Asana avis : le logiciel de gestion de projet complet et ergonomique (2022)
Que vous soyez une entreprise ou un indépendant, il est parfois difficile de trouver le bon logiciel qui réponde à vos besoins. D’autant plus qu’il existe sur le marché du SAAS de nombreux logiciels différents (ClickUp, Monday, Jira…). Tous ont leurs propres spécificités, leur propre design, et leur propre écosystème. Faire un choix peut alors s’avérer difficile. En ce sens, notre équipe vous décrypte le logiciel de gestion de projet Asana. Facile d’utilisation, ergonomique et complet, il permet à tous de mieux s’organiser en un rien de temps. En cela, il se positionne sur un marché concurrentiel. Pour vous aider à savoir si Asana est fait pour vous, on va vous résumer les clefs de son succès.
Sommaire
À propos du logiciel Asana
- L’onglet « mes tâches », qui permet de toutes les afficher sans avoir à naviguer dans les différents projets en cours.
- Plusieurs modèles de projets préconçus facilitent la prise en main.
- Version gratuite bien équipée, qui permet notamment de gérer plusieurs équipes de front.
- Automatisations no-code performantes (à partir du forfait premium)
- Fonction portefeuille et gestion de ressources (à partir du forfait business)
- L’application mobile manque encore de clarté
- Il n’y a pas encore d’intégration complète aux applications tierces de calendrier.
- La gestion des sous-tâches manque de praticité (pas de possibilité de les trier d’un coup, par date par exemple)
Asana est un logiciel dont la création a débuté en 2008. Il est l’œuvre de deux anciens ingénieurs de Facebook, dont Dustin Moskovitz. Dustin est connu pour être cofondateur du réseau social et avoir été un camarade de classe de Mark Zuckerberg à Harvard. Il a d’ailleurs été représenté au cinéma dans le film The Social Network.
La version bêta d’Asana a été officiellement lancée en 2011. À l’époque, Monday et Clickup n’existaient pas encore. Trello venait d’être créé. Les logiciels de gestion de projet étaient moins utilisés. Jira existait depuis 2002, mais il était surtout connu dans le secteur du développement informatique. Asana s’est présentée comme une solution plus polyvalente et plus simple à prendre en main, utile à tous les secteurs d’activités pour gagner en productivité. En cela, il a contribué à la démocratisation des logiciels de gestion et des méthodes d’organisation agiles.
À qui s’adresse le logiciel Asana ?
Asana est un SAAS (« Software as a Service »). Autrement dit, il est accessible via un cloud, en utilisant son navigateur web. Au contraire de Microsoft Projet, Asana ne propose pas de licence pour un hébergement local. Par conséquent, Asana peut proposer ses premiers forfaits à des prix très bas, avec des tarifs évoluant selon la taille de votre entreprise. Votre compte est accessible depuis n’importe où, pourvu que vous ayez une connexion internet.
Néanmoins, l’impossible hébergement en interne en fait une solution inadaptée aux organisations qui manipulent des données ultra-sensibles. Rassurez-vous néanmoins, nous pensons ici aux services d’État, aux sociétés de sécurité informatique ou d’ingénierie militaire.
Le cloud d’Asana, qui est audité par des commissions indépendantes, respecte les critères de certifications SOC3, CCPA et RGPD en matière de sécurité des données. Ce sont des garanties suffisantes pour 99% des entreprises. D’ailleurs, Amazon, Paypal ou Japan Airlines sont officiellement équipés d’Asana.
Concernant ses fonctionnalités, Asana est un logiciel puissant et très modulable, surtout dans sa version Business. Il permet donc de manager des organisations de grandes tailles, divisées en plusieurs projets et plusieurs équipes. De nombreuses solutions d’optimisation et d’automatisation sont proposées. En cela, il se rapproche davantage des logiciels comme ClickUp et Monday que de logiciels plus basiques comme Trello ou GanttProject.
Néanmoins, il ne dispose pas des fonctionnalités spécifiquement utiles aux équipes de programmeurs qu’on retrouve sur Jira Software. Il est polyvalent et adapté à tous les secteurs d’expertise comme le marketing, la logistique, le graphisme, etc.
