Smartsheet avis : le logiciel de gestion de projets pour les pros (2022)
Créé en 2006, le logiciel Smartsheet a été conçu comme une expansion d’Excel destinée aux chefs de projets. Avec une certaine facilité d’utilisation, cet outil de gestion centre son expérience utilisateur sur la création de fiches en lignes et cellules. Il est possible d’afficher d’un clic les données d’une fiche en grilles et en diagrammes de Gantt.
Sommaire
À propos du logiciel Smartsheet
Smartsheet est un logiciel SAAS, c’est-à-dire qu’il est hébergé sur cloud. Vous pouvez l’utiliser avec une connexion internet, depuis n’importe quel endroit. Pour cela, il faut installer une application disponible sur Mac OS, sur Windows, sur IOS et sur Android.
La création de nouvelles tâches et la saisie de données se font comme sur un tableur. Par défaut, vous visualisez sous forme de lignes et de cellules des informations aussi variées que vos budgets, vos tâches en cours et à venir, ou vos échéances. D’un clic, vous pouvez passer d’une vue en tableur à un affichage graphique, en diagrammes ou en grilles. Connecté à son compte, chaque membre de votre équipe peut voir en temps réel les informations que vous partagez.
- Très simple à prendre en main si vous maîtrisez déjà Excel ou Google Sheet.
- Le design de l’interface est épuré et pratique.
- L’interface est traduite en français.
- L’affichage des données d’une fiche en diagrammes ou en grilles se fait d’un clic.
- La fonction de cell linking permet de suivre facilement plusieurs projets de front dès le plan standard.
- De nombreuses intégrations aux applications tierces sont proposées dès le plan standard.
- Les possibilités d’automatisation sont limitées par rapport aux logiciels concurrents.
- Il n’y a pas de fonction Wiki.
- L’équipe commerciale de Smartsheet tend à mettre une forte pression marketing pour obtenir un surclassement.
À qui s’adresse le logiciel Smartsheet ?
Smartsheet est un outil de gestion de projet qui peut être utile à des entreprises de toute taille, qu’elles soient dans l’enseignement supérieur, le marketing, la santé ou le développement de softwares …
Pour vous donner un aperçu du potentiel de Smarsheet, nous allons faire un focus sur son utilisation dans trois contextes particuliers : l’administration d’État, l’humanitaire, et la construction de bâtiments.
Services administratifs de l’État
Smartsheet propose une version nommée Smartsheet Gov à l’attention spécifique de l’administration d’État. Aux USA, Smartsheet est le seul SAAS de gestion collaboratif autorisé par la FedRAMP, le programme fédéral de gestion des risques. Cela lui permet d’équiper les services de l’US Army, de l’US Air Force et du ministère de l’Intérieur. Ce passif constitue une garantie de sécurité et assure que vos données les plus confidentielles sont protégées. C’est un avantage impératif si vous travaillez dans un secteur sensible ou dans l’innovation.
Organisations non lucratives
Si vous travaillez dans une organisation non lucrative, vous apprécierez sans doute la fonction « formulaires » du logiciel. Cette fonction vous permet de créer directement depuis l’interface un questionnaire à l’attention de vos contributeurs ou de candidats au recrutement. Vous n’avez qu’à propager l’URL, et les informations recueillies iront automatiquement remplir le tableur que vous désirez.
Entreprises en aménagement urbain
De nombreuses fonctionnalités se révèlent utiles dans le secteur du bâtiment. Dans ce secteur, la gestion des budgets, des ressources humaines et des échéances est primordiale. Or, Smartsheet vous permet de manager cela facilement. L’onglet « Rapports » vous permet par ailleurs d’extraire ces données et de les exporter dans un fichier lisible par vos clients.
Vous pouvez y attacher d’autres informations résultant de l’accomplissement d’une tâche, comme des notes concernant la sécurité d’un site. Cela permet d’accélérer les échanges et les prises de décisions. Enfin, et c’est le point le plus important, les travailleurs du bâtiment ont besoin de solutions mobiles. Or, Smartsheet dispose d’applications pour IOS et Android pour vous connecter sur un smartphone ou une tablette. Sur application mobile, vous pouvez faire la même chose que sur ordinateur, avec une interface simplifiée et une consommation de batterie limitée.
Logiciel de travail collaboratif, plusieurs comptes peuvent être connectés à la même plateforme, dans le cadre d’une entreprise ou d’une organisation. Cela permet de gérer des tâches ensemble et de s’organiser sur la répartition des charges de travail.
Prise en main du logiciel Smartsheet
Ergonomie et simplicité de prise en main
L’interface de Smartsheet est plutôt minimaliste. Elle rappelle assez fortement la suite Microsoft Office. Les icônes l’emportent sur le texte, et beaucoup d’options se gèrent à la souris. Pour une prise en main rapide, l’avantage est aux habitués de Microsoft Excel ou de Google Sheet.
