le temps avec des échéances réalistes. Attribuer les ressources nécessaires pour chaque tâche : il s’agit ici des ressources humaines, financières et matérielles.

Lors d’une conception de projet, il est essentiel de ne pas se lancer dans le vide. Cela ne se résume pas seulement à déléguer des tâches ou à prendre une décision. Pour ce faire, un management de planification de projet en plusieurs étapes et un suivi de son évolution sont de mise. Ces méthodes sont essentielles pour garantir la réussite d’un projet dans les meilleures conditions.

À cet effet, toute entreprise se doit d’effectuer tableau de suivi de projet dans leur quotidien en vue d’avoir une meilleure organisation et de mesurer l’avancement de ses projets. Cette méthode d’organisation est incontournable pour le bon déroulement des activités de l’entreprise.

Sommaire

Qu’est-ce qu’un suivi de projet ?

Le suivi de projet permet de vérifier la mise en œuvre d’un projet en fonction d’une planification établie en amont. Il sert à contrôler si les membres de l’équipe interagissent bien entre eux. Est-ce que leurs actions sont efficaces pour atteindre les objectifs fixés ? Les délais et les ressources financières, humaines et matérielles sont-ils respectés ?

Grâce à un tableau de suivi de projet, vous pouvez identifier les risques rapidement et y faire face avec une solution adéquate comme la méthode SMART qui se définit par :

Spécifique : l’objectif doit être clair et précis pour les participants au projet. Il doit également répondre à la situation existante.
Mesurable : il se mesure via des outils spécifiques via lesquels l’analyse des résultats peut se faire. Cette mesure se présente sous forme de seuil, de valeur ou d’indicateur pour motiver les différents acteurs du projet.
Acceptable : ce mot peut également être associé approprié ou atteignable. Cela veut dire que le projet ambitieux est un véritable challenge pour motiver l’équipe.
Réaliste : l’objectif doit rester réalisable pour l’équipe et le chef de projet afin d’éviter le découragement et les abandons en cours de route.
Temporellement défini : il doit être limité par le temps. Pendant cette période, l’équipe s’active pour la réalisation du projet.

En plus de contrôler l’avancée du projet vers son objectif, le suivi de projet permet aussi d’améliorer la performance de l’équipe projet.

Pourquoi est-il judicieux de faire un suivi de projet ?

Une fois le projet établi, il faut maintenant déterminer les tâches à attribuer selon les compétences des salariés concernés. Il faut ensuite estimer les coûts y afférents. Lorsque cette phase est terminée, vous devez accompagner les actions de leur avancement tout au long du projet.

Ces étapes sont cruciales pour vérifier que toutes les actions menées sont fidèles à celles établies dans la planification projet. Elles aident aussi à vérifier si les ressources ont été utilisées à bon escient. Pour cela, le chef de projet se doit de veiller à la bonne exécution des travaux et des résultats de ses collaborateurs ainsi que la construction de leurs objectifs.

Avantages

Les principaux avantages de la réalisation d’un suivi de projet sont :

Une vision toujours plus éclairée sur la façon dont le projet avance et évolue.
Une gestion des ressources d’une manière optimale, ce qui permet une meilleure optimisation des coûts.
Un meilleur partage d’informations et une simplification du management de projet.
Une réduction des risques : les retards de livraison en font partie.
Une responsabilisation des collaborateurs.
Un meilleur gain de temps dans la facturation des prestations.
Une grande productivité à la clé.
Une évaluation des marges par type de projet.
Un suivi du temps de travail réel de votre équipe en toutes circonstances.

Inconvénients

Si les parties prenantes ne s’impliquent pas à 100 %, les progrès seront limités.
Il est difficile de se tenir au courant quand tout le monde est débordé.

Qui réalise un suivi de projet ?

Le suivi de projet est réalisé conjointement par les membres de l’équipe et le chef de projet. Ce dernier fait office de commandant de bord. C’est lui qui s’engage à suivre le déroulement du projet en s’appuyant sur les références de base. Au cours de ses missions, il doit recourir aux profils susceptibles d’assurer son succès.

