Comment réaliser un diagramme de Gantt ?
Avez-vous déjà entendu parler du diagramme de Gantt ? Il s’agit d’un outil de gestion de projet agile dont tout chef de projet fait usage lors de son lancement de projet. Nous verrons en détail la raison et la cible de cet outil, puis les logiciels requis et les étapes de création.
Sommaire
Pourquoi faire un diagramme de Gantt ?
Le chef de projet utilise le diagramme de Gantt pour la planification de projet. Grâce à cette méthode, il peut visualiser clairement l’avancement et le suivi des différentes tâches qu’il faut réaliser tout au long du projet. Le chef de projet n’est pas le seul concerné.
Tous les membres de l’équipe peuvent suivre le planning établi et être au courant de l’avancement du projet en temps réel. Ainsi, chaque partie prenante peut voir en un coup d’œil :
- La définition des différentes tâches qu’il faudra réaliser ;
- Les dates de début et de fin de chacune des tâches ;
- La durée prévue pour chaque tâche ;
- Éventuellement, la superposition de certaines tâches ;
- Le cas échéant, la durée de cette superposition ;
- Les dates de début et de fin du projet ;
- Les conditions qui sont spécifiques au démarrage d’une tâche donnée.
Grâce à cette méthode de gestion de projet, le chef de projet et son équipe optimisent leur conduite de projet. Ils peuvent mieux gérer les priorités et anticiper les retards possibles. La communication au sein de l’équipe projet est facilitée via cet outil gestion de projet adaptable à tous les projets. Cette bonne vision permet de prendre les décisions appropriées en fonction de chaque situation.
À qui s’adresse le diagramme de Gantt ?
On a souvent tendance à associer le diagramme de Gantt à un chef de projet. La raison en est que ce dernier travaille généralement sur le management de projet concernant la gestion de projets en cascade ou à des projets à long terme. Mais grâce aux logiciels d’édition, la méthode est devenue accessible à d’autres personnes qui jouent des rôles différents.
Il suffit que la personne dispose de la liste des tâches ainsi que des dates de début et de fin de ces tâches. Elle peut alors saisir les informations requises dans un générateur de la planification projet pour l’organiser instantanément. Les personnes intéressées par la méthode peuvent donc être les suivantes :
- Un chef de projet. Le graphique Gantt lui sert à créer une référence détaillée de la chronologie qu’il a estimée pour son projet. Il lui permet également de définir l’attribution des tâches, et bien d’autres utilités.
- Le PDG d’entreprise. Il peut ainsi suivre l’avancement des étapes gestion de projet à l’échelle de son entreprise.
- Un Responsable Marketing. La planification de ses campagnes de marketing est facilitée et le suivi de projet optimisé.
- Un Directeur des Opérations. Cette gestion de projet outil renforce indéniablement l’efficacité opérationnelle de son secteur.
- Un Chargé de Planning. Quelle que soit l’envergure de l’entreprise, grâce au graphique, celui-ci est à même de gérer beaucoup plus efficacement le planning de plusieurs employés et de plusieurs équipes.
- Un Chef d’équipe. Il peut ainsi s’assurer que chacun des membres de son équipe est opérationnel et que les ressources sont utilisées de manière efficace.
- Un consultant. Il peut utiliser le graphique pour répartir chaque tâche entre son équipe, celle de son client et aussi les sous-traitants. Il peut également en suivre l’avancement avec efficacité.
Qui réalise le diagramme de Gantt dans l’entreprise ?
Le diagramme de Gantt peut être réalisé pour un grand nombre de programmes et de projets. Mais il s’avère utile de comprendre à quoi il est généralement destiné pour savoir qui le réalise. Dans le cas de création et de gestion de projets complexes, il incombe au chef de projet d’accomplir cette tâche pour pouvoir visualiser plus facilement chaque étape à accomplir et à la décomposer en tâches plus petites. Dans la même perspective, un chef d’entreprise en fait pareil.
Un autre exemple est l’élaboration d’une campagne marketing. Lorsque la campagne est de grande envergure, cela requiert une coordination et une collaboration importantes. Le graphique simplifie le processus en décrivant chaque séquence de tâche avec un responsable et une durée pour chaque tâche.
Un entrepreneur gagne aussi à effectuer ce type de graphique dans le but de présenter le calendrier de tous ses livrables à son client et d’estimer les délais d’exécution. La planification projet exposée de cette façon permettra de donner aux parties prenantes et aux clients une vision et une idée plus claire sur l’étendue des travaux et sur le temps d’exécution nécessaire.
Quels logiciels utiliser pour faire un diagramme de Gantt ?
Si vous êtes novice en management projet, vous pouvez travailler sur un logiciel de gestion comme Excel. Dans le cas contraire, vous pouvez recourir à un logiciel diagramme de Gantt spécialisé tel que :
Smartsheet
Ce logiciel d’espace de travail dynamique et collaboratif permet d’automatiser les flux de travail. Destiné aux TPE, aux PME et GE, il dispose de deux fonctionnalités principales :
- Le mode de visualisation de Gantt qui affiche les interactions et suit la relation entre les activités. Il marque également le chemin critique et le pourcentage d’avancement. Il utilise la hiérarchie pour créer des lignes récapitulatives.
- Le formulaire « Paramètres du projet » où il est possible de configurer les jours fériés et d’activer les interdépendances pour la durée des tâches.