Les fonctionnalités du logiciel Smartsheet
La présentation des tâches en grilles et en diagrammes de Gantt
La gestion des tâches est l’une des fonctions centrales du logiciel Smartsheet. Sur la partie tableur, il est possible de renseigner toutes les données que l’on souhaite. Des modèles préconçus permettent d’inscrire facilement le nom de chaque tâche, la progression vers leur accomplissement, les échéances prévisionnelles ainsi que les ressources allouées. D’un clic, on peut ensuite visualiser toutes ces informations sur un calendrier, en grille inspiré par la méthode Kanban ou utiliser le logiciel de diagrammes de Gantt pour visualiser en graphique.
Le cell-linking
Vous gérez plusieurs projets et plusieurs équipes en même temps ? Rien de plus simple avec Smartsheet. La fonction cell-linking permet d’associer des fiches entre elles. Les lignes et les cellules d’une fiche bis peuvent être liées à celles d’une autre fiche. Les modifications opérées sur l’une s’enregistrent ensuite sur l’autre, en temps réel. Cela permet de lier des projets entre eux sans les confondre.
Les formulaires
Sur l’interface Smartsheet, il est possible de créer des formulaires. Une URL à diffuser vous est ensuite fournie. Cet outil permet d’automatiser l’enregistrement des données recueillies sur une fiche.
Le tableau de bord personnalisable
Le tableau de bord de Smartsheet est hautement personnalisable. Vous pouvez retirer et ajouter d’un clic différents widgets. Ils vous permettent d’avoir une vue d’ensemble des informations aussi variées que la disponibilité de vos équipes, la progression d’un objectif, le suivi d’un budget ou votre prochaine tâche de la journée. Tout est vérifiable d’un coup d’œil dès l’ouverture de l’application.
L’édition de rapports
Grâce à la fonction d’édition de rapports, vous pouvez voir l’ensemble des tâches réalisées et en cours de réalisation dépendantes d’un même objectif. Des statistiques détaillées sont fournies par le logiciel, notamment le temps passé sur chaque tâche par chaque membre de votre équipe. Ainsi, vous pouvez optimiser la répartition de la charge de travail en attribuant chaque tâche aux bonnes personnes. Cela permet aussi de mieux comprendre combien de temps chaque tâche prend à être accomplie, de sorte à fixer vos futures échéances avec réalisme.
Les commentaires et approbations
Enfin, les fonctions « Commentaires » et « Approbations », qui fonctionnent souvent de façon liée, constituent un binôme essentiel de l’environnement Smartsheet. En effet, Smartsheet est dénué de fonction Wiki, contrairement à certains des logiciels concurrents. Ces deux fonctions sont censées s’y substituer, et ça fonctionne plutôt bien. Un membre de votre équipe peut envoyer une demande d’approbation au chef de projet chaque fois qu’il modifie un fichier.
Le chef de projet peut répondre d’un clic par une approbation, ce qui met un terme à la tâche en cours, ou émettre des remarques pour ordonner de nouvelles modifications. La fonction « Commentaires » permet à chacun de demander davantage de précisions sur un fichier ou une tâche en cours. Sur Smartsheet, il est très simple de discuter avec le reste de l’équipe. Par ailleurs, si quelqu’un préfère échanger par mails, il peut connecter sa boîte mail personnelle pour y recevoir les commentaires qui l’interpellent, et y répondre de la même façon.
Sur Smartsheet, il n’y a pas de chat privé : toutes les conversations sont publiques. C’est un point controversé, car certaines entreprises apprécient le chat. Mais le chat est aussi dénoncé comme étant vecteur de déconcentration et de procrastination. C’est pour cette raison que tous les logiciels de gestion n’en sont pas pourvus.
Intégration du logiciel Smartsheet avec d’autres outils
Smartsheet propose une intégration à plusieurs applications tierces.
Outlook et Gmail : Facilitez l’importation de nouvelles données.
Il est possible d’intégrer Smartsheet à Outlook et Gmail. Concrètement, un discret menu déroulant va s’afficher au-dessus du texte de chaque e-mail que vous recevez. Cliquez dessus, et directement depuis votre boîte mail, Smartsheet vous propose d‘importer les données de l’e-mail dans le tableau de votre choix. L’ensemble de l’équipe avec laquelle le tableau est partagé pourra ensuite accéder à ces données, qu’il s’agisse du texte du message ou de ses fichiers joints.
DropBox, OneDrive et Google Drive : Rattachez des fichiers à vos tâches sans quitter l’interface Smartsheet
Smartsheet ne dispose pas de fonction Wiki. Par contre, il propose des intégrations aux principales solutions d’échange de fichiers par cloud. Vous pouvez exploiter ces intégrations pour attacher des fichiers hébergés en ligne à une tâche en cours. Les fonctions « commentaires » et « approbations » permettent par la suite de discuter des évolutions du fichier avec vos équipes, d’archiver les sauvegardes des anciennes versions, et de facilement demander à quelqu’un d’apporter une modification précise.
