Matrice Eisenhower : ou comment bien gérer son temps (2024)

Q: Comment savoir si une tâche est importante ?

Une tâche urgente est une mission qu’il faut impérativement réaliser. C’est une urgence si la mission possède une échéance, et que le fait de dépasser cette deadline aura des impacts. Voici quelques exemples d’actions urgentes : • Traiter la demande urgente d’un client • Terminer un projet dont la deadline approche • Réparer une fuite dans votre habitation Une tâche importante n’est pas forcément une priorité, mais elle vous aide à atteindre vos objectifs. Même s’il n’y a pas d’urgence à les réaliser, elles doivent être faites pour pouvoir mener à bien vos objectifs. Ce peut être par exemple : • Planifier un projet sur le long terme • Prospecter pour bâtir une clientèle • Effectuer les tâches de maintenance Cependant, ces notions sont aussi subjectives. Une mission importante ou urgente pour vous ne l’est pas forcément pour quelqu’un d’autre. Il faut donc faire attention à bien prendre en compte tous les paramètres lorsque vous classez les éléments. Une fois classés en fonction des priorités, vous pouvez remplir la matrice d’Eisenhower vierge. Puis vous pouvez commencer à travailler sereinement.

Q: Quels outils utiliser pour la matrice Eisenhower ?

Il existe de nombreux outils qui aident à la planification. C’est le cas par exemple de Todoist. Cette application s’installe sur votre ordinateur. Elle permet de gérer vos tâches en vous aidant à créer des To do lists. C’est-à-dire des listes de choses à faire. Il est possible de diviser les éléments en sous-tâches, et de fixer des échéances pour chaque élément. Comme pour la matrice Eisenhower, elle vous permet d’attribuer des niveaux de priorités. Ainsi, vous pouvez rapidement visualiser le travail à effectuer. Et donc éliminer, ou déléguer, ce qui n’est pas crucial en fonction de vos objectifs. Vous pouvez aussi utiliser Trello. Il s’agit d’un outil de gestion de projet qui complète parfaitement la matrice Eisenhower. Cette méthode fonctionne sous forme de cartes que vous pouvez classer en plusieurs catégories. Vous pouvez facilement déplacer chaque tâche selon le niveau de réalisation (à faire/fait par exemple). Il est également possible d’importer un modèle de matrice d’Eisenhower vierge. Vous pouvez aussi utiliser un tableur Excel pour reprendre la catégorisation des tâches en suivant la matrice Eisenhower. Par exemple classer les tâches selon des niveaux plus fins. De « très urgent » à « pas urgent », et « très important » à « pas important ».

La productivité occupe une place de plus en plus importante dans le monde du travail. En effet, nous cherchons tous à accomplir nos tâches de la manière la plus efficiente possible. Pour ce faire, il existe des outils pour nous aider dans la gestion de notre organisation. C’est le cas notamment de la matrice Eisenhower. De quoi s’agit-il ? Comment fonctionne-t-elle ? Comment bien l’utiliser ? C’est ce que nous allons découvrir dans la suite de ce contenu.

Sommaire

Matrice Eisenhower : définition

La matrice d’Eisenhower est un outil de gestion de taches et de temps. Il est notamment utilisé pour améliorer le rendement. L’objectif de cette méthode est de prioriser la liste de missions à accomplir. Pour ce faire, chaque mission est classée en fonction de son urgence et de son importance.

Il peut parfois avoir d’autres appellations. Comme : matrice de décisions Eisenhower, Eisenhower Box ou encore matrice urgent-important. Sur la forme, la matrice d’Eisenhower se compose de 4 quadrants. Avec un premier axe, vertical, qui classe les tâches selon leur urgence. Et un deuxième, horizontal, les classant selon leur importance.

On la doit à un militaire Dwight David Eisenhower. Il était chef d’État-major général des Forces armées des États-Unis et commandant suprême des forces alliées en Europe. Il deviendra également le 34^ème président des États-Unis. Face à ses nombreuses responsabilités, il a cherché un moyen d’optimiser son temps.

Pour ce faire, il a décidé de classer les tâches qu’il avait à accomplir dans une matrice à double entrée. Pour prioriser les tâches, il attribuait un niveau d’urgence (urgent/non urgent) et un degré d’importance (important/non important) à chaque mission. Ainsi, il obtient quatre cases, appelées quadrants dans la matrice d’Eisenhower :

Quadrant 1 : les tâches pas importantes et urgentes
Quadrant 2 : importantes mais pas urgentes
Quadrant 3 : non importantes mais urgentes
Quadrant 4 : non importantes et pas urgentes

Pour une organisation optimale, il est recommandé de s’atteler en priorité aux tâches du quadrant 2.

