Notion avis

Q: Pourquoi utiliser Notion en entreprise ?

Notion est une plateforme multifonction, indispensable pour la gestion de projet. Il est également dédié aux notes, à la collaboration et aux documents. Grâce à lui, les membres d’une équipe et des milliers d'entreprises éparpillés aux quatre coins du monde, se tiennent informés et interagissent dans un même endroit. En associant les connaissances et le travail, les travaux deviennent personnalisables. Avec Notion, la clarté et la concentration sont de mise tout en consolidant les outils. Résultat : un meilleur gain de temps et une productivité optimale sont au rendez-vous !

Comme tout entrepreneur, vous êtes en quête du meilleur outil pour améliorer votre productivité. La meilleure solution serait un logiciel qui permettrait de répondre à tous vos besoins dans toutes les tâches à partir d’une interface unique. C’est ce que vous offre Notion, le logiciel étonnant qui a été lancé en 2016, a dépassé le million d’utilisateurs dès 2019 pour atteindre les 20 millions en 2021.

Sommaire

Logiciel Notion : à quoi sert-il ?

Notion n’est pas simplement un logiciel de gestion de projet. Il est reconnu pour être un véritable espace de travail digital tout-en-un. Il sert aussi bien à la gestion de projet qu’aux documents, aux notes et à la collaboration.

Notion est un logiciel SaaS qui est 100 % en ligne, donc accessible depuis n’importe quel endroit. Un navigateur web suffit pour pouvoir vous y connecter. L’hébergement ainsi que les mises à jour sont inclus dans l’abonnement.

Grâce à l’utilisation du logiciel Notion, il est possible de centraliser toutes les notes, toutes les tâches, tous les documents. Plus besoin de les répartir sur de nombreuses applications différentes : vous pouvez mettre et garder toutes les données au même endroit.

Toutes les connaissances et tout le travail sont réunis au même endroit et personnalisables à la fois. La transparence et la concentration sont optimisées, la productivité de chaque équipe est stimulée par le gain de temps et les conditions de travail plus agréables.

Points forts

La possibilité de personnaliser tous les blocs à loisir (notes, commentaires, titres, to-do).
La facilité de création de wikis internes avec des templates.
Les fonctionnalités sont collaboratives.
La possibilité de trier les informations à partager avec les clients pour ne pas les submerger inutilement.
Un tableau de bord qui a le mérite d’être très visuel, car propre et fonctionnel.
Une version 100 % gratuite et des tarifs abordables.

Points faibles

Le calendrier est disponible uniquement en format mensuel.
Absence d’intégration avec Google Calendar pour suivre les dates d’échéance.
Absence de mode hors ligne pour l’application bureau.
Lenteur parfois observée pour les applications Android et Windows.

À qui s’adresse le logiciel Notion ?

Le logiciel Notion s’adresse aussi bien aux petites entreprises qu’au structures de taille moyenne.

Il met en avant l’usage illimité du logiciel Notion :

Bases collaboratives de documents ;
Planification de projets ;
Organisation du recrutement ;
Tableau de suivi des bugs ;
Évolution sur une application ;
Suivi des comptes rendus de réunions, etc.

Par expérience, on a tendance à se méfier des outils qui présentent un grand nombre de fonctions. On a toujours cru que plus il y a de fonctionnalités, moins on gagne en efficacité. Notion est l’exception qui confirme cette règle. Notion considère le logiciel comme :

Un logiciel dédié à l’écriture.
Une application conçue pour la prise de notes.
Un CMS.
Une application de transfert de fichiers.
Un wiki.
Une base partagée de connaissances.
Un logiciel de documents.
Un tableur.
Un logiciel de gestion de projet.
Un outil de bases de données.
Un intranet.
Et bien d’autres encore.

La liste est non-exhaustive. Pratiquement impossible de décrire en quelques mots tout ce que Notion peut faire, sans pour autant souffrir de son aspect généraliste. Dans l’exécution, Notion réussit à viser juste les éléments auxquels on veut qu’il s’attaque.

Comme Notion est extrêmement modulable, on peut créer son propre outil en fonction de ses besoins. Grâce à cette spécificité, Notion s’adresse aussi bien aux particuliers qu’aux entreprises de toutes tailles, qu’ils soient :

Étudiants pour stocker les notes qu’ils prennent durant leurs cours.
Free-lance pour la gestion de leurs projets web.
Équipes en télétravail.
Équipes réparties sur plusieurs bureaux…

Il se distingue des autres modèles de logiciels « tout-en-un » par une puissance fortement optimisée de manière exponentielle. Au-delà des prises de notes, Notion permet la planification et aussi le suivi des projets et des tâches. Les autres logiciels ont des difficultés à gérer autant d’aspects du travail avec autant de cohérence.

Comme Notion est personnalisable à souhait, il vous est possible d’ajouter des propriétés de base de données et de créer le flux de travail recherché. Vous disposez d’un grand nombre de vues pour la base de données.