Prise en main du logiciel Asana
Le saviez-vous ? Le nom de la marque Asana dérive du monde du Yoga. En Yoga, une Asana est une posture physique, un exercice favorisant la souplesse et la respiration. C’est la promesse du logiciel Asana : vous aider à aborder vos projets avec souplesse et sérénité.
Ergonomie et simplicité de prise en main
L’interface d’Asana rappelle beaucoup celle de ClickUp. Un panneau latéral permet de naviguer entre plusieurs onglets qui correspondent aux équipes, aux projets, aux objectifs et aux rapports de votre organisation. Par rapport à ClickUp toutefois, l’environnement se veut plus coloré et convivial, voire carrément « fun ». Par défaut, en validant une nouvelle tâche, une licorne animée traverse l’écran. Ça ne conviendra certes pas à tout le monde, mais au moins, vous pouvez dire adieu aux environnements ternes et déprimants.
En matière de gestion des tâches, Asana fonctionne avec la division suivante : Chaque sous-tâche appartient à une tâche, qui appartient à une section, qui appartient à un projet, qui appartient à une équipe. Dès la version gratuite d’Asana, vous pouvez manager plusieurs équipes de front.
Vous pouvez aussi pour chaque tâche :
- Assigner un responsable
- Définir une échéance
- Ajouter une description
- Joindre un fichier externe
- Converser par un système de commentaires (cela remplace Slack et les e-mails)
- Coller une étiquette (par exemple pour définir différents niveaux de priorité).
Enfin avec Asana, vous disposez d’un onglet « mes tâches ». Depuis cet onglet, vous pouvez voir, sous forme de listes ou de calendrier, toutes vos tâches en cours ou à faire d’un coup d’œil. C’est très pratique, et les alternatives à Asana ne sont pas souvent équipées de cet outil. Nous pensons notamment à Trello qui, à ce jour, contraint à naviguer projet par projet pour trouver toutes ses tâches à accomplir.
Les fonctionnalités avancées du logiciel Asana
Nous venons de résumer les fonctions basiques d’Asana, disponibles dès la version gratuite. Avec un plan payant, vous disposez de fonctions avancées qui permettent de s’organiser d’une façon plus complexe ou de centraliser des informations utiles à votre entreprise.
Les fonctionnalités Premium
Champs personnalisés
Cette fonction permet de créer des colonnes annexes sur la vue des tâches en liste. Donnez-leur le nom que vous voulez, puis vous pourrez les remplir, tâche par tâche, avec des mots ou une valeur numérique. Cela permet, par exemple, de faire de la gestion de ressources en pointant le nombre d’heures passées sur chaque tâche après leur accomplissement.
Templates et tâches récurrentes
Les templates sont des modèles de tâches que vous pouvez sauvegarder. Par exemple, vous pouvez concevoir un template associant une description à un document joint et une étiquette. Chaque fois que vous aurez besoin de créer une tâche similaire, vous aurez juste à rappeler ce template.
Gestion des dépendances
Avec un forfait premium, vous pouvez hiérarchiser vos tâches à accomplir grâce à un système de dépendances. Attachez une tâche à une autre, et définissez laquelle a besoin d’être accomplie au préalable. Avec cette fonction est débloquée la vue en diagrammes de Gantt.
Tableau de bord et reporting
Le tableau de bord est un nouvel onglet accessible depuis un projet. Depuis cet onglet, vous avez accès à une série de statistiques utiles à connaître pour optimiser la productivité de vos équipes, ou établir une échéance réaliste au lancement d’un produit. Vous verrez notamment quel pourcentage de sous-tâches a été accompli, quelle tâche a pris du retard, combien d’heures ont déjà été passées sur chacune, etc.
