Organisation du travail : les bonnes astuces (2023)

Il nous est déjà arrivé à tous de se sentir débordés au travail. Cela peut notamment venir d’un manque d’organisation. Sur une journée, entre nos tâches et les distractions, il peut parfois être difficile de faire preuve d’efficacité. Heureusement, il existe des solutions pour apprendre à organiser son travail. C’est ce que nous allons voir dans ce contenu consacré aux bonnes astuces pour s’organiser au travail. 

Les règles et conseils pour s’organiser au travail

1 – Créer une routine

Pour que l’efficacité rime avec organisation au travail, la première règle est de mettre en place une routine. Cette routine permet notamment de se mettre dans les conditions idéales pour une journée productive au bureau.

Voici quelques exemples d’activités à faire en entreprise :

Mettez en place une routine qui vous apporte quelque chose et diminue un éventuel stress. Elle est censée être un temps pour vous et vous faire gagner en productivité.  C’est donc à vous de trouver les activités qui vous mettent dans les meilleures conditions pour être plus efficace en entreprise. 

2 – Veiller à son environnement de travail

Cela semble évident mais pour faire preuve d’efficacité, il est important de travailler dans un environnement propice. Pour ce faire, veiller à avoir toujours un bureau bien rangé pour favoriser notamment la concentration.

Évitez si possible les bruits et les distractions. Si vous travaillez avec d’autres collaborateurs, vous pouvez par exemple porter un casque anti-bruit. Ou installer des plantes pour délimiter un espace personnel dans un open space. Le but est que vous ayez « envie » de vous installer à votre bureau pour y travailler. 

3 – Avoir les bons outils et logiciels

Il existe divers outils pour aider à organiser son travail. Comme, un agenda ou une application Google Calendar par exemple. Il existe par exemple des logiciels de to-Do lists qui vous permettent de lister vos taches et de les gérer par ordre de priorité avec des statuts de traitement.

À vous de voir la méthodologie qui vous convient le mieux pour vous aider à planifier votre journée en consultant notre comparatif des meilleurs logiciels de planning.

4 – Fixer des objectifs

Pour être efficace, il faut avoir un but. Il est donc important de prendre le temps de définir vos objectifs. Qu’il s’agisse de vos objectifs à court terme (journée/semaine) ou à long terme (mois/année). 

Plus les objectifs sont clairs, plus il est facile d’organiser son temps de travail. Pour définir vos buts, vous pouvez utiliser la méthode SMART. Elle permet de déterminer des objectifs précis selon des critères précis. Chaque objectif doit être :

5 – Définir les priorités

Plus la planification est minutieuse, plus l’organisation au travail sera optimale. Une fois les objectifs définis, il faut les diviser en tâches. Ensuite, il faut classer chaque tâche en fonction de son urgence et de son importance.  

En priorisant les tâches, vous vous apercevrez probablement que toutes ne sont pas urgentes. Cela aide à mieux organiser son temps de travail.  Il existe divers outils dont la matrice d’Eisenhower. Cette matrice permet de classer chaque tâche en fonction de son degré d’urgence et d’importance. Cela vous donne un aperçu clair de vos priorités.

6 – Suivre la loi Pareto

Cette loi stipule qu’il ne faut planifier que 60% du temps disponible. Et ne pas prévoir plus de 5 tâches importantes dans votre planification.  En effet, pour gagner en productivité sur le long terme, il est important de ne pas surcharger votre cerveau.

Il est plus important de n’effectuer que quelques tâches, efficacement, plutôt que de bâcler plusieurs tâches.  Toujours selon la loi Pareto, seules 20% des tâches effectuées ont une véritable valeur ! D’où l’intérêt de bien établir les priorités. 

7 – Pas de multitâche

On croit souvent, à tort, qu’en étant sur plusieurs projets en même temps, on est plus productif. Or, c’est l’inverse. Le cerveau est moins efficace lorsqu’il doit diviser son attention entre plusieurs activités. Il est donc conseillé de ne se focaliser que sur une tâche à la fois. 

Pour cela vous pouvez par exemple utiliser un minuteur (comme la méthode Pomodoro). Pendant un temps limité (20 minutes) vous vous concentrez uniquement sur une tâche. Puis vous faites une petite pause (5 minutes). Et ainsi de suite. 

8 – Prévoir l’imprévu

Cela peut sembler paradoxal, mais pour bien organiser son travail, vous devez prévoir l’imprévu.  Cela signifie que vous devez laisser des plages horaires libres sur votre planning. Justement pour toutes les choses que vous ne pouvez pas prévoir. Une urgence par exemple. Ou un nouveau dossier urgent. Le fait d’avoir prévu ces temps vous évitera une montée de stress face à l’imprévu. 

9 – Apprendre à déléguer

Si vous travaillez en équipe, n’hésitez pas à déléguer certaines tâches à vos collaborateurs. Cela vous permettra notamment d’avoir une meilleure organisation au travail. Et de vous concentrer uniquement sur les tâches importantes pour vos buts.  Là aussi n’hésitez pas à vous appuyer sur des outils de travail collaboratif pour faciliter les échanges et le partage des infos.

Même si vous travaillez seul, il est possible de déléguer. Vous pouvez par exemple confier une tâche administrative chronophage à un freelance. 

10 – Analyser son organisation au travail

Pour gagner en efficacité, et avoir une meilleure gestion de votre temps de travail, il est crucial d’analyser votre organisation.  En procédant à cette analyse, vous pourrez vous rendre compte du temps réel que vous passez sur chaque tâche. Et ainsi, améliorer votre planification future. 

Cela permet également de déterminer si la méthodologie utilisée pour s’organiser au travail est la bonne. Si ce n’est pas le cas, n’hésitez pas à changer d’outil. Jusqu’à trouver celui qui vous correspond le mieux. 

Les différents outils pour organiser son travail

Un agenda

Un logiciel de gestion de tâches

Une boîte mail organisée

Un logiciel de gestion de projet

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