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Organisation du travail : les bonnes astuces (2025)

Mathieu Bouchara par Mathieu Bouchara
dans Gestion de projet
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Accueil Gestion de projet
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Il nous est déjà arrivé à tous de se sentir débordés au travail. Cela peut notamment venir d’un manque d’organisation. Sur une journée, entre nos tâches et les distractions, il peut parfois être difficile de faire preuve d’efficacité. Heureusement, il existe des solutions pour apprendre à organiser son travail. C’est ce que nous allons voir dans ce contenu consacré aux bonnes astuces pour s’organiser au travail. 

Sommaire

  • Les règles et conseils pour s’organiser au travail
  • Les différents outils pour organiser son travail
  • FAQ

Les règles et conseils pour s’organiser au travail

1 – Créer une routine

Pour que l’efficacité rime avec organisation au travail, la première règle est de mettre en place une routine. Cette routine permet notamment de se mettre dans les conditions idéales pour une journée productive au bureau.

Voici quelques exemples d’activités à faire en entreprise :

  • Lire
  • Méditer
  • Suivre une formation dans un domaine qui vous plaît
  • Avancer sur un projet qui vous tient à cœur

Mettez en place une routine qui vous apporte quelque chose et diminue un éventuel stress. Elle est censée être un temps pour vous et vous faire gagner en productivité.  C’est donc à vous de trouver les activités qui vous mettent dans les meilleures conditions pour être plus efficace en entreprise. 

2 – Veiller à son environnement de travail

Cela semble évident mais pour faire preuve d’efficacité, il est important de travailler dans un environnement propice. Pour ce faire, veiller à avoir toujours un bureau bien rangé pour favoriser notamment la concentration.

Évitez si possible les bruits et les distractions. Si vous travaillez avec d’autres collaborateurs, vous pouvez par exemple porter un casque anti-bruit. Ou installer des plantes pour délimiter un espace personnel dans un open space. Le but est que vous ayez « envie » de vous installer à votre bureau pour y travailler. 

3 – Avoir les bons outils et logiciels

Il existe divers outils pour aider à organiser son travail. Comme, un agenda ou une application Google Calendar par exemple. Il existe par exemple des logiciels de to-Do lists qui vous permettent de lister vos taches et de les gérer par ordre de priorité avec des statuts de traitement.

À vous de voir la méthodologie qui vous convient le mieux pour vous aider à planifier votre journée en consultant notre comparatif des meilleurs logiciels de planning.

4 – Fixer des objectifs

Pour être efficace, il faut avoir un but. Il est donc important de prendre le temps de définir vos objectifs. Qu’il s’agisse de vos objectifs à court terme (journée/semaine) ou à long terme (mois/année). 

Plus les objectifs sont clairs, plus il est facile d’organiser son temps de travail. Pour définir vos buts, vous pouvez utiliser la méthode SMART. Elle permet de déterminer des objectifs précis selon des critères précis. Chaque objectif doit être :

  • Spécifique
  • Mesurable
  • Atteignable
  • Réaliste
  • Temporellement défini

5 – Définir les priorités

Plus la planification est minutieuse, plus l’organisation au travail sera optimale. Une fois les objectifs définis, il faut les diviser en tâches. Ensuite, il faut classer chaque tâche en fonction de son urgence et de son importance.  

En priorisant les tâches, vous vous apercevrez probablement que toutes ne sont pas urgentes. Cela aide à mieux organiser son temps de travail.  Il existe divers outils dont la matrice d’Eisenhower. Cette matrice permet de classer chaque tâche en fonction de son degré d’urgence et d’importance. Cela vous donne un aperçu clair de vos priorités.

6 – Suivre la loi Pareto

Cette loi stipule qu’il ne faut planifier que 60% du temps disponible. Et ne pas prévoir plus de 5 tâches importantes dans votre planification.  En effet, pour gagner en productivité sur le long terme, il est important de ne pas surcharger votre cerveau.

Il est plus important de n’effectuer que quelques tâches, efficacement, plutôt que de bâcler plusieurs tâches.  Toujours selon la loi Pareto, seules 20% des tâches effectuées ont une véritable valeur ! D’où l’intérêt de bien établir les priorités. 

7 – Pas de multitâche

On croit souvent, à tort, qu’en étant sur plusieurs projets en même temps, on est plus productif. Or, c’est l’inverse. Le cerveau est moins efficace lorsqu’il doit diviser son attention entre plusieurs activités. Il est donc conseillé de ne se focaliser que sur une tâche à la fois. 

Pour cela vous pouvez par exemple utiliser un minuteur (comme la méthode Pomodoro). Pendant un temps limité (20 minutes) vous vous concentrez uniquement sur une tâche. Puis vous faites une petite pause (5 minutes). Et ainsi de suite. 

8 – Prévoir l’imprévu

Cela peut sembler paradoxal, mais pour bien organiser son travail, vous devez prévoir l’imprévu.  Cela signifie que vous devez laisser des plages horaires libres sur votre planning. Justement pour toutes les choses que vous ne pouvez pas prévoir. Une urgence par exemple. Ou un nouveau dossier urgent. Le fait d’avoir prévu ces temps vous évitera une montée de stress face à l’imprévu. 

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9 – Apprendre à déléguer

Si vous travaillez en équipe, n’hésitez pas à déléguer certaines tâches à vos collaborateurs. Cela vous permettra notamment d’avoir une meilleure organisation au travail. Et de vous concentrer uniquement sur les tâches importantes pour vos buts.  Là aussi n’hésitez pas à vous appuyer sur des outils de travail collaboratif pour faciliter les échanges et le partage des infos.