Il doit animer les troupes et synthétiser les synergies entre tous les participants. Communicant et avec un bel esprit d’équipe, il permet de maintenir l’implication de tous les acteurs.

Le comité de pilotage a aussi un rôle à jouer dans le suivi de projet. Il s’agit d’un groupe comportant des dirigeants qui veillent au bon fonctionnement du projet et de l’ouvrage. Ceux-ci préconisent les stratégies et les décisions pour mener le projet à terme. Ils valident également chaque détail stratégique du suivi du projet et surveillent la remontée d’informations.

Ce sont eux qui fixent les dates phares de l’avancement du projet et identifient les besoins en ressources. À cet égard, ils peuvent aussi allouer des investissements supplémentaires. Le comité de pilotage est amené à désigner le chef de projet et l’équipe projet.

Quand faut-il réaliser un suivi de projet ?

Un suivi de projet s’impose lorsque l’entreprise veut démarrer un, voire des projets. Qu’il s’agisse d’une modification dans la mise en œuvre du système de planification des ressources de l’entreprise ou de sa gestion des stocks ou encore du lancement d’un produit, celle-ci bascule en mode « gestion de projets ».

Le plus souvent, l’échec est dû à des échéanciers non respectés, à un manque de ressources ou à des changements dans l’ampleur du projet en question. Mais aussi une mauvaise organisation. C’est la raison pour laquelle le suivi de projet est indissociable des projets réalisés en entreprise.

Sans un suivi de projet, vous risquez des pertes d’argent et de temps. L’entreprise n’obtiendra pas les bénéfices attendus et les salariés seront complètement démotivés. Grâce à cet outil de conduite de projet, de validation et de contrôle, vous pouvez anticiper toutes les contraintes de votre projet liées à la technologie, au marché, au budget, aux ressources humaines et aux délais.

Quels sont les outils pour effectuer un suivi de projet ?

Cela coule de source qu’un bon suivi d’avancement de projet passe par une bonne communication entre les participants et la collecte des données requises. Il peut aussi se baser sur des outils spécifiques comme :

La réunion de suivi : cette étape est nécessaire au début et pendant le projet pour faire rencontrer les différents participants du projet. Cela crée une meilleure dynamique et une cohésion d’équipe.
Le logiciel de gestion de projets et ses fonctions de planification.

La gestion des ressources est un outil de gestion de projet efficace pour effectuer un suivi de projet. La communication est également un outil à ne pas négliger, qu’elle soit interne ou via des réunions de suivi régulières.

Réunions de suivi de projet

L’objectif de la réunion de suivi est de faire un bilan du suivi des différentes tâches à réaliser avec tous vos collaborateurs. Durant la réunion, les problèmes sont abordés et les mesures correctives apportées. Le but étant de faire progresser le projet quotidiennement.

En complément

Spécification fonctionnelle et cahier des charges : des documents clés pour votre projet

Bubble Plan avis : la gestion de projet made in France (2024)

Business case

Livrable en gestion de projet : définition, conseils et exemples

À vous de voir quel est le logiciel le plus adapté à votre projet et à votre rythme de travail. Celui qui est en tête de la réunion est le chef de projet, il intervient en tant qu’animateur.

Chaque collaborateur se focalise sur la planification du projet sur laquelle sa tâche est symbolisée par un graphique. Chaque tâche est assignée à un commencement, une durée et une fin sur un diagramme de Gantt. Chacune d’entre elles se catégorise selon son avancée : achevée, en cours de réalisation ou non entamée. La planification doit être bien visible, lisible et compréhensible par tous.

Elle aide à :

Mettre en avant les travaux à démarrer si peu.
Déterminer les tâches à réaliser et celles qui sont à bannir.
Définir l’évolution des tâches commencées et la durée qui reste à leur finalisation.
Décider des chemins à suivre.

