Signature mail : utilité, astuces et outils gratuits

Le choix de sa signature mail peut sembler anecdotique à priori. Pourtant, si vous envoyez régulièrement des mails commerciaux, votre signature mail est vue à de nombreuses reprises. C’est d’autant plus vrai que, si les internautes ne lisent pas toujours le contenu de leurs mails intégralement, ils les déroulent en général jusqu’au bout. Ce faisant, le début et la fin d’un mail doivent être particulièrement soignés. À cet égard, créer une signature mail constitue un moyen de laisser une bonne impression, et ce à peu de frais. En effet, il suffit de suivre quelques astuces pour l’optimiser. Quant aux outils, dans leur version gratuite, plusieurs d’entre eux permettent la création rapide de designs professionnels.

Pourquoi conclure son e-mail par une signature professionnelle ?

Signature de mail : définition

La signature de mail, c’est la signature que vous choisissez de faire apparaître sous chacun de vos messages électroniques. La plupart des services de messagerie permettent d’automatiser le processus : chacun des mails que vous envoyez contient ainsi votre signature. Dans sa forme la plus simple, votre signature de mail, c’est tout simplement votre nom et votre prénom en caractères typographiés. Cependant, il est possible d’opter pour des signatures bien plus stylisées. Or, cela a de nombreux intérêts dans un contexte professionnel.

Une façon « marketing » de se présenter

Une signature mail permet d’abord de vous présenter, surtout lorsque vous contactez une personne pour la première fois. Votre destinataire ne vous a peut-être jamais vu en personne. Insérer votre photo dans votre signature lui permettra ainsi d’associer à votre nom un visage. Pratique pour créer rapidement de la proximité et un sentiment de sympathie, surtout si votre photo vous met en valeur !

En outre, on voit souvent, dans leur signature mail, les professionnels insérer des liens vers leurs réseaux sociaux. Cette idée peut également aider vos destinataires à en savoir davantage sur vous, surtout s’ils vous connaissent encore mal.

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Enfin, d’un point de vue plus commercial, utiliser une signature de mail stylisée permet d’apposer votre marque. La plupart des gens signent de façon triviale, alors opter pour un design remarquable est un moyen facile de sortir du lot. Cela peut sembler relever du détail, mais pourtant, votre signature a vocation à être vue encore et encore, à chaque fois qu’un de vos destinataires ouvre un e-mail. Dans le temps long, il s’avère donc rentable de la soigner sur le fond comme sur la forme. 

Comment créer une signature mail efficace ? 8 astuces

1- Privilégier une signature mail brève et concise

Si vous employez un logiciel dédié pour créer votre signature, vous aurez de multiples options qui s’offrent à vous. Vous pourrez bien sûr entrer votre nom, votre prénom et votre photo. Mais vous pourrez également renseigner le nom de votre entreprise, votre poste dans cette entreprise, insérer des liens pointant vers chacun de vos réseaux sociaux, ou vers une page de vente, etc.

Gardez tout de même à l’esprit que, au XXIème siècle sur les écrans, la capacité de concentration des internautes est limitée. Vue la vitesse des flux d’informations qui défilent sous nos yeux, ce n’est pas étonnant d’ailleurs. Pour marquer l’esprit de vos destinataires, restez donc concis. Outre votre identité et quelques informations essentielles, il vaut mieux ne pas abuser des liens. Un lien unique vers votre réseau le plus actif, ou vers votre site web (au choix) devrait suffire. Il est aussi souhaitable que ce lien soit discret, de sorte à ne pas occulter les appels à l’action de vos e-mails.

2- Afficher son identité sans détour

Cette astuce est liée à la précédente : elle renvoie aussi à un principe de simplicité. Il faut toutefois préciser que votre identité propre est plus intéressante à mettre en avant que celle de votre entreprise. En effet, vos destinataires préféreront, pour la plupart, échanger avec une personne de chair et d’os. Le lien humain a une valeur en marketing : il favorise davantage les échanges que celui avec l’entreprise, perçue comme plus froide et impersonnelle par essence.

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3- Attirer le regard avec une bonne photo de profil

Puisque votre signature a vocation à être vue à de nombreuses reprises, il est souhaitable que votre photo fasse (très) bonne impression si vous en insérez une. Une bonne photo, c’est d’abord une photo sur laquelle on perçoit nettement votre visage, chose déjà rassurante en soi. Ensuite, une bonne photo s’appuie sur un regard franc, sur un visage avenant et si possible sur un sourire.

4- Proposer plusieurs moyens de prise de contact

Comme précédemment évoqué, une bonne signature mail se doit d’être concise. Les informations qu’on y fait apparaître doivent ainsi être scrupuleusement sélectionnées. Parmi celles-ci, les moyens de prises de contact ont leur place. En effet, d’un point de vue commercial, il ne peut qu’être souhaitable de faciliter à vos destinataires la prise de contact avec vous. Cela dit, vous pouvez ainsi renseigner votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone ainsi que les horaires pendant lesquels vous êtes joignable.