À l’inverse, les tâches du quadrant 3, ni importantes ni urgentes, seront repoussées à plus tard. Voire complètement abandonnées. Si l’on peut croire que repousser des tâches est de la procrastination ce n’est pas le cas. Grâce à la matrice Eisenhower, il ne s’agit pas de procrastination mais d’optimisation de la gestion du temps de travail.

Comment fonctionne la matrice Eisenhower

Quadrant 1 : tâches importantes et urgentes

La première case, située en haut à droite de la matrice, concerne les tâches importantes et urgentes. C’est-à-dire les tâches qui sont prioritaires. Il est important de s’en occuper rapidement, car ne pas les réaliser aura des conséquences directes et visibles sur votre travail.

Généralement une mission urgente et importante à une origine externe. Cela signifie que sa demande émane d’une autre personne. On associe souvent l’image d’un incendie à ce quadrant. Il faut intervenir le plus rapidement possible pour éteindre le feu.

Voici quelques exemples :

Terminer un projet pour un client
Finir de rédiger un article avec une échéance précise
Allez à un rendez-vous
Récupérer ses enfants à l’école

Pour simplifier, ce quadrant concerne donc les tâches « à faire ». Elles doivent quand même être classées par priorité. Après réflexion certaines de ces missions pourraient peut-être être déplacées dans d’autres cases.

Quadrant 2 : les tâches importantes mais pas urgentes

Il s’agit de la case en bas à droite sur la matrice Eisenhower. Ici, il faut placer toutes les activités importantes mais avec un grade d’urgence inférieur à celles du premier quadrant. Généralement, il est assez aisé de les identifier. Ce sont celles qui nous donnent un sentiment d’insatisfaction si on ne les réalise pas.

Voici quelques exemples :

La prospection de clients pour développer votre entreprise
Faire une formation pour exercer le métier de vos rêves
Pratiquer une activité physique
Mettre de l’argent de côté pour réaliser un projet

Schématiquement, il s’agit de la case « à planifier ». Le problème de cette case est qu’elle peut mener à de la procrastination. Puisque ces activités n’ont pas un niveau d’urgence élevé, on a tendance à les repousser. Pourtant la réalisation de ces tâches permet de se rapprocher des objectifs à long terme.

Quadrant 3 : les tâches urgentes mais pas importantes

Dans la matrice d’Eisenhower, c’est la case en haut à gauche. Il s’agit des activités urgentes mais non importantes.

Comme :

Se rendre à une réunion où votre présence n’est pas indispensable
La majorité des notifications que vous recevez dans une journée
Certaines tâches ménagères

Ces activités découlent généralement des attentes ou des priorités d’une autre personne. Consacrer du temps à ces activités vous donnera le sentiment d’être occupé, sans pour autant être productif.

Pour schématiser, c’est la case « à déléguer ». Si possible, il est important de déléguer au maximum ce type de tâches. Les personnes qui n’arrivent pas à le faire ont souvent l’impression de ne pas contrôler leur emploi du temps.

Cependant, il existe la règle des 2 minutes pour les activités de cette case. Si une mission peut être réalisée en moins de 2 minutes, il faut la faire immédiatement. Même si elle n’est pas urgente. La raison est simple. Cela prendrait plus de temps de réfléchir pour savoir où la classer que de la réaliser.

Quadrant 4 : les tâches ni importantes ni urgentes

C’est la case en bas à gauche dans la matrice d’Eisenhower. Pour améliorer votre rendement, il faut abandonner ou réduire au maximum les choses présentes dans ce quadrant.

Ce sont par exemple :

Les distractions (les réseaux sociaux, la télévision…)
Les interruptions intempestives (notifications…)

Schématiquement, cette case est nommée « à supprimer ». Mais cela ne veut pas dire pour autant qu’il faut éliminer toutes ces activités. En effet, certains des éléments de cette case sont des moments de loisirs. Pour garder un bon équilibre, et donc un bon rendement, il est important de s’accorder ces temps de loisirs. Pour avoir une bonne gestion de votre travail, il est important de planifier ces moments dans votre emploi du temps. Ainsi, vous ne vous laisserez pas déborder et pourrez continuer la poursuite de vos objectifs.

Comment bien utiliser la matrice d’Eisenhower ?

Lister les tâches

Pour bien utiliser cet outil au sein de votre entreprise, il est important de respecter certaines étapes. La première consiste à lister les tâches à effectuer. Par exemple, vous pouvez réunir l’équipe de gestion du projet chaque semaine ou chaque matin. Pendant cette réunion, l’équipe élabore une liste de tout ce qu’il y a à faire. Cela permet à chacun de participer et de s’impliquer dans le processus. Ce sera plus simple pour le chef de projet de manager son équipe, si elle se sent impliquée.