Utilisation du logiciel Notion

Pour pouvoir utiliser Notion, il est indispensable de créer un compte. Il vous suffit de renseigner votre adresse électronique et d’utiliser le code que vous recevez pour valider la création de votre compte. Il vous faut ensuite préciser si vous utilisez le logiciel seul – c’est gratuit – ou en équipe, auquel cas vous pouvez démarrer une période d’essai. Il ne vous reste qu’à donner un nom à votre espace de travail.

Pour prendre Notion en main, votre espace de travail s’ouvre sur une page présentant une liste des tâches à réaliser. L’utilisation du logiciel Notion consiste à faire usage des pages en fonction de vos objectifs : page de texte structuré ou base de données. Vous avez également à votre disposition des templates – des modèles qui permettent de répondre à des besoins précis.

Ergonomie et simplicité d’utilisation

Les néophytes se posent souvent la question si le nombre de fonctionnalités considérable dont il dispose n’est pas un frein à la simplicité du logiciel. Le fait est que l’ergonomie de Notion est vraiment soignée. Beau et épuré, le logiciel est remarquablement facile à prendre en main. Judicieusement flexible, il prend en compte chaque expérience utilisateur.

Avec Notion, vous avez la possibilité de créer des outils de travail puissants, tout en étant très simples d’utilisation. Les outils créés ne contiennent que ce dont l’utilisateur a besoin. Paradoxalement, la même simplicité constitue également la complexité de Notion. Notion n’est pas un logiciel de gestion de projet clé en main.

En tant qu’outil no-code, Notion vous permet la création d’un logiciel qui répond au mieux à vos propres besoins, après une formation adaptée. Vous pouvez le faire via des documents, des bases de données sur-mesure, des pages élaborées avec des blocs. Vous pouvez même créer un site web.

Fonctionnalités du logiciel Notion

On peut retrouver dans Notion un grand nombre de fonctionnalités dont les plus importantes sont :

En complément

Les 5 valeurs scrum et 3 piliers incontournables (2023)

Les 6 meilleures alternatives à Trello (2023)

Product manager VS product owner : quelles différences ?

Méthode Prince2 : pour le management et la gestion de projet

La planification de projets

Notion vous permet aussi bien de créer des listes de to-do très simples que de planifier des projets très complexes avec de nombreuses parties prenantes.

Les vues Gantt et Kanban

Le logiciel Notion intègre toutes les vues qui sont indispensables en gestion de projet, telles que la vue Gantt.

La collaboration

Notion permet une collaboration efficace avec un collègue, un partenaire ou un client. Vous pourrez également inviter des sous-traitants ou des prestataires à collaborer.

La gestion des ressources

Étant conçu pour une utilisation en équipe, la mise en place d’un suivi et d’un planning d’équipe très efficace pour la gestion des projets est devenue possible grâce à Notion.

La gestion de documents

Il faut rappeler que Notion est surtout un outil de prise de notes avec une interface d’écriture claire et épurée ainsi que de nombreux raccourcis claviers.

Le mind mapping

À travers Notion, vous êtes à même de représenter graphiquement vos idées de manière claire pour en faciliter la mémorisation et l’organisation suivant un plan bien défini.

Il est difficile d’énumérer ici toutes les fonctionnalités de Notion. Il vous incombe de créer les champs personnalisés dont vous avez besoin pour chaque élément à suivre.

Intégration du logiciel Notion avec d’autres outils

Vu que l’API de Notion n’a été publiée que très récemment, Notion estime que son intégration avec d’autres outils est encore relativement faible. À l’heure actuelle, Notion ne propose pas encore de marketplace de connecteurs. Donc, si vous souhaitez le connecter à d’autres outils, il vous faudra :

Utiliser IFTTT, Zapier ou Automate.io. Il vous est possible de :

Envoyer un mail avec Gmail à la date d’échéance d’une tâche.
Créer une tâche à partir d’un tableau Google Sheet.
Ajoutez un client dans une base de données depuis votre logiciel CRM.

Vous servir des intégrations provenant d’entreprises externes à Notion.
Développer le propre connecteur de Notion avec l’API Notion.

Service client et support du logiciel Notion

Le service client du logiciel Notion dépasse les attentes de la clientèle. Pour anticiper les besoins des clients, Notion met à leur disposition une bibliothèque très fournie. Ces derniers peuvent y trouver des guides, des vidéos et des tutoriels grâce auxquels ils peuvent apprendre à utiliser le logiciel. Seul point noir pour ceux qui ne parlent pas la langue de Shakespeare, tout est en anglais.

Les clients ont également la possibilité de contacter le service client :

Par chat ;
Par e-mail ;
Ou via Twitter.

À titre de rappel, Notion offre un plan gratuit et 3 plans payants. Nous parlerons des différents plans plus bas. Ceux qui paient un abonnement peuvent accéder à un support prioritaire. En revanche, tout le monde peut avoir accès à la communauté de Notion et y trouver des articles, des vidéos et des tutoriels.

