Chef de projet : les compétences

Le chef de projet est un élément indispensable de l’entreprise. Plus que des diplômes, ce sont des compétences, et en particulier des soft skills, qu’il doit cultiver pour manager un projet avec efficacité. Quelles sont exactement les soft skills par lequel il se distingue ? Réponse ci-dessous.

Le rôle du chef de projet

Le rôle de chef de projet s’inscrit dans la gestion d’une entreprise en « projets ». En management, on parle de projet pour désigner une séquence de production, de création d’un produit en lien avec un client et un objectif unique.

Il fait le lien entre le client et l’équipe de développement. Il doit à la fois comprendre les attentes du premier et encadrer la seconde en vue de la réalisation de ce qui est entrepris. D’un point de vue organisationnel, c’est lui qui est chargé de piloter la méthodologie de gestion de projet choisie par l’entreprise.

Le chef de projet doit donc à la fois avoir des compétences techniques et des qualités humaines. En effet, d’une part, il doit approuver et gérer les tâches au plus près des membres de son équipe, ce qui suppose de comprendre leur expertise. D’autre part, il doit être à l’écoute et favoriser la communication entre les différentes parties

Au cours de sa carrière, il peut être amené à travailler avec différents clients, et même éventuellement au sein de différentes entreprises. C’est donc quelqu’un de volontaire, curieux, adaptable, qui préfère le changement à la routine. Le chef de projet, c’est aussi quelqu’un qui apprend en permanence, puisque l’exécution de nouveaux projets est liée à l’innovation. 

Les missions du chef de projet

Comprendre les attentes du client

Quand le chef de projet rencontre le client de son entreprise, la confiance de ce dernier est déjà partiellement obtenue. L’objectif principal du projet est aussi fixé.

Pour autant, tout n’est pas encore fait. Il doit encore comprendre, en détail, ce que le client attend du service ou du produit en développement. Cela suppose une culture économique importante, car le chef de projet doit avoir l’intelligence suffisante pour comprendre le parcours de vie de la société cliente, et ce en quoi la solution qu’il compte lui fournir va l’améliorer.

Il doit aussi veiller à poser les bonnes questions et à reformuler les demandes de son client pour être certain de ne passer à côté de rien. De nombreux clients ont des attentes tacites, qu’ils considèrent comme évidentes vues de leur entreprise, mais qui ne le sont en réalité pas vraiment.

Proposer une solution réalisable étant donné le savoir-faire de l’entreprise

Une fois que le chef de projet pense avoir compris les attentes du client, il doit lui proposer une solution. Le cahier des charges permet de projeter ce à quoi le produit ressemblera et comprendra en matière de fonctionnalités.

L’enjeu ici, pour le chef de projet, est d’arriver à proposer une solution qui soit réalisable par son équipe, et qui soit utile au client. Par ailleurs, il doit pouvoir vulgariser le langage technique employé par son équipe de développement en langage courant, en des mots que le client puisse facilement comprendre. Cela permet de s’assurer qu’il comprenne la portée de chaque fonctionnalité prévue.

En outre, cette solution doit aussi être optimale en matière de coût. Le chef de projet n’est pas simplement un vendeur. Il est responsable de la satisfaction du client à long terme, et cela suppose de ne rien lui facturer d’inutile.

Superviser l’exécution du projet

Enfin, le chef de projet se charge de superviser l’exécution du projet. Il a alors un rôle de gestionnaire. Il veille à bien dépenser le budget qui lui est alloué et à manager le temps de l’équipe pour que le produit ou le service développé soit livré à temps. Il s’assure aussi que tous les membres de son équipe comprennent leur mission et travaillent au maximum de leur efficacité.

Les 8 compétences indispensables d’un chef de projet

Il est à la fois un technicien et un manager. D’une part, il doit donc cultiver des compétences techniques, dites « hard skills », propres à son secteur d’activité. D’autre part, il doit cultiver des qualités humaines, dites « soft skills ». Ce sont les soft skills du chef de projet qui nous intéressent ici.

1 – La prévoyance

Les bons projets sont guidés par une bonne planification. Or, la planification de projet repose sur une aptitude hors du commun à anticiper l’avenir. Le chef de projet est donc quelqu’un de prévoyant. Il est apte à gérer rationnellement les ressources tout au long du projet, qu’il s’agisse d’argent ou du temps passé sur chaque tâche. Si une dérive est susceptible de survenir, que le chef de projet estime que son mode de management conduira à un dépassement de budget ou de délai, il doit chercher une solution le plus tôt possible, et ne pas laisser la situation s’aggraver en procrastinant. Pour l’aider dans sa tache il peut s’appuyer sur des logiciels de planning.