Formulaires basiques
Asana intègre une fonction qui permet de créer des formulaires depuis son interface. Une fois votre formulaire créé, une url vous est attribuée. Vous avez juste à la partager pour recueillir des informations données par des personnes externes à votre organisation. Les formulaires sont utiles pour, par exemple, faire une campagne de recrutement ou demander l’avis de vos clients sur un produit. Contrairement à une solution tierce comme Google Forms, l’avantage de passer par Asana est que vous centralisez les informations recueillies directement sur la plateforme. Vous pouvez ensuite les afficher dans vos rapports ou les faire traiter par vos équipes de façon automatisée.
Automatisations basiques
Le forfait premium octroie les premières possibilités d’automatisation. L’application d’automatisation intégrée à Asana fonctionne en 100% no-code, c’est-à-dire que vous n’avez pas besoin de connaître quoique ce soit à la programmation pour en tirer parti. Vous pouvez utiliser cette fonction pour, par exemple, ajouter une étiquette, une liste de sous-tâches et une assignation à un membre de votre équipe, de façon automatisée, lorsque le titre d’une nouvelle tâche comprend un mot donné. Vous pouvez aussi programmer la création d’une tâche récurrente un certain jour du mois, ou lorsqu’une tâche annotée d’une certaine étiquette est accomplie. Ce second exemple est particulièrement pratique pour automatiser les processus de vérification ou de test des nouvelles fonctions d’un produit.
Les fonctionnalités Business
Formulaires en branches
Avec un forfait business, vous pouvez créer des formulaires plus sophistiqués. On parle de formulaire en branches. Sur un tel formulaire, vous pouvez conditionner l’apparition d’une question ou d’un champ à remplir à une action préalable, comme le fait d’avoir coché une certaine case.
Automatisations complexes
Avec le forfait business, vous pouvez installer des automatisations plus complexes. Vous sortez alors des modèles préconçus par Asana. La plateforme met à votre disposition une page sur laquelle vous pouvez créer des algorithmes de façon totalement libre. Avec votre souris, vous avez juste à faire glisser sur l’écran des icônes qui correspondent aux actions à réaliser et aux conditions de réalisation. L’application se chargera du codage automatiquement.
Demandes d’approbation
Cette fonction permet à un utilisateur de demander une approbation au chef de projet après un travail accompli. La validation de la tâche en question est conditionnée à l’approbation. Au besoin, le chef de projet peut pointer des modifications qu’il reste à apporter.
Portefeuilles et Gestion de ressources
Le portefeuille est la partie de l’interface où vous avez une vue d’ensemble sur l’activité de votre entreprise, à travers toutes vos équipes et tous vos projets. Plusieurs statistiques très utiles sont accessibles depuis le portefeuille. Le portefeuille permet notamment de surveiller le time-tracking et de voir les emplois du temps de chaque personne de votre organisation. Cela permet de mieux répartir la charge de travail, et d’assigner à chacun les tâches pour lesquelles il est le plus performant.
Définition d’Objectifs
Cette fonction est utile pour stimuler vos équipes. Elle permet de fixer les grands objectifs de votre entreprise pour les semestres ou les années à venir. Régulièrement, vous pouvez mettre à scène l’avancée vers cet objectif final grâce à des graphiques. Par exemple, vous pouvez fixer un certain chiffre d’affaires à réaliser, et notifier au fur et à mesure les nouveaux encaissements pour faire avancer la barre de progression. Toutes vos équipes le verront.
Intégration du logiciel Asana avec d’autres outils
Plus d’une centaine d’intégrations à Asana sont disponibles gratuitement. Elles permettent de faire d’Asana un logiciel plus connecté et plus centralisé. Par exemple, l’intégration à G-mail débloque sur votre boite mail une interaction qui permet d’attacher le contenu de chaque message à une tâche.
Nous ne pouvons pas lister toutes les intégrations dans cet article, car elles sont nombreuses. Notons toutefois qu’une intégration aux tableurs existe en natif et se révèle très pratique pour prendre en main Asana. Cette intégration permet de transformer en deux clics un tableau Excel en projet.
En revanche, nous déplorons qu’à ce jour, l’intégration avec les applications tierces de calendrier ne soit pas assez élaborée pour permettre de totalement automatiser les échanges d’échéances ou d’évènements clefs.