Zappier : Reliez Smartsheet à votre site web par des processus automatisés d’échanges données
Zappier est un logiciel SAAS spécialisé dans l’automatisation en no-code. Il permet de lier plusieurs logiciels entre eux et de leur faire échanger des données de façon automatique. Il est possible de connecter Zappier à Smartsheet. Cela permet par exemple de suivre un carnet de commandes. Avec Zappier, vous faites un pont entre votre site web et Smartsheet. Si vous tenez un site d’e-commerce, Zappier peut signaler chaque vente à Smartsheet, qui peut lui-même ajuster les stocks en conséquence, reporter la vente en termes de chiffres d’affaires, ou créer une nouvelle tâche pour expédier le produit.
Service client et support du logiciel
Au lancement, un widget guide en tant que débutant vos premiers pas dans l’application. Pour mieux apprendre à utiliser Smartsheet et exploiter toutes ses subtilités, l’équipe de développement met à disposition des utilisateurs de nombreuses vidéos tutorielles et des webinaires en accès gratuit. Il est aussi possible de recevoir une formation dont l’achèvement est couronné d’une certification. Cette formation est payante.
Au besoin, leur service client est disponible. Pour avoir un contact immédiat au téléphone, il faut par contre avoir souscrit au plan Enterprise. Sinon, la communication se fait par e-mails. Bémol à noter, au moment où cet article est écrit, l’assistance clientèle parle seulement l’anglais.
Offres et tarifs du logiciel Smartsheet
Offre gratuite
Smartsheet ne propose pas de version gratuite à usage illimité. En revanche, une période de 30 jours d’essai sans engagement est proposée. Cette version d’essai vous octroie les avantages du plan Affaires. Astuce à connaître, les équipes de Smartsheet sont réputées conciliantes sur cette période d’essai. Elles acceptent souvent de la prolonger si vous leur demandez.
Offre payante
Trois forfaits payants sont proposés par la société Smartsheet.
Le premier forfait, dit « Pro », coûte 6€/utilisateur/mois.
Le second forfait, dit « Affaires », coûte 22€/utilisateur/mois. Par rapport au forfait de base, il ajoute de nombreuses fonctionnalités. Il y a par exemple l’extension Adobe Creative Tools, l’exportation de fiches et rapports en dehors de votre organisation, l’archivage automatique des modifications apportés aux objets comme les fiches (journal d’activité) ou encore l’obtention d’une version white-label.
Enfin, le troisième forfait se nomme « Entreprise ». Il intègre DocuSign, la possibilité de fusionner des comptes ou de faire une rétrofacturation.
Avis des clients Smartsheet
Sur G2.com, Smartsheet fait partie des logiciels de gestion de projet préférés des internautes avec une note moyenne de 4,4/5 basée sur 8113 avis. Sur Trustradius, il est noté 8,4/10 par 622 utilisateurs au moment où nous rédigeons cet article.
Le plus souvent, les utilisateurs apprécient l’interface simplifiée de ce logiciel, sa sécurité, et sa polyvalence. Il est rapporté que la plupart des fonctionnalités et des intégrations fonctionnent de façon fluide, sans bugs, pour un gain de productivité qui vaut l’investissement.
En ce qui concerne les défauts, le manque de souplesse du logiciel quand il s’agit de programmer des automatisations est souvent déploré. Plusieurs utilisateurs regrettent également la pression un peu lourde que mettent les équipes commerciales pour vous surclasser.
Notre avis sur le logiciel Smartsheet ?
Si vous travaillez déjà sur un tableur et que vous cherchez un logiciel de gestion, Smartsheet est sans doute la meilleure solution pour vous. Il s’inscrit dans une continuité logique avec les softwares comme Excel, dont il est une évolution axée management.
Le temps d’adaptation pour vous sera donc court, pour un gain de productivité maximal.
D’une manière générale, la simplicité du logiciel est un de ses points forts. Il est indéniablement plus facile de prendre en main Smartsheet que ses alternatives plus puissantes, mais aussi plus complexes, comme ClickUp ou Monday.
Néanmoins, nous déplorons la rigidité du logiciel en matière d’automatisations, la faute à une architecture qui se fait un peu vieille.
Smartsheet n’est en effet apte qu’à détecter un nombre basique d’actions, ce qui limite les possibilités de programmation no-code.
Extraire des données spécifiques d’un tableur vers un document tiers, ou organiser la gestion de son CRM en lien direct avec son site web, le tout en automatique, s’avère laborieux, voire impossible. C’est un point faible, alors qu’un logiciel comme ClickUp est à l’inverse bien plus agile en la matière.
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