10 conseils pour réussir son mail de relance client

Le mail de relance client est malheureusement souvent négligé. Qu’il s’agisse de la crainte de se mettre en avant ou de déranger, relancer un prospect ou un client peut faire peur. Ne pas rédiger de mails de relance, c’est pourtant courir le risque de passer à côté de réelles opportunités. En effet, seuls 18 % des destinataires répondent positivement à un premier mail de prospection. Ainsi, ne pas relancer un prospect vous fait peut-être rater une collaboration intéressante. 

Mais alors, comment adresser un mail de relance professionnel et efficace ? Définition, exemples de mail, conseils pour écrire des messages percutants… Nous faisons le point.

Mail de relance client : définition et types 

Un mail de relance, c’est quoi ?

Un mail de relance est un courrier électronique destiné à relancer un prospect, un client ou encore un recruteur qui n’a pas répondu à un premier e-mail ou candidature. Il peut aussi servir à réactiver des prospects inactifs abonnés à une newsletter. 

Plusieurs situations peuvent nécessiter d’envoyer un message de relance :

Par ailleurs, les causes l’absence de réponse à un premier mail commercial sont variées. Il peut s’agir d’un simple retard ou d’un oubli. Le destinataire peut également être en congé au moment de l’envoi du mail. Le client peut aussi ne pas être intéressé par vos services ou vos produits. Le mail de relance a ainsi pour but de relancer les échanges avec le destinataire. 

3 types de mails

Type #1 : Le coup de pouce au CTA 

Il s’agit ici d’un mail de suivi envoyé dans les jours ou la semaine qui suit le lancement de votre produit. Son objectif est double. Il permet de s’assurer que le prospect a pu prendre connaissance de votre offre et d’échanger avec les autres personnes décisionnaires de l’entreprise. Il ne s’agit pas dans ce mail de décrire votre produit, mais uniquement d’inciter vos prospects à passer à l’action. Comme le montre le modèle suivant, il doit donc être concis. 

Exemple :

Type #2 : Le mémento 

Le mémento poursuit le même objectif que l’exemple précédent. Il doit néanmoins être personnalisé. Idéalement, il rappelle les points de tension du prospect si ce dernier vous les a communiqués par mail ou à l’occasion d’un appel téléphonique. 

Exemple :

N’oubliez pas le call-to-action. Il est essentiel. 

En l’absence de réponse au bout de trois relances, n’hésitez pas à utiliser d’autres médias comme le téléphone ou LinkedIn. Vous pouvez aussi envoyer un nouveau mail en apportant une information complémentaire.

Type #3 : L’info en plus 

Généralement, les exemples de mail que nous avons vu plus haut obtiennent peu de réponses. Pour plus d’efficacité, vous pouvez donner des informations supplémentaires à votre potentiel client sans émettre aucune attente en retour. Vous augmentez ainsi vos chances d’obtenir une réponse.

En fonction des besoins de votre client, vous pouvez par exemple lui envoyer un lien vers un article de blog qui répond à sa problématique. Comme dans le modèle ci-dessous, vous avez aussi la possibilité de lui proposer de s’inscrire à un événement dont le thème est en lien avec ses besoins.

Exemple : 

10 conseils pour rédiger un mail de relance qui parle aux clients/prospects

1- Prévoir les relances

Pour plus d’efficacité, pensez à planifier vos messages de relance. Il n’existe pas de règle définie pour définir à quel moment et comment relancer un prospect. Tout dépend de votre stratégie de relance. Si vous organisez un webinaire par exemple, il est conseillé d’envoyer trois messages : un premier mail une semaine avant l’événement, le deuxième, 24 heures avant et le dernier, dans l’heure qui précède. 