Service client et support du logiciel Asana
L’équipe support d’Asana est connue pour être attentive et réactive. On peut la joindre via une fiche de contact. Fait notable, l’équipe support d’Asana parle le français, ce qui n’est pas le cas de tous ses concurrents. Asana met aussi à disposition une documentation avec une recherche automatisée par problème pour apporter des réponses rapides lors de la prise en main du logiciel. Un forum est également disponible, ainsi qu’une série de webinaires et de tutoriels vidéos assemblés en une série appelée « Asana Academy ». La vocation d’Asana Academy est d’aider les utilisateurs à exploiter le plein potentiel de la plateforme.
Offres et tarifs du logiciel Asana
Offre gratuite
La version gratuite d’Asana est un de ses points forts. Cette version propose une gamme étendue de fonctionnalités, bien suffisante pour découvrir la plateforme et commencer à augmenter sa productivité. Nous avons listé la plupart des possibilités octroyées par la version gratuite dans l’avant-dernière section de cet article.
Nous préciserons ici que la version gratuite permet de créer un nombre illimité de projets, un nombre illimité d’équipes pour répartir jusqu’à 15 personnes et de profiter d’une centaine d’intégrations et applications, dont certaines permettent d’installer un time-tracking. Cet ensemble gratuit est plus complet que celui proposé par la majorité des alternatives à Asana.
Offre payante
Deux offres payantes sont ensuite proposées.
L’offre premium coûte 10,99€/utilisateur/mois.
L’offre business est de 24,99€/utilisateur/mois.
Il faut payer un supplément si vous ne comptez pas vous engager annuellement. Nous avons résumé plus tôt dans cet article l’ensemble des fonctionnalités supplémentaires qu’apporte chacun de ces deux forfaits.
Avis des clients sur Asana
Asana a du succès parmi les internautes. Par exemple sur G2.com, il est noté 4,3/5 par 8386 utilisateurs. Sur Trustradius, il bénéficie d’un score de 8,5/10 calculé sur la base de 1901 avis au moment où nous rédigeons cet article.
Parmi les quelques défauts que mentionnent les utilisateurs d’Asana, le léger manque de clarté de l’application mobile, l’absence d’intégration complète des calendriers et la gestion pénibles des sous-tâches sont souvent rapportés. Concernant ce dernier point en effet, il faut noter qu’il manque à Asana une fonction pour trier les sous-tâches, par exemple par échéance ou date de création. En gérer plus d’une centaine peut s’avérer laborieux et inciter à créer des projets dérivés, stratégie qui n’est pas non plus très pratique.
Mais il est possible que les équipes d’Asana, connues pour leur réactivité, aient corrigé cette défaillance au moment où vous lisez cet article.
Notre propre avis sur le logiciel Asana
L’équipe de développement d’Asana est l’écoute de ses utilisateurs : elle corrige rapidement les bugs et optimise les fonctionnalités vieillissantes.
Cela explique qu’outre les petits défauts que nous venons d’évoquer, il est difficile de trouver de grands points faibles à Asana.
Asana est implanté depuis longtemps sur son marché et, capitalisé à 4 milliards de dollars depuis 2020 et son introduction en bourse, il semble parti pour durer.
Il fait donc partie des solutions fiables à installer pour s’organiser à long terme. Il promet de s’adapter aux nouvelles méthodes de management, et de rester installable sur les prochains systèmes d’exploitation pour smartphone.
Par ailleurs, Asana est un outil puissant qui, bien mis à profit, permet de décupler sa productivité. Reste qu’en dépit d’une interface soignée, lisible et simple à utiliser, un néophyte peut se sentir déconcerté par le grand nombre de possibilités octroyées.
Si vous comptez sur une prise en main rapide, dans le cadre d’un petit projet ou d’un usage non professionnel, un logiciel plus basique, comme Trello, peut rester préférable.
FAQ – logiciel Asana
En compléments !
✔ Reporting puissants
✔ Assistance 24/7
✔ 300+ intégrations
✔ Assistance 24/7
Le Consultant Digital, cest votre consultant full-online !
Lisez le blog, accédez à des ressources gratuites et posez vos questions à nos consultants.