Offres et tarifs du logiciel Notion

Version gratuite

Le plan Notion Personal est un plan gratuit dédié à une utilisation personnelle. Cette version gratuite vous permet de créer un nombre illimité de pages et de contenu appelé blocs sur votre compte. Vous pouvez également inviter jusqu’à 5 personnes à vous rejoindre. Mais le téléchargement des fichiers ne doit pas excéder 5 Mo.

Version payante

La version payante se décline en 3 plans :

Le plan Notion Personal Pro qui affiche un tarif de 5 dollars par mois et n’impose aucune limite sur la taille des fichiers à télécharger et au nombre de personnes à inviter.
Le plan Notion team qui est de 8 dollars par mois et par utilisateur et offre un espace de travail collaboratif ainsi que les outils d’administration en plus de ce qui est offert dans Notion Personal.
Le plan Notion Enterprise. Pour votre business, vous devrez entrer directement en contact avec l’équipe commerciale de Notion pour obtenir un devis adapté à vos besoins.

Avis des clients sur Notion

Les avis des utilisateurs de Notion sont globalement positifs :

4,6 sur 5 sur G2 pour un total de 300 avis ;
4,7 sur 5 sur Capterra pour un total de 415 avis.

Essayer Notion, c’est l’adopter ! Les utilisateurs le qualifient de plusieurs noms : « mon deuxième cerveau », « mon outil préféré », « l’outil le plus intelligent et le plus flexible ». C’est une véritable révolution dans le business des professionnels et des particuliers. Les avis négatifs sur Notion sont très rares. Cependant, les points suivants sont à revoir :

L’absence du mode hors connexion.
Ses performances : il est parfois soumis à des ralentissements.
Le manque d’automatisations et d’intégrations.
La mise en forme des documents fait quelquefois l’objet de bugs.

Notre avis sur le logiciel Notion ?

En bref, Notion, c’est un outil collaboratif à part entière ! Tout le monde s’accorde à le dire. A contrario de Monday ou de Trello, nous pouvons noter l’absence d’outils d’automatisation avec alertes et actions associées pour la création de workflows. Pour la gestion des tâches traditionnelles, vous pouvez voir du côté d’Asana.

Avec Notion, la gestion de la liste des tâches à effectuer au quotidien et la sauvegarde des fichiers importants se passent sans encombre. Il fait également office d’outil CRM 100 % gratuit avec lequel vous pouvez accompagner les projets de vos collaborateurs et créer une base documentaire pour votre clientèle. Cet outil vous fera gagner un temps précieux, que vous l’utilisiez pour une formule basique ou pour une version avancée.

Notion est idéale pour les équipes prêtes à y consacrer du temps, car sa mise en place nécessite un temps long et fastidieux. Sa capacité, qui séduit le plus grand nombre, est sa grande possibilité de personnalisation. Il faut prendre le temps de se familiariser avec son fonctionnement et ses fonctionnalités afin d’en faire usage dans les meilleures conditions.

FAQ – logiciel Notion

Pourquoi utiliser Notion ?

Considérée comme la norme de l’industrie à venir, Notion est une excellente application qui surpasse toutes les autres applications de productivité actuelles à usage industriel et personnel. Elle rassemble la plupart des applications de productivité présentes sur Google. L’interface ne requiert aucune base technique pour être manipulée.

Personnalisable, elle est accessible sur Android, iOS, Mac et Windows et sur le Web. L’environnement que vous mettez en place s’ouvre d’un appareil à l’autre sans rater aucune mise à jour.

Grâce à Notion, le partage des informations et la gestion de bases de données seront facilités. Le logiciel Notion n’est pas réservé uniquement aux pros. Les tâches personnelles courantes sont également prises en charge. La prise de notes, les calendriers financiers et la mise en place d’une liste de course en sont de bons exemples.

Comment fonctionne l’application Notion ?

Pour découvrir le fonctionnement de Notion, vous accédez à une page qui sélectionne les tâches à accomplir. Elle intègre aussi des tutoriels vidéo à suivre pas à pas. Notion se base sur des pages (des documents, plus précisément) à classer en fonction de vos besoins.
Cette page peut être :

Une sélection d’éléments avec des colonnes, appelée base de données (montants, dates, tags, champs déroulants…). Cette dernière s’affiche de nombreuses façons : vue Kanban, tableau, calendrier, galerie d’images, diagramme de Gantt.
Une page de texte structuré incluant divers contenus (tâches, vidéos, images, textes…).
En créant des pages sous forme de tableau de bord avec plusieurs vues de bases de données : sur une même page, vous avez accès à vos tâches hebdomadaires, des projets en cours pour les clients et la relance des prospects.

Pourquoi utiliser Notion en entreprise ?

Notion est une plateforme multifonction, indispensable pour la gestion de projet. Il est également dédié aux notes, à la collaboration et aux documents. Grâce à lui, les membres d’une équipe et des milliers d’entreprises éparpillés aux quatre coins du monde, se tiennent informés et interagissent dans un même endroit.
En associant les connaissances et le travail, les travaux deviennent personnalisables. Avec Notion, la clarté et la concentration sont de mise tout en consolidant les outils. Résultat : un meilleur gain de temps et une productivité optimale sont au rendez-vous !