Workflow : définition, avantages et 6 exemples d’usage concrets
La création de workflows est parfois proposée comme solution aux entreprises désireuses de revoir leur organisation et d’améliorer leurs performances. Avant de mettre en place un workflow dans votre structure, il est toutefois bon de comprendre ce que le terme désigne exactement. Or, le concept de workflow, s’il n’est pas très complexe fondamentalement, comporte plusieurs facettes. Explications.
Sommaire
Qu’est ce qu’un Workflow ?
Un workflow, ou flux de travail en français, est une séquence ordonnée de processus métiers qui constitue le cadre de réalisation d’une tâche ou d’un ensemble de tâches. Dit plus simplement, le workflow est la méthode avec laquelle vous réalisez une tâche.
Par exemple, si votre activité consiste à créer des vidéos pour YouTube, vous aurez sans doute pour chaque vidéo à réaliser une séquence d’actions qui, de vidéo en vidéo, reste en identique. Pour chaque vidéo, par exemple, vous pourriez chronologiquement avoir à :
- Trouver une idée de vidéo ;
- Rédiger un script ;
- Capturer le film ;
- Faire le montage ;
- Émuler la vidéo ;
- La partager sur l’ensemble de vos réseaux sociaux.
Grâce à une méthodologie adaptée, et/ou à un logiciel de gestion de projet, il est possible de représenter vos workflows sous forme visuelle et interactive. Cette pratique, en vogue dans beaucoup d’entreprises, a vocation à augmenter la productivité d’un indépendant ou d’une organisation. En effet, comme ce sera évoqué dans la suite de cet article, la représentation visuelle de workflows relève d’un puissant outil de collaboration. On peut s’en servir pour décupler la performance globale d’une équipe de travail et donc en amont le processus métier. Pourquoi ? Tout simplement, car les informations circulent plus efficacement.
Quels sont les différents types de workflow ?
Sur un logiciel collaboratif de gestion de projet, on peut représenter différents types de workflows. Voici les plus courants.
Workflows To-Do list
La traditionnelle to-do list peut être revisitée grâce à la méthode Kanban, pour davantage de visibilité sur les flux de travail en cours. Mise au point pendant les années 1950 pour le constructeur Toyota, la méthode Kanban est une méthode d’organisation minimaliste. Elle demeure encore à ce jour une des méthodes les plus utilisées pour gérer un flux de travail, grâce à son alliance de simplicité et d’efficacité.
Pour organiser un flux de travail en tableau Kanban, il suffit de créer trois colonnes : « À faire », « En cours » et « Terminé ». Matérialisées par des cartes (ou des Post-its), les tâches se déplacent d’une colonne à l’autre, de gauche à droite, au fil de leur progression. La méthode Kanban, d’abord pensée pour faire du lean management, est particulièrement pratique pour gérer un workflow itératif. Ainsi, on peut décider qu’une fois la dernière tâche terminée, on repasse l’ensemble des étiquettes dans la colonne « à faire » pour reprogrammer un nouveau cycle.
Workflows de méthodologie Scrum et Agile
La représentation visuelle des workflows se prête également bien aux organisations structurées en mode agile. En effet, quand on fait la gestion de projet agile, un méthode scrum par exemple, les tâches sont réalisées en suivant des séquences itératives et parfaitement structurées de processus.
Grâce à la création d’un workflow sur un logiciel collaboratif de gestion de projet, tout le monde peut notamment gagner du temps sur les échanges entre l’équipe de développement et l’équipe de déploiement. En effet, sur un tel logiciel, on peut matérialiser le transfert d’une tâche entre les deux équipes, en y attachant des fichiers liés. Les aller-retours entre le développement et le déploiement peuvent donc se faire vite, tout en gardant un historique précis de chaque échange.
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Workflow de transfert
Dans un workflow de transfert, chaque processus du flux est géré par un collaborateur. Ainsi, chaque tâche est transférée de collaborateur en collaborateur au gré des échéances. Grâce à un logiciel de gestion de projet performant, il est possible pour chaque collaborateur d’ajouter, à l’attention de son successeur, un commentaire ou une pièce jointe avant de lui assigner la tâche.
Ce système permet de gérer un projet en équipe de façon à la fois transparente et horizontale. Son atout majeur réside aussi dans la garantie octroyée que deux personnes n’effectuent pas en même temps le même travail, car la dernière mise à jour du process est instantanée.
Gestion des flux de travail des demandes entrantes
Enfin, on appelle flux de travail à demandes entrantes le workflow programmé sur informatique pour automatiser l’entrée de données externes à traiter. Par exemple, un bon logiciel de gestion de projet peut être intégré à des applications tierces comme les messageries ou les CRM. Ainsi un manager peut automatiser la création d’une nouvelle tâche en début de workflow après la réception d’un email. Dans la même entreprise, le SAV peut également profiter d’une telle automatisation pour les tickets clients à résoudre.
Pourquoi raisonner en terme de workflow ?