Lors de ces réunions, il est également important pour le manager d’expliquer le fonctionnement de l’outil. Ainsi, les membres pourront plus facilement comprendre l’urgence et comment prioriser les éléments.

Se questionner sur les priorités

Une fois la liste établie, encore faut-il prioriser les éléments. Pour aide à classer les différents éléments, vous pouvez répondre à ces deux questions :

Quel est le degré d’urgence ? : avec l’équipe, il faut fixer une échéance pour la réalisation de chaque tâche.
Quel est le degré d’importance ? : il faut se demander ce qui arrivera si cette mission n’est pas réalisée. Dans le cas de la gestion de projet en cascade (ou méthodologie Waterfall) il existe une dépendance entre certaines tâches. Cela signifie qu’une tâche ne peut pas être commencée si une autre n’a pas été réalisée. Il est donc important de prendre le temps de réfléchir aux conséquences si une mission n’est pas faite.

Classer les tâches dans l’un des quatre quadrants

Maintenant que les tâches sont triées par priorité, il faut les répartir dans les différents quadrants de la matrice Eisenhower. Une fois rempli, il est important de faire attention que ce soit compris. Prenez le temps de revoir le fonctionnement avec l’équipe. Ainsi, vous vous assurerez que tout est bien compris, afin que le travail se passe bien.

Une fois rempli, il n’y a plus qu’à commencer à réaliser le travail. En suivant le planning et l’ordre de priorité établis.

Matrice Eisenhower : avantages et inconvénients

Avantages

Un bon outil pour gérer vos projets
Facilite le management
Une meilleure gestion du temps
Amélioration de la productivité
Aide à la prise de décision
Cette méthode peut s’utiliser pour le travail et la vie privée
Aide à lutter contre la procrastination
Aide à identifier les tâches importantes ou à déléguer
Aide à évacuer les tâches non importantes qui peuvent être chronophages
Aide à prendre du recul face à des situations confuses
Aide à garder en vue les objectifs
Améliorer les compétences

Inconvénients

Pas assez de nuance : elle peut paraître trop basique avec ses 4 catégories
C’est un outil subjectif : une mission peut être importante pour quelqu’un et pas pour d’autres
Il peut être difficile de faire la différence entre urgence et importance

A voir aussi : Matrice RACI

FAQ

Comment savoir si une tâche est importante ?

Une tâche urgente est une mission qu’il faut impérativement réaliser. C’est une urgence si la mission possède une échéance, et que le fait de dépasser cette deadline aura des impacts. Voici quelques exemples d’actions urgentes :

• Traiter la demande urgente d’un client
• Terminer un projet dont la deadline approche
• Réparer une fuite dans votre habitation

Une tâche importante n’est pas forcément une priorité, mais elle vous aide à atteindre vos objectifs. Même s’il n’y a pas d’urgence à les réaliser, elles doivent être faites pour pouvoir mener à bien vos objectifs.

Ce peut être par exemple :

• Planifier un projet sur le long terme
• Prospecter pour bâtir une clientèle
• Effectuer les tâches de maintenance

Cependant, ces notions sont aussi subjectives. Une mission importante ou urgente pour vous ne l’est pas forcément pour quelqu’un d’autre. Il faut donc faire attention à bien prendre en compte tous les paramètres lorsque vous classez les éléments. Une fois classés en fonction des priorités, vous pouvez remplir la matrice d’Eisenhower vierge. Puis vous pouvez commencer à travailler sereinement.

Quels outils utiliser pour la matrice Eisenhower ?

Il existe de nombreux outils qui aident à la planification. C’est le cas par exemple de Todoist. Cette application s’installe sur votre ordinateur. Elle permet de gérer vos tâches en vous aidant à créer des To do lists. C’est-à-dire des listes de choses à faire. Il est possible de diviser les éléments en sous-tâches, et de fixer des échéances pour chaque élément.

Comme pour la matrice Eisenhower, elle vous permet d’attribuer des niveaux de priorités. Ainsi, vous pouvez rapidement visualiser le travail à effectuer. Et donc éliminer, ou déléguer, ce qui n’est pas crucial en fonction de vos objectifs.

Vous pouvez aussi utiliser Trello. Il s’agit d’un outil de gestion de projet qui complète parfaitement la matrice Eisenhower. Cette méthode fonctionne sous forme de cartes que vous pouvez classer en plusieurs catégories. Vous pouvez facilement déplacer chaque tâche selon le niveau de réalisation (à faire/fait par exemple). Il est également possible d’importer un modèle de matrice d’Eisenhower vierge.

Vous pouvez aussi utiliser un tableur Excel pour reprendre la catégorisation des tâches en suivant la matrice Eisenhower. Par exemple classer les tâches selon des niveaux plus fins. De « très urgent » à « pas urgent », et « très important » à « pas important ».