2- Écrire un objet de mail percutant et curieux 

L’objet d’un email impacte considérablement son taux d’ouverture. Pour que vos destinataires aient envie de lire votre message, vous devez susciter leur curiosité à l’aide d’un objet accrocheur. Dans le cadre d’un mail de relance, vous avez plusieurs possibilités. S’il s’agit du premier rappel, restez léger sans mettre la pression au potentiel client tout en cherchant à attirer son attention. 

Vous pouvez écrire ce type d’objet : 

Vous pouvez aussi engager la conversation en faisant référence à un thème que vous avez abordé avec le prospect. L’accroche du mail doit être pertinente et montrer que le contenu de votre message peut lui être utile. Vous pouvez par exemple répondre à une question à laquelle vous n’avez pas pu répondre lors d’une conversation récente. 

Voici quelques exemples d’objets que vous pouvez écrire si vous êtes dans cette situation : 

Par ailleurs, l’objet du mail doit être soigné. Il ne doit pas contenir de fautes d’orthographe ni être racoleur ou vous risquerez de perdre en crédibilité ou d’atterrir dans les spams. 

3- Opter pour un contenu court et concis

L’objectif de votre message de relance doit être clair. Son contenu a pour but de compléter l’objet tout en apportant des informations complémentaires. Soyez concis. Un paragraphe suffit pour résumer votre proposition. Parlez uniquement des éléments les plus importants. En effet, vos prospects ont peu de temps à vous accorder. 

Par ailleurs, pensez à évoquer les détails les plus importants. L’objectif du message est de rappeler à votre prospect que vous organisez un webinaire ? Rappelez-lui brièvement le thème de l’événement, la date et le lien d’inscription. 

En outre, considérez que le destinataire n’a pas lu vos précédents messages. Il ne doit pas être obligé de consulter sa boîte de réception pour comprendre de quoi il est question. D’autant qu’il y a de fortes chances que vos derniers messages aient été supprimés. 

Enfin, n’oubliez pas d’intégrer un appel à l’action, lui aussi clair et concis. Il peut s’agir de cliquer sur un lien pour s’inscrire à un événement, fixer un rendez-vous téléphonique, télécharger la version gratuite de votre produit, etc. 

4- Humaniser le mail en le personnalisant

Les courriels de relance sont la plupart du temps très formels. Démarquez-vous en misant sur une approche plus personnalisée. 

Tout d’abord, utilisez le prénom de votre interlocuteur. Ainsi, votre destinataire percevra que vous vous adressez personnellement à lui et qu’il ne s’agit pas d’un message impersonnel envoyé massivement. 

Par ailleurs, l’objectif de votre mail est bien sûr d’informer votre prospect. Cela ne vous empêche pas de le personnaliser avec une petite dose d’humour par exemple. Cette petite touche rendra le message plus dynamique et sympathique. Attention toutefois de tenir compte du contexte et de votre prospect. Dans certains cas, l’humour peut en effet être mal perçu. 

Il est donc important d’adapter le ton du message à votre prospect. Que vous soyez formel ou plus amical, dans tous les cas, gardez une cohérence tout au long de votre message. Globalement, un ton amical permet de créer une émotion positive chez le destinataire. Vous pouvez ainsi, après avoir salué votre destinataire, engager la conversation par une formule positive comme « J’espère que vous allez bien ». 

N’hésitez pas non plus à vous appuyer sur les données de votre CRM qui peuvent permettre une « personnalisation dynamique » de votre message.

5- Organiser et structurer son mail

Il est important que votre message soit lisible. Plus le message sera clair, plus vous aurez de chance de recevoir une réponse. 

Un gros bloc de paragraphe a tendance à être rébarbatif. Aérez le corps du message par l’utilisation de listes à puces et de sauts à la ligne. Vous pouvez également mettre en gras les éléments importants comme le lieu et l’heure s’il s’agit d’un événement, le motif principal du mail et l’appel à l’action.  Le design du mail a lui aussi son importance. Soyez cohérent avec l’identité de votre marque et reprenez la charte graphique de votre entreprise. 