Meilleure implication des équipes dans le projet
La création de workflows au sein d’une plateforme unique de gestion de projet permet d’axer la culture de l’entreprise vers davantage de transparence. En effet, fonctionner en workflow s’accompagne souvent d’une horizontalité accrue. Non seulement chacun peut voir ce que font les autres collaborateurs, mais chacun peut comprendre le rôle de son processus métier à l’échelle de l’organisation. Ce type de fonctionnement favorise la responsabilisation, l’implication des équipes dans le projet, et encourage les prises d’initiatives individuelles.
Rationalisation du temps de travail
Par ailleurs, la représentation visuelle des workflows permet d’identifier immédiatement les failles liées à des processus redondants ou à un goulet d’étranglement. L’entreprise peut ainsi optimiser l’utilité du temps de travail de chaque collaborateur.
Réduction des hésitations
En créant un workflow, il faut essayer de diviser au maximum les tâches programmées, jusqu’à arriver aux unités les plus modestes possibles. De la sorte, leur enchainement se fait ensuite de façon fluide. Chaque collaborateur connaît exactement l’enchainement des étapes et sait ce qu’il doit faire à n’importe quel instant. Cela évite que chacun dilapide son temps et sa concentration à chercher par quel angle attaquer une nouvelle opération.
Limitation des risques d’erreurs
Grâce à un cadre précisément séquencé, le risque d’erreur, voire de retard, est également réduit. Avec un bon workflow, il n’y a pas de place laissée à l’incertitude. On sait précisément par quelles étapes passer pour aller d’un point A à un point B.
Actualisation facilitée des KPI
Enfin, le passage d’une tâche d’un processus à l’autre est chaque fois l’occasion de relever quelques statistiques : productivité, temps de travail, résultats, etc. Cela permet de créer des KPI plus facilement et de trouver de nouvelles options d’optimisation à rythme constant.
6 exemples concrets de workflow
La création de workflows sur informatique a une multitude d’applications possibles. En voici quelques exemples.
1- Intégration des clients
Dans le domaine bancaire par exemple, les workflows sont utilisés pour intégrer les clients et gérer la création de nouveaux prêts. Chaque fois qu’une demande est présentée, une série de processus est ainsi effectuée, incluant notamment la vérification de l’identité du client, l’échange de documents, l’autorisation de crédit et la signature du contrat. Grâce à un logiciel adapté, l’entreprise peut également archiver le traitement des informations à la fin de chaque processus.
Dans de nombreux autres domaines, la création de workflows peut faciliter la gérance des commandes ou la livraison de service. Intégré à une boutique en ligne ou à un CRM, un logiciel de gestion de projet peut même créer les tâches en automatique (voir plus bas la section « E-commerce »).
2- Onboarding des employés
D’une façon similaire, l’agent fraîchement recruté par une organisation peut avoir à passer par un workflow destiné à gérer les embauches. Ce type de flux, répétitif pour l’entreprise, peut être programmé une fois pour toute afin de superviser l’intégration de tous les nouveaux collaborateurs. Au sein de ce flux, on peut notamment automatiser la demande et la réception de documents d’identité, la création de nouveaux comptes utilisateurs sur des applications informatiques ou l’envoi de documentation technique.
3- E-commerce
Dans le cadre d’un e-commerce, la création de workflows peut aussi contribuer à l’optimisation de la logistique. En intégrant un logiciel de gestion de projet à votre CMS, vous pouvez ainsi créer en automatique une nouvelle tâche chaque fois qu’une commande est passée. Il n’y a donc plus de délai ni de friction liée à la retransmission de chaque commande au gestionnaire des stocks. Avec un bon workflow, les clients sont livrés rapidement et leur satisfaction augmente.
4- Soins de santé
Typiquement, c’est aussi au sein des hôpitaux qu’on peut constater la mise en place de workflows. Les services de santé peuvent ainsi rationnaliser le traitement des patients, à travers une série d’étapes allant de la prise en charge à la sortie.
5- Demande de service par voie numérique
Les systèmes de gestion de tickets sont aussi des workflows numériques couramment utilisés. Ils permettent aux équipes de support client de gérer et de répondre à différentes demandes en temps réel. La résolution des problèmes est ainsi plus rapide et mieux priorisée. En outre, l’intégration à un logiciel CRM permet de créer des tâches en automatique pour chaque nouveau ticket reçu.
6- Fabrication par l’automatisation
Enfin, comme évoqué plus haut, le travail en workflows a été préconisé à Toyota dès les années 50, par le créateur de la méthode Kanban. Aujourd’hui, il est devenu une norme dans la production automobile. Plus largement, le fonctionnement en workflows, permet dans tout secteur d’activité de produire en s’adaptant aux besoins du marché. L’évolution des stocks est suivie en continu, et les tâches sont ainsi créées au jour le jour en fonction de la demande des clients. Ce système évite à l’entreprise la surproduction et ses désagréments.
FAQ – Workflow définition
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