Revue de projet
Tout projet se démarque d’un autre par ses propres objectifs et ses défis. Mais quelles qu’en soient les caractéristiques, la gestion de projets suit toujours le même processus. Après la phase de lancement suivent les phases de planification, de réalisation, de contrôle et enfin de clôture. Tout au long de ce processus, la revue de projet s’avère incontournable.
Sommaire
Qu’est-ce qu’une revue de projet
Un projet ne doit pas démarrer sans phase de lancement. L’objectif de votre projet doit être clairement défini. Le meilleur outil de gestion de projet est le recours à la méthode SMART qui signifie :
- Spécifique : un objectif défini de manière simple et précise ;
- Mesurable : l’avancement du projet est évalué via des variables définies ;
- Atteignable : l’objectif peut être ambitieux, mais atteignable ;
- Réaliste : l’objectif doit être réaliste par rapport aux contraintes telles que le budget ou la durée ;
- Temporel : il faut fixer l’objectif dans le temps et préciser la date de fin.
Une fois l’analyse de l’objectif définie, votre projet s’articule autour des différentes phases matérialisées par des jalons. Chaque phase permet de voir l’avancement du projet à un instant « T ». Après chacune des étapes de revue de projet franchie, on peut entamer la phase suivante. Un jalon est validé au cours d’une réunion formelle appelée « revue de projet ».
Les dates de chaque revue de projet sont déterminées depuis le départ. Toute décision prise lors d’une revue de projet est exécutoire et irrévocable. Elle sert de référence pour la suite des opérations de planification de projet et suivi de projet.
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Pourquoi réaliser une revue de projet ?
La revue de projet se distingue du comité de pilotage et du comité de suivi de projet. Ces derniers sont organisés à l’avance à fréquence régulière. La fréquence peut être chaque quinzaine ou chaque mois, indépendamment de l’avancement du projet.
Qui dit revue de projet dit un jalon de franchi. Et un jalon est une phase importante dans le projet. C’est durant cette réunion spécifique que chaque décision concernant la suite des opérations va être prise. Chaque décision à prendre va être basée sur l’état d’avancement du projet par rapport au plan du début. La décision qui prédomine est le passage à l’étape suivante du projet.
Une revue de projet est essentiellement destinée à :
Dresser le bilan de l’avancement du projet
En se basant sur les accords du jalon précédent, il faut vérifier que les objectifs soient bien atteints et que les échéances et délais aient été respectés.
Renforcer l’intelligence collective
Il est important de laisser les intervenants communiquer face à face pour favoriser la coopération via des discussions, des échanges d’informations ou même de critiques constructives. Grâce à la revue de projet, vous pouvez également avoir une vision précise et transparente des tâches et des travaux. Ce qui permet de les fédérer à nouveau autour de la réussite du projet.
Gérer les problèmes éventuels
C’est au cours de la revue de projet que l’on fait part aux intervenants des problèmes rencontrés et des solutions proposées ou appliquées.
Décider d’éventuelles réorientations ou réajustements
Dans le cas où d’éventuels ajustements s’avèrent nécessaires, c’est lors d’une revue de projet qu’ils sont adoptés, car tous les intervenants doivent être présents pour valider la décision.
Prendre des décisions techniques ou financières
À l’instar des réajustements techniques, toute décision financière se prend au cours d’une revue de projet. C’est le cas, par exemple, si l’entreprise décide de déclencher un appel de fonds.
Estimer le coût de chaque tâche
La revue de projet est aussi le moment où ont lieu l’estimation du coût des tâches et la sélection des profils et des ressources nécessaires à fournir.
Qui réalise une revue de projet ?
Comme c’est au cours de cette réunion que les décisions majeures sont prises, tous les décisionnaires sont invités. Il s’agit des responsables de la conception de projet, du management de projet, de la gestion de projet, de la planification projet, etc. En bref, le groupe est constitué de l’équipe complète de personnes concernées par le projet, à savoir :
- Le commanditaire du projet est le donneur d’ordre du projet. Il a pour rôle d’autoriser le lancement du projet et de le financer. Les décisions sur le contenu, les échéances et les coûts du projet lui reviennent.