5- Prêter attention à la taille et au format de la signature mail

Avec cette astuce, nous effleurons maintenant le sujet du responsive design. Selon les dernières statistiques, environ un mail sur deux serait aujourd’hui ouvert sur smartphone. Pour développer de bonnes relations avec vos destinataires, il est donc crucial de créer des mails qu’on puisse lire sur petit écran comme sur grand écran. C’est là qu’entre en jeu le concept de responsive design. Créer un mail en responsive design, c’est créer un mail dans lequel la taille du contenu (textes et images compris) s’adapte au terminal du destinataire. Bien sûr, la signature mail est concernée. Pour la rendre responsive, il faut opter une création au format HTML et respecter les gabarits suivants :

6- Intégrer une signature e-mail responsive

Pour créer une signature mail responsive, il est également crucial de veiller à la bonne disposition des liens. Ceux-ci doivent être espacés et d’une taille suffisante pour être cliquables facilement, sans générer d’éventuelle confusion. Les outils de création de signature disposent généralement d’une fonctionnalité responsive. 

7- Penser la signature email comme un outil marketing

Comment créer une signature mail ? C’est d’abord d’assimiler les avantages commerciaux de la signature mail ainsi que l’importance d’y faire primer la concision. Concilier ses deux points implique de ne retenir pour votre signature que les informations qui ont un réel atout marketing. Ont été évoqués plus haut les moyens de contact ou les possibilités d’insérer un lien. Si vous choisissez d’insérer un lien, celui-ci doit pointer vers une page réellement utile, qui contient une possibilité d’agir. Cela peut être un réseau social, sur lequel on peut choisir de s’abonner ou d’envoyer des commentaires. Cela peut aussi être une page de vente ou un formulaire de contact. En revanche, il est moins utile d’envoyer les destinataires de vos mails sur la page de bienvenue de votre site web ou vers votre page Wikipédia.

8- Uniformiser les signatures des collaborateurs de l’entreprise

Enfin, cette astuce, évidemment, ne concerne pas les indépendants. Si vous travaillez au sein d’une entreprise, avec plusieurs collaborateurs, il peut cependant être souhaitable d’uniformiser vos signatures. En effet, l’uniformité est un détail qui permet de renforcer l’image de marque, et l’apparence de professionnalisme de votre organisation. L’uniformité est aussi une façon de faciliter le quotidien de vos destinataires. Par exemple, si un client échange avec plusieurs collaborateurs de votre entreprise, il peut apprécier de trouver, sur chaque signature mail, le numéro de téléphone de son expéditeur.

5 outils gratuits pour créer une signature mail

Ci-dessous ont été retenus cinq outils qui permettent de créer des signatures mails de qualité, parmi l’ensemble de ceux disponibles sur le marché. Tous ces outils sont disponibles en SAAS, c’est à dire utilisables directement depuis un navigateur web.

1- Si.gnatu.re

Si.gnatu.re est un outil qui fonctionne en modèle freemium. Gratuitement, il permet de créer une signature unique, modifiable pendant 30 jours. Les polices de caractères et les médias associés à la signature sont hébergés directement par l’éditeur. Une fois que votre signature est créée, il suffit donc de copier le code HTML fourni dans la section réglages de votre service de messagerie.

Si.gnatu.re a l’avantage d’être un outil ergonomique, simple à utiliser, dont l’aperçu du rendu final est proposé en temps réel pendant la création de votre signature mail.

2- Signature Maker

Signature Maker est, pour sa part, un outil entièrement gratuit. Il comprend notamment une fonction qui peut simuler une signature manuscrite, sous une forme dématérialisée. Cependant, il ne propose pas de choix de design. La signature créée avec cet outil est donc dépouillée. Si vous souhaitez obtenir un rendu plus original, il est nécessaire de se tourner vers d’autres solutions.

3- MySignature

MySignature est un outil payant, qui peut être essayé en démonstration gratuite. Il propose une gamme vaste de designs ainsi que des fonctions qui facilitent la création de signature. Sur MySignature, il est notamment possible de connecter votre compte LinkedIn. Cela permet d’automatiser l’importation de données comme votre photo de profil, votre adresse mail ou l’intitulé de votre métier.

Par ailleurs, le design de chaque élément de la signature créée y est personnalisable : police d’écriture, couleurs et apparence des icônes de réseaux sociaux comprises.

Enfin, MySignature a l’avantage majeur d’inclure une solution de tracking. Vous pouvez ainsi savoir combien de clics génèrent les liens inclus à votre signature mail.

4- Gimm.io

Gimm.io est le nouveau titre qu’a pris le service anciennement connu sous le nom de ZippySig. Gimm.io propose une création de signature mail semi-automatisée, qui repose sur le remplissage de templates. Or, avec plus de 40 templates disponibles, les solutions pour créer un rendu professionnel sont nombreuses.

Les services de Gimm.io sont utilisables gratuitement. Cependant, un petit lien de promotion est inséré automatiquement aux signatures créées. Passer au forfait payant permet de supprimer ce lien.

5- Le générateur de signature d’emails d’Hubspot

Enfin, Hubspot (connu pour ses logiciels CRM et d’emailing) propose également son outil de création de signature. Celui-ci est légèrement plus dépouillé en choix de templates et de personnalisation qu’un outil comme Gimm.io ou MySignature. Cependant, l’outil d’Hubspot a l’avantage d’être facile à utiliser grâce à un interface moderne et ergonomique. Et surtout, il est 100% gratuit. Les signatures créées peuvent, par ailleurs, contenir un appel à l’action et un lien renvoyant vers un formulaire, un livre blanc ou tout autre type de contenu.

Ces divers outils, malgré leurs apparentes différences, vous feront tous gagner du temps pour créer une signature mail qui vous ressemble.

FAQ – Signature mail