Lancement de projet : 5 étapes clés pour réussir

Pour répondre au mieux aux besoins de votre équipe ou à ceux de votre client, il faut tout d’abord définir clairement les étapes du projet avec un plan d’action. Chaque mission doit avoir un but clair, mesurable, réalisable, atteignable et défini dans le temps. Cela peut être la refonte d’un site web, le développement d’une application mobile ou l’optimisation du parcours client.

En suivant ce processus et ces méthodologies de gestion de projet, toutes les parties prenantes auront une meilleure vision sur le plan d’action. 

Après avoir décortiqué et clarifié les objectifs, place à l’élaboration des tâches et du planning. Il s’agit de la partie la plus importante. En effet, cette étape a pour but de définir les différentes actions à mettre en place, les répartir entre les ressources, le tout, dans un temps imparti.

La durée et la charge de travail 

La gestion de projet agile est une méthode très courante. Ce modèle assure un suivi précis d’une mission. Le chef de projet segmente les tâches en plusieurs sprints et y assortit une ressource et une durée de travail.

En effectuant cette gymnastique de l’esprit, chaque ressource saura les chantiers à mener ainsi que leur priorisation. Cela permet également au manager projet de coordonner différents corps de métier. Développeur web, designers, rédacteurs SEO, chaque partie prenante à un rôle bien défini et des deadlines.

Gagnez du temps en pilotant votre projet et vos équipes grâce à un outil de gestion de projet gratuit ou payant. Intuitifs, ces logiciels permettent une vision claire des tâches à effectuer. 

Les contraintes rencontrées

Recourir à un outil de gestion de projet est idéal pour bien structurer un chantier. Après avoir défini les sprints, leur durée et les avoir priorisés, il faut donc penser à indiquer des deadlines. Une bonne estimation du temps nécessaire doit être faite en échangeant avec les parties prenantes et les contraintes du client.

Au-delà de l’aspect temporel, l’élaboration du planning permet de mettre en lumière les actions interdépendantes. Par exemple, pour commencer la “mise en production”, les sprints liés au design et au développement devront être finalisés. 

Les tâches externes

La personne chargée du management de projet est un vrai chef d’orchestre. Il doit suivre l’avancement des tâches via des ressources internes, tout en assurant une excellente communication avec son client.

Pour être assuré de répondre aux besoins de ses clients, plusieurs validations devront être faites par ce dernier. Une fois validées, les ressources pourront passer au sprint suivant. 

L’étape 3 d’un lancement de projet réussi est la définition des ressources. En segmentant le projet en plusieurs sprints et leur durée, le chef de projet a désormais une meilleure vision des tâches à réaliser et des ressources à associer.

Cette phase est cruciale pour la réussite de votre projet et son démarrage. Les parties prenantes doivent avoir une charge de travail supportable afin de respecter les deadlines. 

La liste des ressources

Maquettistes, designers UI/UX, développeurs, graphistes… Pour répondre à l’objectif fixé, le chef de projet doit mettre en face de chaque tâche, le bon nombre de collaborateurs. Comme nous l’avons précédemment découvert, il est indispensable d’échanger avec ses équipes afin de faire des estimations justes sur le temps de travail imparti.

Au-delà de l’aspect humain, pensez à anticiper leurs besoins sur le plan matériel. Tout doit être mis en place afin d’assurer un projet fluide avec le minimum de risques d’échecs. 

Les contraintes des ressources

Après avoir défini la liste de ressources et le temps nécessaire pour telle ou telle tâche, certaines contraintes doivent être prises en compte. Lors de l’élaboration du planning, il faut vérifier la disponibilité des membres de l’équipe. Jours de congés, ressource disponible à seulement 50% ?

Le rôle du chef de projet est donc de jongler entre les disponibilités de chacun afin de mettre sur pied une équipe performante.

En cas de petit retard, il est indispensable d’être réactif et flexible. En utilisant un outil gestion de projet et un diagramme de Gantt, l’ajustement du planning se fait en quelques secondes.

Affecter les ressources

Il ne vous reste plus qu’à attribuer les tâches aux personnes à qui de droit. Si vous avez suivi les précédentes étapes, ce travail sera plus aisé. L’affectation des sprints se fait directement depuis le logiciel de suivi de projet. Type de métier, nom de la personne, temps imparti… Toutes les informations clés sont centralisées pour un projet fluide.

Au cours d’un projet, il est possible que des retards surviennent. Respectez vos objectifs en étant réactif. N’hésitez pas à sous-traiter une tâche ou à faire appel à une autre ressource même si elle n’était pas initialement prévue pour respecter les dates des livrables. 

La communication est un élément clé dans une gestion de projets efficace. Après avoir clarifié l’objectif et réparti les différentes tâches, il est nécessaire d’échanger avec les parties prenantes lors de réunions pour leur présenter le cahier des charges et la manière dont le projet va être conduit. Tout le monde doit se sentir concerné, d’où la nécessité d’un meeting d’équipe. 

Les objectifs d’une réunion de lancement sont multiples. Tout d’abord, un kick off permet de présenter le projet et de répondre aux éventuelles questions. Chacun doit être motivé et impliqué pour donner son maximum dès le début du projet. L’équipe doit être dynamique et avancer main dans la main vers un objectif commun. Les rôles  de chaque membre doivent être clairs et précis afin de minimiser les risques et d’assurer la bonne gestion des livrables. 

Ce kick off est d’autant plus important lorsque les ressources sont à la fois internes et externes. Si vous faites appel à des freelances, cela peut être judicieux de les présenter à votre équipe pour créer un lien plus étroit. 

Une fois la réunion terminée, les intervenants doivent avoir une vision claire du projet, des grandes étapes à suivre et des délais impartis. 

Une fois la phase de planification de projet achevée, il est temps de suivre l’avancement des tâches. Via une gestion de projet informatique, cette étape est grandement simplifiée. De nombreux logiciels de gestion de projet sont désormais à disposition : Google docs, Trello. Ces logiciels permettent d’en savoir plus sur la portée du projet.

Selon la complexité du projet, plusieurs méthodes de gestion de projet peuvent être utilisées dans le cadre du pilotage. Pour plus de sérénité et une meilleure gestion des risques, préférez le diagramme de Gantt. Ainsi, assurez un suivi au jour le jour pour une vision claire des livrables.

Le diagramme de Gantt permet également de réagir rapidement en cas d’incident et les phases critiques.

Si vous n’êtes pas tout à fait à l’aise avec les différents processus et les outils, sachez qu’il est possible de monter en compétences via un stage gestion de projet ou une formation gestion de projet. En quelques semaines, vous gagnerez aisément pour des missions plus fluides et une meilleure anticipation.