- Le manager projet qui s’engage à faire avancer les travaux et faire atteindre les objectifs. Ce sont les décisions du commanditaire qu’il doit appliquer et il fait de son mieux pour que l’équipe projet livre ce qui a été mandaté.
- Le chef de projet s’assure du bon déroulement et de la bonne qualité du projet d’un bout à l’autre. Il doit assumer la responsabilité de toutes les phases.
- L’équipe projet est un groupe composé de dirigeants qui sont tenus de veiller au bon fonctionnement du projet. Ce dernier est critique pour l’organisation.
- Des experts qui apportent un regard externe à l’entreprise.
- Le sponsor est le responsable de la réussite globale du projet. Il lui appartient de désigner le chef de projet et l’équipe projet, et de définir les critères de réussite du projet.
- Le comité de pilotage qui assure le bon fonctionnement des projets entre prestataires et clients.
Quand réaliser une revue de projet ?
À l’instar des jalons qui caractérisent une route pour nous indiquer la distance parcourue, les jalons projets désignent les moments importants dans votre projet. Ils représentent la fin d’une étape essentielle dans la gestion de projet.
La fin d’une série de travaux est un événement important, au même titre que le lancement d’un produit ou la signature d’un contrat. Cet événement est un élément significatif et constitutif d’un projet.
Une revue de projet se réalise à la fin de chaque étape importante du projet. Elle marque un livrable ou un groupe de travaux. La fin d’une étape signifie le début d’une autre étape majeure dans la conduite de projet.
Exceptionnellement, une revue de projet peut avoir lieu, non pas entre deux phases comme à l’accoutumée, mais à un moment où le projet rencontre des difficultés.
La revue de projet est donc un moment crucial à marquer dans le temps et qui est reconnu aussi bien par le comité de direction de l’entreprise que par l’équipe projet. Un tableau précis est dressé concernant : l’état du projet, les dépenses, les délais, les recommandations à suivre avant de décider si le projet peut passer à l’étape suivante.
Les étapes de réalisation d’une revue de projet
Tout a un début, comme tout a une fin. Les projets n’échappent pas à cette règle : ils doivent commencer quelque part. La réunion de lancement de projet précède toujours chaque projet. Cette revue de projet avec votre équipe, vos clients et les intervenants est d’une importance capitale.
Cette première revue de projet vous permettra de rencontrer les différents acteurs du projet et de créer une dynamique et une cohésion. Elle donnera une vision claire et précise du projet aux participants avant de démarrer le projet.
C’est au cours de cette première revue de projet que vous pourrez :
- Identifier l’équipe et les intervenants.
- Annoncer la date officielle de début du projet ainsi que d’autres dates importantes.
- Établir les calendriers et les plans d’action.
- Révéler les buts et objectifs du projet.
- Définir les attentes de toutes les parties prenantes.
- Déterminer la méthode et le processus à suivre.
- Spécifier les outils nécessaires au projet : outils de gestion de projet Agile, logiciel de gestion de projet, etc.
- Discuter du coût du projet.
- Parler des bonnes pratiques, des règles de fonctionnement du projet.
- Indiquer les points saillants du projet.
- Faire connaître les produits livrables.
- Vous échangez à propos des difficultés et des risques potentiels.
Indépendamment de la méthode ou du processus choisi, un projet comporte toujours les mêmes étapes : l’initialisation, la planification, l’exécution, la surveillance et contrôle et enfin la clôture. La revue de projet de lancement ouvre la porte à la réussite jusqu’à la clôture.
Étape 1 : Définir les objectifs de la revue de projet
Une bonne gestion de projet consiste à veiller à ce que tout se passe au mieux. La planification de projet doit vivre au rythme du projet et révisée au jour le jour. Les mauvaises surprises ou les malentendus dans le management projet seront ainsi évités.