2 – La réactivité

L’exécution d’un projet est presque toujours jalonnée d’imprévus. Le chef de projet ne serait pas si nécessaire à une entreprise si tout se passait toujours comme le prévoit la roadmap, sans aucun accro. Qu’il s’agisse d’un retard, d’un dépassement de budget, d’un conflit interne ou d’une évolution des besoins du client, le chef de projet doit pouvoir s’adapter. Mais surtout, il doit pouvoir s’adapter vite : c’est sa réactivité qui le démarque de l’être lambda.

3 – L’humilité

Parfois, en cas de problème à régler, c’est d’en bas que vient la solution. Après tout, les techniciens d’une équipe de développement sont au plus près du produit qu’ils développent. Ils le comprennent mieux que quiconque. Et ça, les managers des plus grandes entreprises l’ont compris. C’est pour cela que les approches récentes de gestion de projet dites « agiles » encouragent la prise d’initiative à tous les niveaux.

Seulement, pour qu’une personne veuille apporter sa contribution créative, elle doit se sentir en confiance, écoutée et respectée. Cela suppose que son chef de projet ne pêche par arrogance, qu’il ne présuppose savoir davantage que son équipe. Il doit se démarquer par son humilité.

4 – L’empathie

Davantage que l’humilité, c’est aussi son empathie que le chef de projet doit cultiver. Écouter et comprendre les attentes de son équipe est essentiel pour lui. D’une part, la résolution de problèmes passera parfois par un dialogue constructif avec les techniciens. D’autre part, chaque membre d’une équipe doit trouver sa place dans le groupe et se sentir utile. C’est au chef de projet de leur permettre cette intégration. S’il ne le fait pas, la productivité de son équipe risque de chuter, car tout le monde ne délivrera pas son plein potentiel.

En outre, il est l’interlocuteur direct du client de son entreprise, surtout dans le cadre d’une conduite de projet agile. Avec le client aussi, le chef de projet doit avoir la patience d’écouter et d’entendre chaque attente pour être certain de développer un produit pertinent.

5 – La conciliance

Plus encore que d’empathie et d’humilité, c’est de conciliance dont le chef de projet doit faire preuve. En effet, il est le tiers par lequel passent la plupart des communications entre les différents membres de l’équipe. Il doit faciliter ces communications, et veiller aux risques de tensions. En effet, c’est aussi le rôle du chef de projet que de désamorcer en amont les conflits. Le travail en équipe génère forcément des énervements, et il est là pour les canaliser. Il n’y a que dans la confiance mutuelle, dans l’entente franche, qu’une entreprise puisse prospérer.

6 – L’exigence

D’un point de vue un peu plus technique, une fonction importante du chef de projet est de s’assurer, au fur et à mesure du développement, que le produit respecte les normes légales et les objectifs prévus par le cahier des charges.

Assumer cette mission suppose d’être particulièrement pointilleux, et de viser un à un tous les détails : la réputation de l’entreprise en dépend.

Un chef de projet est donc souvent apprécié pour son exigence.

7 – La sérénité

La sérénité fait aussi partie des qualités essentielles d’un chef de projet. Faisant l’interface entre le client, son équipe de développement, et l’administration de l’entreprise, il est souvent pris entre plusieurs exigences contraires. Occuper ce rôle suppose d’être en capacité de gérer de hautes doses de stress. Surtout, le chef de projet doit cultiver la maitrise de soi, car s’il extériorise au mauvais moment, en particulier devant son équipe, il court le risque de la démoraliser. Au contraire, il doit faire office de tampon entre son équipe et l’extérieur : il doit la préserver de la pression pour qu’elle puisse donner le meilleur d’elle-même.

8 – Le leadership

Enfin, le chef de projet est un leader. Le charisme est une des soft skills les plus complexes à travailler, mais c’est en même temps celle qui distingue les excellents chefs de projet des autres. Une équipe attend de son chef de projet qu’il la motive, qu’il lui rappelle chaque jour l’utilité de son travail, qu’il l’inspire en donnant l’exemple.

Un chef de projet charismatique sait créer une culture pour souder le groupe. Il sait susciter en chacun un sentiment d’appartenance à ce groupe. Il est responsable de l’ambiance qu’il instaure. Il est celui qui doit donner envie à chaque membre de l’équipe de partir au travail le matin, pour arriver dans un endroit dans lequel il se sente bien. Pour cela, le chef de projet doit faire preuve de bienveillance, mais aussi de sévérité quand nécessaire, surtout en cas de contentieux à trancher.

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