Après 30 jours d’essai, 3 abonnements mensuels sont disponibles : « Pro » à 6 €, « Affaire » à 22 € et « Entreprise » à un prix sur demande.
Gantter
Gantter est l’application PM N°1 pour Google Drive et G-Suite. Avec Gantter, vous pouvez :
- Suivre les tâches, les coûts et les ressources.
- Créer des diagrammes de Gantt interactifs.
- Accéder à vos projets facilement et les partager à tout moment, avec n’importe qui et de n’importe où.
Ces fonctionnalités sont associées à un moteur instantané de recommandation ainsi qu’un outil de gestion des risques. Gantter a plus de deux millions d’utilisateurs dans le monde. Il est utilisé couramment par des ETI, PME et Grand Compte ainsi que par des secteurs tels que l’aéronautique et l’agriculture.
L’abonnement à Gantter est de 5 $/mois, mais est disponible en version d’essai gratuite.
GanttProject
Ce logiciel de gestion de projet informatique s’utilise sur de nombreux systèmes d’exploitation tels que Windows, Linux et OSX. Ce logiciel de planning s’appuie sur la création d’un diagramme de Gantt. On peut alors visualiser les diverses interventions relatives au projet dans le temps.
Comme on peut aussi voir la dépendance des activités, vous pouvez les ordonner par le biais de GanttProject. Le logiciel est disponible en version gratuite d’essai. Le prix est de 5 $.
Quelles étapes pour ne pas louper son diagramme de Gantt ?
Comment faire diagramme de Gantt ? La création du diagramme de Gantt requiert de respecter scrupuleusement 6 étapes importantes qui sont les suivantes :
Étape 1 : la définition du projet
La première étape consiste à réunir l’équipe et à inspecter la référence de base qui a été approuvée et qui comporte trois éléments :
- Le cahier des charges ;
- La structure « Work Breakdown Structure », connue plus couramment comme la WBS ;
- Le dictionnaire de la structure WBS.
Les membres de l’équipe confirment que la référence de base recouvre la portée du projet à 100 %.
Étape 2 : la définition des tâches à réaliser
Il est conseillé de partir des grandes étapes et de les décomposer en petites tâches. Il est important de trouver l’échelle adéquate, qui ne soit ni trop précise, ni trop large. Les jalons doivent ensuite être choisis selon les livrables à la fin de chaque étape et les événements susceptibles de valider, soit la continuation, soit l’arrêt du projet.
Étape 3 : l’estimation de la durée des tâches
Dans cette méthode de gestion de projet, la planification dépend en grande partie du temps prévu pour chaque intervention. En fonction du management projet, l’unité la plus pertinente pourra être l’heure, le jour, la semaine ou le mois. Une fois l’unité choisie, il faut la conserver pour l’ensemble du tableau.
Voir aussi : Les 15 meilleurs logiciels de gestion de tâche
Étape 4 : l’identification des dépendances entre chaque activité
Il faut bien identifier les interactions entre toutes les tâches. Il y a celles dites séquentielles, c’est-à-dire qui ne peuvent être traitées qu’après la fin ou le début d’une autre. En revanche, d’autres peuvent être menées en parallèle. Dans cette phase d’ordonnancement, il faut connaître les 4 types de dépendance :
- FF ou Fin à Fin : les 2 se terminent en même temps.
- FD ou Fin à Début : une tâche débute quand la précédente est terminée.
- DF ou Début à Fin : une intervention ne se termine pas tant que la précédente n’a pas démarré.
- DD ou Début à Début : une activité ne peut commencer que si la précédente a débuté.
Étape 5 : le planning détaillé du projet
Il faut charger toutes les informations réunies sur le graphique. En examinant le planning, il est essentiel de vérifier que tous les aléas de planification possibles aient été abordés ainsi que les plans correctifs connexes. Il est courant d’ajouter des zones tampons pour y pallier.
Étape 6 : l’affectation des ressources
C’est une étape importante pour savoir qui fait quoi. Il est primordial de définir les ressources humaines et matérielles affectées à chaque activité.
Lors de la création d’un diagramme de Gantt, il est nécessaire de comprendre le rôle d’un chemin critique. Le chemin critique permet de limiter les risques de voir une activité donnée entraîner du retard dans les interventions suivantes. Ce qui risque de conduire à un retard du projet entier et au non-respect des échéances.
Comment utiliser un diagramme de Gantt ?
Le diagramme de Gantt est le document officiel qui contient le planning de référence. Ce document est utilisé pour l’exécution du projet et le suivi de son avancement. Le manager projet et son équipe sont tenus de mener à bien les activités définies dans la structure WBS. Ils disposent de deux méthodes pour mesurer le suivi du projet :
- Le calcul du pourcentage d’avancement ;
- La gestion de la valeur acquise qui mesure la performance du planning.
La performance du planning est comparée au planning de référence. Lors de cette comparaison, il faut prêter une attention particulière au chemin critique, qui est celui le plus long dans le planning, sans marge de battement. Le chemin est dit « critique » dans la mesure où tout retard dans une des interventions va obligatoirement engendrer un retard de l’ensemble du projet.
Ce chemin critique figure généralement en rouge sur le Chart. Si jamais l’écart dépasse un seuil défini à l’avance, le chef de projet devra prendre les mesures préventives qui s’imposent. Et dans le cas où l’écart ne peut être traité efficacement par ces mesures, il se trouvera dans l’obligation de déposer une requête officielle de changement dans le but d’obtenir une rectification du planning de référence.
FAQ – diagramme de Gantt
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