Il est également idéal d’avoir un espace partagé. Chaque logiciel est destiné à centraliser les informations : Google docs, Google Sheets, Monday, Trello, Asana, Slack, Intranet, etc.
Et enfin, et non le moindre, il faut savoir fixer les objectifs :
- Contrôler que les objectifs de l’étape précédente sont atteints.
- Vérifier le respect des échéances et des délais.
- Valider les phases du projet.
- Gérer les problèmes éventuels.
Étape 2 : Préparation
La préparation joue un rôle déterminant dans les étapes d’une revue de projet. Celle-ci se doit d’être impeccable, avec un contenu aussi clair et transparent que possible. Elle se fait lors d’une ou de plusieurs réunions avec votre équipe. Vous devez établir l’agenda de la revue et les documents contractuels nécessaires à la tenue de la revue.
Chaque livrable de l’étape précédente doit être repris pour noter ce qui a été fait, ce qu’il faudra encore faire ainsi que les problèmes rencontrés. Comme il s’agit d’une revue de fin de phase, il faut discuter des aspects financiers et les comparer avec les chiffres estimés au cours du jalon précédent.
Étape 3 : Entretien avec le commanditaire
Comme il est à la fois donneur d’ordre et sponsor, un entretien avec lui quelques jours ou au moins quelques heures avant la réunion de revue est incontournable. Aménagez-vous le temps nécessaire pour revoir ou corriger votre présentation en fonction du retour d’informations du sponsor.
C’est bien connu, un sponsor n’apprécie pas d’apprendre des informations sur le projet en présence d’autres membres, notamment en cas de problèmes rencontrés. Il peut vous demander des changements de formulation, de pointer une information manquante ou d’ignorer un détail trop précis.
Étape 4 : Entretien avec le chef de projet
Le chef de projet a un rôle stratégique dans un projet. Après l’entretien avec le sponsor, il faut en prévoir un avec le chef de projet. Cet entretien permet d’évaluer les hypothèses et les préoccupations pour évaluer si elles sont valables.
Il peut arriver que des réponses du chef de chantier soient en contradiction avec celles du sponsor. De telles préoccupations doivent être soigneusement notées pour les tester ultérieurement auprès d’autres parties prenantes du projet.
Étape 5 : Entretien avec les parties prenantes
En amont de votre revue de projet, vous devez terminer toutes les sessions que vous avez prévues le plus tôt possible. Il vous faut également tester le matériel que vous avez acquis au cours des réunions précédentes.
Cette démarche peut déclencher des enquêtes complémentaires qui vous amèneront à rencontrer certaines parties prenantes. Veillez à vous en tenir aux mêmes questions dans chaque entretien.
Il est préférable de garder une trace de chaque entretien pour pouvoir fournir des notes de réunion à chaque partie prenante pour lever toute ambiguïté avant une décision définitive.
Étape 6 : Analyse
Après tous les entretiens et toutes les vérifications, il convient d’analyser les données et de les comparer aux hypothèses initiales.
Le chef de projet a annoncé la diffusion de la documentation. Il a aussi présenté la situation. Chaque intervenant revient dans son organisation et effectue ses travaux d’analyse. Chacun émet ensuite des fiches de commentaires vers le chef de projet avant la tenue de la revue de projet.
L’équipe projet cherche une solution au problème évoqué sur la fiche de commentaires. Le rapport de l’avancée du projet sera présenté au cours de la revue de projet.
Étape 7 : Conclusion
La dernière étape est la conclusion qui statue sur le bilan de la revue. Le bilan peut être :
- Satisfaisant. Le jalon est acquis, la poursuite du projet est autorisée, on enclenche le jalon suivant.
- Insuffisant. La poursuite du projet est autorisée, le jalon suivant peut être enclenché, mais avec des recommandations spécifiques qui requièrent des travaux précis et planifiés.
- Non conforme. Le comité de revue bloque le projet, avec des recommandations sine qua non. Des conséquences contractuelles sont inévitables.
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FAQ
Dans cette section, nous apportons les réponses aux questions les plus fréquemment posées sur la revue de projet.
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