Méthode Prince2 : pour le management et la gestion de projet
Prince2 est la méthodologie de gestion de projet la plus utilisée au monde. Actuellement, cet outil est utilisé dans plus de 150 pays pour des projets variés.
De quoi s’agit-il ? Quel est le processus de la méthode Prince2 ? Faut-il une formation pour utiliser Prince2 ? Des examens sont-ils à passer ? Quels sont les avantages de Prince2 ? Voici quelques-uns des thèmes abordés dans cet article sur la méthode Prince2 pour le management et la gestion de projet.
Sommaire
Méthode Prince2 définition : c’est quoi cette méthodologie ?
Prince est l’acronyme de Projects IN Controlled Environments (projets dans des environnements contrôlés en français).
Prince2 est utilisée pour la gestion de projet. Elle se base sur l’utilisation de processus et de principes, ce qui la rend utilisable pour tous types de projets. Aussi bien pour les projets d’entreprise du secteur privé que du secteur public.
La méthode Prince a tout d’abord été créée en 1989 sous l’impulsion du Département du Commerce Britannique. Elle a ensuite été actualisée en 1996, d’où l’ajout d’un « 2 ». Sa dernière mise à jour date de 2009 et a été réalisée par le propriétaire de Prince2 : Axelos. Pour information, Axelos est une joint-venture fondée en 2013 par le Cabinet Office. Et ce, à la demande de Capita plc et du gouvernement Britannique. La mission d’Axelos est notamment de développer, de gérer et de mettre en avant les meilleures pratiques. Particulièrement dans les domaines de la gestion de projet, de la Cyber Résilience et de la gouvernance IT.
Pour que la méthodologie de gestion de projet Prince2 soit respectée, l’équipe doit respecter un ensemble de rôles, de processus et de principes. Elle repose sur le fait que tous les projets ont un début, un milieu et une fin. Ceci permet une meilleure organisation et une meilleure planification des projets par l’équipe.
Les principes de la méthode Prince2
Pour assurer un meilleur management des projets par l’équipe, Prince2 repose sur 7 principes :
► Tout projet doit posséder une justification commerciale continue : au cours du projet, il faut garder en tête le retour sur investissement. Il faut sans cesse s’assurer que les avantages l’emportent sur les risques. Chaque projet doit donc avoir des clients définis, des objectifs atteignables et une évaluation détaillée des coûts.
► L’équipe doit tirer des enseignements de l’expérience : avec la méthodologie Prince2, un projet suit un processus. L’équipe doit tirer des leçons de chacune des étapes afin d’améliorer le travail futur.
► Les rôles doivent être clairs : chaque membre de l’équipe doit avoir un rôle et des responsabilités clairement définis.
► L’organisation et la planification du travail se font en étape : la méthode Prince2 fonctionne par séquence de travail successive. Notamment pour faire un examen régulier et voir si le projet suit toujours la bonne direction pour l’atteinte des objectifs.
► La gestion de l’équipe se fait via le « management par exception » : c’est le comité de projet (cadres supérieurs) qui fixe les exigences du projet (temps, coûts…). La gestion quotidienne du projet est confiée à un chef de projet. En cas de soucis majeurs, le comité de pilotage assure le management. C’est ce qu’on appelle le « management par exception » dans la méthode Prince2.
► L’équipe doit rester concentrée sur les produits : les produits (livrables) sont soumis à un contrôle régulier. Notamment pour vérifier leur conformité avec les exigences des clients.
► Il faut adapter la méthode si besoin : Prince2 reste plutôt rigide. Cependant, il est possible de l’adapter en fonction du projet. Il existe d’ailleurs une certification Prince2 agile, afin d’allier la flexibilité du gestion de projet agile avec le cadre de Prince2.
Le processus de la méthode Prince2
#1. Élaboration du projet
C’est la première séquence : celle de l’élaboration du mandat de projet. Le contenu de ce document est bref. Il doit essentiellement permettre de répondre à la question « le projet est-il valable et viable ? ». Pour ce faire, il contient les objectifs du projet et pourquoi celui-ci est nécessaire. Ensuite, une personne procède à l’évaluation du mandat, afin de savoir si le projet peut être lancé ou non. Si le feu vert est donné, la personne à l’origine du projet doit fournir un brief plus détaillé. Avec les ressources, le personnel et tous les autres besoins nécessaires à la réalisation du projet.