Même si vous travaillez seul, il est possible de déléguer. Vous pouvez par exemple confier une tâche administrative chronophage à un freelance. 

10 – Analyser son organisation au travail

Pour gagner en efficacité, et avoir une meilleure gestion de votre temps de travail, il est crucial d’analyser votre organisation.  En procédant à cette analyse, vous pourrez vous rendre compte du temps réel que vous passez sur chaque tâche. Et ainsi, améliorer votre planification future. 

Cela permet également de déterminer si la méthodologie utilisée pour s’organiser au travail est la bonne. Si ce n’est pas le cas, n’hésitez pas à changer d’outil. Jusqu’à trouver celui qui vous correspond le mieux. 

organiser son travail

Les différents outils pour organiser son travail

Un agenda

Cela peut sembler évident mais un agenda est indispensable pour bien s’organiser au travail. Outre le fait d’être pratique, cet outil permet de rassembler en un endroit toutes vos notes. Qu’il s’agisse de rendez-vous, d’échéances ou autres, toutes vos activités sont consignées au même endroit.

En un coup d’œil vous pouvez ainsi voir ce que vous avez à faire. Et commencer à planifier votre journée en fonction des priorités. 

Si vous préférez les outils numériques, il existe de nombreuses applications d’agenda. C’est le cas par exemple de Google Agenda qui peut se synchroniser avec votre boîte mail pour encore plus d’efficacité. 

Cet outil, d’apparence simple, cache pourtant un fort potentiel pour aider à mieux organiser son temps de travail. 

Un logiciel de gestion de tâches

Autre outil en ligne indispensable pour organiser son travail : le gestionnaire de tâches. Comme son nom l’indique, cet outil vous aide dans la gestion de vos tâches.  Son contenu est généralement une liste de tâches à effectuer. 

Les logiciels de gestion de tâches vous permettent de lister l’ensemble des choses à faire, sans leur attribuer d’horaire précis. Vous pouvez notamment vous référer au gestionnaire pour ensuite classer vos tâches selon les priorités. 

Pour organiser son temps de travail de manière optimale, il est intéressant d’associer ces outils : agenda/gestionnaire de tâches. 

Une boîte mail organisée

S’organiser au travail passe par l’organisation et le « rangement » de la boîte mail. En effet, chaque jour, nous recevons de nombreux courriels. Or, tous sont loin d’être importants. 

Pour ne pas se laisser déborder, et mieux organiser son travail, il est important de classer les mails entrants.  Traiter chaque message et classez-le en fonction de l’urgence :

  • Dossier à faire ou à suivre
  • Poubelle
  • Archives

Le fait d’avoir une boîte mail bien organisée vous permettra non seulement de vous y retrouver plus facilement. Mais aussi de vous sentir moins oppressé en voyant tous ces messages en attente sur votre boîte de réception. 

Un logiciel de gestion de projet

Si vous travaillez en équipe, utiliser un logiciel de gestion de projet permet une meilleure organisation au travail. Notamment entre collaborateurs. Il vous sera plus facile de suivre l’avancement, de transmettre l’information à vos collaborateurs et de gérer les plannings. 

Même si vous travaillez seul, il y a de nombreux points positifs à utiliser un logiciel de gestion de projet. Cela vous permet de planifier clairement vos tâches. De voir exactement où vous en êtes, ce que vous avez encore à faire. Mais aussi de ne pas vous éparpiller. 

Le logiciel centralise l’information relative à un projet, qu’il s’agisse des délais, des tâches à réaliser ou encore du budget. Cette vision globale permet de mieux organiser son travail.

FAQ

Quels logiciels pour l’organisation des tâches ?

Avec le développement d’internet, il existe de plus en plus d’outils pour aider à mieux organiser son travail.  C’est le cas de certains logiciels qui vous assistent dans l’organisation de vos tâches.

Comme todoist qui vous permet de rédiger une liste de tâches qui seront ensuite classées en diverses catégories. Ce système synchronisé très pratique est disponible en version IOS et Android. Mais il existe aussi en version pour Windows, Mac ou PC.

Un autre logiciel intéressant pour une semaine bien rythmée est Asana. Grâce à son espace partagé, ce logiciel permet un échange fluide entre les collaborateurs. Même si l’équipe est éparpillée géographiquement.  Asana permet à toutes les personnes concernées d’avoir accès à toutes les données utiles pour avancer sur un projet.  S’organiser au travail devient donc plus simple et plus rapide grâce à ce logiciel de gestion.

Bien sûr, il existe de nombreux autres outils, comme Trello, Wrike ou encore Pintask, pour ne citer qu’eux.  Il ne faut pas hésiter à tester plusieurs méthodes, afin de trouver la plus pratique pour organiser son travail. 

Quelles méthodes pour organiser son travail ?


L’organisation au travail est un sujet qui intéresse de plus en plus de personnes. Les méthodes pour s’organiser au travail se sont donc multipliées. Il existe deux grands types de méthodes pour organiser son temps de travail :

► Méthode traditionnelle : elle est basée sur une organisation stricte du travail. Avec un fonctionnement séquentiel et pas, ou peu, de retours en arrière possibles. C’est le cas par exemple de la méthode Waterfall (en cascade), la méthode PERT ou encore le cycle en V. 
 ► Méthode agile : la méthodologie agile comme son nom l’indique est plus « souple » que la méthode traditionnelle. C’est désormais la satisfaction du client et ses besoins qui sont au cœur du processus. Le projet peut évoluer en cours de route, la méthode agile s’adapte. Les plus connues sont Scrum et Kanban ou encore la méthode SAFE (Scaled Agile Framework). 

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