Logiciel de suivi de projet

Les logiciels de suivi de projet proposent de nombreuses fonctionnalités pour garantir une gestion efficace de votre projet de A à Z. Ces logiciels de planning facilitent l’organisation et la planification de la tâche en plusieurs étapes, de son affectation et du profil qui la prend en charge ainsi que son suivi.

Grâce à différents outils comme le diagramme de Gantt, il est aisé de planifier, de suivre et d’analyser les tâches et la charge de travail des membres de votre équipe. Le diagramme de Gantt, par exemple, sert à voir l’état d’avancement de chaque tâche ainsi que toutes les étapes d’un projet en un coup d’œil. Celui-ci affiche un visuel transversal à travers des paramètres variés. Les tâches sont associées à des dates limites, des temps alloués et des pourcentages de réalisation.

Quelles sont les étapes d’un suivi de projet ?

Les étapes clés d’un suivi de projet sont les suivants :

Portée du suivi : identifier les objectifs et mettre au point le cadre conceptuel qui inclut les activités, les apports, les produits et les résultats.
Approche méthodologique : spécifier la méthodologie, les sources de données, les indicateurs et le processus d’analyse.
Plan de mise en place : définir les rôles et missions ainsi que les dates butoirs pour les activités de suivi.
Plan de diffusion et usage des résultats : mise en place des supports de diffusion et de la stratégie à privilégier. Prendre en compte la rétro information concernant les parties prenantes concernées.

Le plan de suivi doit être transparent pour tous les membres de l’équipe afin qu’ils puissent prendre leurs responsabilités respectives. Il doit respecter les normes associées telles que l’utilité, la faisabilité, l’éthique et l’exactitude. Il doit permettre d’éviter à tout prix de tomber dans une situation de scope creep (dérive des objectifs).

FAQ – Suivi de projet

Quels sont les éléments à valider avant de faire un suivi de projet ?

Avant de mettre en place un suivi de projet, il faut :

Fixer les objectifs à atteindre : pour ce faire, vous devez identifier les livrables prioritaires du projet et les tâches requises pour des travaux de qualité. Pour une estimation plus juste, il convient d’avoir comme organisation le découpage du projet en sous-ensemble. Cette option permet également de disposer d’une meilleure réactivité.

Analyser et évaluer les charges de ces tâches : vous avez besoin de prioriser les tâches et d’estimer leur interdépendance. Vous devez également anticiper les éventuels risques qui peuvent survenir et planifier les tâches dans le temps avec des échéances réalistes.
Attribuer les ressources nécessaires pour chaque tâche : il s’agit ici des ressources humaines, financières et matérielles.

Comment gérer un projet de manière efficace ?

Pour obtenir un projet de qualité, il est essentiel de remplir certaines conditions. En premier lieu, la liste des tâches à effectuer doit être exhaustive et le chemin critique et les éventuels risques doivent être détectés. Ensuite, pendant chaque phase du projet, la réalisation des objectifs doit être contrôlée, notamment en termes de délai et de livrables validés.

L’utilisation d’un tableau de bord de suivi d’une gestion de projets permet d’en assurer l’avancement et d’anticiper les dérives qui pourraient apparaître en cas de non-respect des délais.

Comment organiser une réunion de suivi de projet ?

Pour organiser une réunion de suivi de projet, une préparation méthodique est indispensable pour son bon déroulement. Par ailleurs, cela est synonyme d’efficacité renforcée. Vous pouvez commencer à architecturer la rencontre en :

• Rappelant clairement le contexte et les objectifs du projet.
• Déterminant les grandes phases (la gestion des risques, le plan de communication et la présentation des outils).
• Listant les participants qui devront être présents lors de la réunion de suivi.
• Définissant une date, un lieu et une heure adéquate.
• Fixant une durée.

Une fois la réunion terminée, une synthèse est érigée, faisant rappel des décisions prises. Elle permet de clarifier le travail à effectuer afin de lancer une action.