6- Se focaliser sur un message en particulier

Il peut être tentant de profiter d’envoyer un mail de relance pour évoquer d’autres thèmes avec votre prospect. Toutefois, il n’est pas conseillé de multiplier les sujets dans votre mail de relance. 

En faisant cela, vous risquez de nuire à la compréhension du message que vous souhaitez faire passer. De plus, votre mail risque d’être très long et de décourager votre prospect. 

Concentrez-vous uniquement sur l’objet principal du mail, à savoir relancer le destinataire. Rappelez-vous. Votre mail de relance doit être clair et concis et ne contenir qu’un seul appel à l’action.

7- Oser est une preuve de motivation 

Ce conseil est essentiel pour garder un mindset positif. En effet, envoyer un e-mail de relance peut parfois se révéler intimidant. Certaines personnes ont peur de déranger en insistant ou de se mettre en avant. Pour devenir un bon commercial, il est important de se débarrasser de cette crainte. Ainsi, que vous souhaitiez relancer un prospect, un recruteur ou encore demander le paiement de vos factures, le maître-mot est « osez ». 

Le syndrome de l’imposteur est bien souvent à l’origine de cette réticence. Vous devez avoir conscience de la valeur de votre offre. Gardez à l’esprit que le mail de relance montre votre motivation et votre professionnalisme. Il prouve votre détermination. 

Par ailleurs, l’absence de retour d’un potentiel client peut avoir de multiples raisons. Cela ne remet pas en cause la qualité de vos produits. 

8- Inviter toujours à l’action 

Les call-to-action (CTA) ont pour but de faciliter le passage à l’action des prospects et de capter leur intention. C’est l’un des éléments les plus importants de votre mail de relance, car il représente l’objectif de votre message. Ainsi, vous devez demander précisément à votre interlocuteur ce que vous attendez de lui (s’inscrire à un événement, fixer un rendez-vous, remplir un formulaire, etc.).

Un appel à l’action peut prendre la forme d’un lien cliquable, d’un bouton de CTA ou d’une phrase. (Découvrez comment tracker les liens cliquable sur vos emails) Dans tous les cas, restez simple et bref et utilisez des verbes d’action. Votre CTA doit en outre être visible. Il peut apparaître en gras ou dans une couleur qui contraste avec le reste du message. Il peut également prendre la forme d’un bouton cliquable. 

Vous avez de plus la possibilité d’ajouter un PS à la fin du mail qui rappelle votre CTA. Vous pouvez par exemple créer un sentiment d’urgence en précisant la date limite de votre offre promotionnelle. 

9- Soigner sa signature de mail

La signature constitue un élément de réassurance. Elle permet de montrer à votre destinataire que vous êtes un professionnel. Là encore, il est essentiel de rester cohérent. Si vous avez déjà croisé votre prospect lors d’un événement par exemple, signez le mail de votre nom et non de celui de votre supérieur. Le prospect a alors plus de chances de se souvenir de vous. 

Par ailleurs, il se peut que votre prospect souhaite en savoir plus sur vous. Vous pouvez ainsi intégrer à votre signature les liens vers vos réseaux sociaux, votre numéro de téléphone, votre adresse e-mail professionnelle, le lien de votre site internet, etc. 

Il pourra alors se faire une idée plus précise de ce que vous proposez et vous contacter plus facilement. 

10 – Automatiser l’envoi de ses mails de relance 

Utilisez un outil de marketing automation permet de gagner du temps et d’améliorer l’efficacité de votre mail de relance. Un logiciel d’automatisation vous permet de créer une séquence de plusieurs emails à envoyer automatiquement en fonction des actions de vos destinataires. Votre courriel s’inscrit alors dans une stratégie plus générale de scénarios de relance prédéfinis et automatisés. 

Vous pouvez ainsi créer un mail de relance personnalisé en fonction de chaque situation et de chaque profil de prospect. 

FAQ – Mail de relance client