#2. Direction du projet
C’est au tour du comité de pilotage de procéder à l’évaluation des différents briefs de projets. Cette fois, il se base principalement sur la viabilité et la justification commerciale du projet. Après évaluation, le projet est approuvé ou refusé.
S’il est approuvé, le comité de pilotage se lance dans la planification des projets. Notamment en désignant un chef de projet qui assurera le management au quotidien.
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#3. Initialisation du projet
Troisième séquence du processus Prince2, il s’agit du lancement du projet. Le chef de projet réalise une documentation de démarrage de plan. Le contenu est un plan de projet détaillé avec un niveau de référence pour chacun des 6 objectifs de rendement. Pour rappel, les objectifs de rendement sont les suivants : coûts, durée, qualité, portée, risques, bénéfices.
Encore une fois, ce document est soumis à une évaluation par le comité de pilotage. Si le résultat du passage à cet examen est positif, alors le travail à proprement parler commence.
#4. Contrôle d’une séquence
Le chef de projet divise le travail en plusieurs tâches dont il confie la réalisation aux différents membres de l’équipe. Le chef de projet vérifie ensuite que chaque séquence se déroule selon la planification prévue. Si ce n’est pas le cas, il travaille l’organisation pour que la séquence se déroule comme prévu.
#5. Gestion de la livraison des produits
Le chef de projet compare l’avancement du projet avec la planification initiale. Dans le but de s’assurer que le projet, et les livrables (produits) correspondent aux exigences de qualité de Prince2.
#6. Gestion des limites de séquences
Le comité de pilotage, accompagné du chef de projet, passe en revue chaque séquence. Ceci afin de vérifier que le projet est bien conforme aux exigences de qualité de la méthodologie Prince2.
À chaque contrôle de séquence, ils décident si le projet doit continuer et valident le passage à l’étape suivante. Ou s’il faut l’abandonner. Enfin, les chefs de projet réunissent l’équipe et font le bilan des enseignements tirés de cette séquence. Et ce afin de sans cesse améliorer la qualité du travail.
#7. Clôture du projet
Il s’agit de la dernière étape du processus de Prince2. Le chef de projet met un point final à toute la documentation liée au projet, notamment les rapports Prince2. C’est aussi le moment de voir si tous les objectifs ont été atteints, et ce que le projet a apporté de plus.
Les rôles de la méthodologie Prince2
Avec Prince2, on distingue 3 rôles principaux :
- Le comité de pilotage : parfois appelé tableau de projet. Généralement composé du client, de l’utilisateur final et du fournisseur.
- Le chef de projet
- L’équipe de projet
Outre ces 3 rôles principaux, d’autres rôles, tout aussi importants, sont définis dans Prince2.
1. Le client
Il s’agit de la personne qui paye pour que le projet soit réalisé.
2. L’utilisateur
C’est la personne pour qui est fabriqué le livrable, celle qui utilisera les produits finaux. Ou qui sera affectée par les résultats du projet. Dans certains cas, le client et l’utilisateur sont une seule et même personne.
3. Le fournisseur
C’est un expert dans son domaine. Il a les connaissances et les compétences nécessaires pour la conception ou la création du produit final. Il permet donc de mener à bien le projet.
4. Le chef de projet
C’est lui qui au quotidien est chargé de l’organisation, de la planification, et de la supervision du travail. C’est aussi lui qui attribue les tâches aux membres de l’équipe et qui s’assure du respect des délais.
5. L’équipe projet
Avec le responsable d’équipe, ce sont les personnes qui accomplissent les différentes tâches qui composent le projet. Le responsable d’équipe relève directement du chef de projet. Il contrôle que le travail est bien effectué, et que l’équipe ne rencontre aucun problème.
6. L’administrateur
C’est la personne qui organise les réunions, qui s’occupe du suivi de la documentation du projet. Et qui transmet les informations à tout le monde. Sur des projets de petite envergure, c’est généralement le chef de projet qui assume cette responsabilité. Si plusieurs projets ont lieu en même temps, l’entreprise peut mettre en place un soutien administratif pour gérer ces tâches.
Avantages de Prince2
Une gestion de projet simplifiée
Elle se fonde sur les produits, et est divisée en étapes. À la fin de chaque étape, l’équipe procède à l’examen des résultats. Cela permet de vérifier régulièrement la qualité du travail, et de garder en vue les objectifs finaux. Ainsi, l’équipe reste concentrée sur les buts à atteindre et s’améliore sans cesse.
Le fait de procéder par étapes permet également une gestion de projet plus simple, notamment s’il est de grande envergure.
De plus, le lancement, le suivi du projet et la fin sont soumis à un processus rigoureux. Ce qui permet d’assurer la qualité du projet et facilite sa gestion.
A voir : Meilleurs logiciels de gestion de projet
Une meilleure communication
L’utilisation de Prince2 permet une meilleure communication. Aussi bien entre les membres de l’équipe, qu’entre l’équipe et toutes les parties prenantes du projet. Les rapports qui sont publiés après chaque contrôle permettent à chacun d’être au courant de l’avancée du projet. Ce contrôle régulier permet aussi de faire le point sur les éventuelles difficultés rencontrées, et donc d’y remédier rapidement.
Ainsi, toutes les parties prenantes du projet ont leur mot à dire, et peuvent être impliquées dans le processus. Et ce, au bon moment. En effet, l’implication de la direction et des autres participants externes du projet ne se fait qu’à certains moments. Cela évite un management trop présent qui peut « déranger » le travail de l’équipe.
Cette communication régulière entre tous les participants au projet permet une meilleure organisation, et donc une meilleure gestion.
Des améliorations continues
Comme nous l’avons évoqué, cet outil fonctionne par séquence. Et à la fin de chaque séquence, l’équipe passe en revue le travail accompli. Et ce, afin de décider du passage ou non à la séquence suivante.
Ce mode de fonctionnement permet d’apporter des améliorations tout au long du processus. Cela limite notamment les risques d’échec ou de retard du projet. En effet, les défauts éventuels sont rapidement repérés et peuvent donc être corrigés immédiatement. Cela permet de conserver un niveau optimal de qualité tout au long du projet.
Un gain de temps
Un des autres avantages principaux est le gain de temps qu’elle permet. En effet, puisque l’organisation du projet se fait de manière rigoureuse, par étapes, cela permet de gagner du temps.
De plus, le fait d’avoir une meilleure planification permet d’économiser des ressources. Et donc de réduire les dépenses liées au projet.
Qu’est-ce que la certification Prince2 ?
Comme nous l’avons mentionné précédemment, il existe une certification Prince2 agile. Mais ce n’est pas tout, pour s’assurer que les responsables maîtrisent l’outil, Axelos a mis en place une certification Prince2.
Il existe deux niveaux de certifications :
► Niveau Foundation : ce niveau de certification sert à présenter le fonctionnement de Prince2. En passant l’examen Foundation Prince2 vous prouvez que vous connaissez et comprenez son fonctionnement. La validation de cet examen démontre que vous pouvez travailler avec, ou au sein d’une équipe de gestion de projet. En clair, vous pouvez travailler avec une entreprise utilisant Prince2.
► Niveau Practitioner : Il vise à valider que vous êtes capable de comprendre suffisamment la méthode afin de l’adapter. Le passage de l’examen Practitioner Prince2 confirme que vous savez appliquer et adapter l’outil selon les projets et l’environnement.
Le passage du niveau Foundation ne nécessite pas de prérequis obligatoire. Cependant, il est recommandé de posséder une expérience préalable en gestion de projet. Il est possible de passer l’examen à distance (en ligne) ou sur papier. Pour information, une fois le niveau Foundation acquis, la certification Prince2 Foundation est valable à vie.
Cela est un peu différent pour le niveau Practitioner. Il faut posséder le niveau Foundation pour pouvoir passer l’examen. Une fois obtenue, cette certification Prince2 Practitioner est valable 3 ans. L’examen peut aussi se dérouler à distance ou sur papier.
Pour les deux niveaux de certifications Prince2, il est possible de suivre une formation Prince2 pour s’y préparer au mieux.
FAQ – Méthode Prince2
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