Newsletter interne entreprise : pour un meilleur taux d’ouverture

En marketing, la newsletter est majoritairement utilisée pour être envoyée à des clients ou prospects. Au détriment de la newsletter interne, pourtant, il s’agit d’un outil de communication important. Quels sont les objectifs de ce journal interne ? Comment réussir à bien transmettre une information à son équipe ? C’est ce que nous allons aborder dans cet article consacré à la newsletter interne d’entreprise. 

Les différents objectifs que peut avoir une newsletter interne 

Retransmettre la couverture de l’entreprise dans la presse/réseaux sociaux 

Toute entreprise se doit de surveiller la couverture de la marque dans la presse et sur le web. Seulement, les informations recueillies restent souvent « bloquées » dans le service communication de l’entreprise.

C’est là que la newsletter interne d’entreprise est intéressante. En effet, les newsletters internes peuvent mélanger communication interne et externe. Ainsi, vous pouvez transmettre aux salariés les mentions qui sont faites dans la presse et sur le web. 

La newsletter peut aussi être l’occasion d’inclure le témoignage de personnes influentes qui parlent de manière positive de vos produits. Cela pourrait avoir un effet motivant sur vos collaborateurs, et renforcer leur engagement par exemple. 

Communiquer sur la veille concurrentielle 

Profiter de la newsletter d’entreprise pour communiquer sur les avancées et innovations du secteur possède de nombreux avantages. En effet, cela permet aux employés de connaître les tendances actuelles par exemple. Et ce journal de bord peut aussi être une source riche d’enseignements. 

Pour motiver vos salariés, vous pouvez également inclure la performance de l’entreprise par rapport à ses concurrents.  Par exemple, en ajoutant les différentes parts de voix médiatique. 

Ces informations sont toujours intéressantes à connaître, et doivent donc être partagées avec le plus grand nombre. 

Offrir du contenu à partager

Si vous souhaitez mettre en place une stratégie basée sur « l’employee advocacy », la newsletter interne est l’outil idéal. 

« L’employee advocacy » consiste à impliquer les employés dans la promotion de la marque. En les encourageant par exemple à parler positivement de la marque sur les réseaux sociaux. Cela passe notamment par le partage de contenu ou d’informations positives sur les produits ou l’entreprise.

La newsletter d’entreprise peut donc être un excellent moyen de fournir ce contenu à vos employés. Vous pouvez intégrer des articles pertinents dans votre newsletter interne. Ensuite, vos collaborateurs pourront les partager sur le web.

La newsletter interne entreprise peut aussi permettre de valoriser l’expertise de vos collaborateurs. 

Faire un focus sur un partenaire/client 

Les contenus de la newsletter d’entreprise peuvent être variés. Elle peut être l’occasion de mettre en avant des partenaires ou des clients clés. 

Vous pouvez utiliser la newsletter pour mettre en avant l’actualité de certains de vos clients. Notamment la façon dont ils utilisent vos produits par exemple. 

Ainsi, votre équipe pourra faire la promotion des clients satisfaits. Et donc montrer son savoir-faire dans le secteur. 

Les conseils pour réussir sa newsletter interne entreprise

1). Bien travailler l’objet d’email

Pour que la newsletter devienne un moyen de communication puissant, encore faut-il qu’elle soit lue. Pour cela, il faut que l’objet du mail suscite l’intérêt du destinataire.

Il faut donc bien le soigner. Pour cela voici quelques conseils :

Pour avoir un bon taux d’ouverture de votre newsletter interne, il faut veiller à avoir un objet de mail créatif. Qui donnera envie aux destinataires d’ouvrir le mail.  

2). Varier les formats de contenu

Une fois le mail ouvert, il faut que le destinataire le lise jusqu’au bout. Pour cela, outre la qualité du contenu, il faut miser sur la diversité de formats. 

En effet, si la newsletter suit à chaque fois le même format, les destinataires risquent de se lasser. Et ils finiront par ne plus la lire. 

Heureusement, dans une newsletter d’entreprise, il est possible de « jongler » entre plusieurs formats. Et ce, grâce à la diversité des sujets qui peuvent être abordés : veille concurrentielle, interviews de clients, conseils…

Voici quelques formats intéressants à essayer :

En variant le format de votre mailing interne, vous réussirez à maintenir l’intérêt de votre équipe. 

3). Nommer clairement l’expéditeur 

La newsletter interne entreprise ne doit pas provenir d’une adresse de type « no reply ». En effet, celui qui l’envoie doit être une personne ou un département précis de la société. Et ceci pour diverses raisons 

Il faut donc personnaliser l’adresse de l’expéditeur. Ce peut être par exemple « nom.prénom@entreprise.com » ou encore « service.communication@entreprise.com ». En « humanisant » l’expéditeur, cela incitera plus facilement les destinataires à ouvrir le mail. 

4). Stimuler l’engagement des collaborateurs

Pour que la newsletter devienne un outil à part entière, il faut que votre équipe interagisse avec elle. Pour ce faire, évidemment il faut miser sur du contenu de qualité et diversifié. Mais il faut aussi penser à inclure un «call to action » (ou appel à l’action en français).

Ainsi, les lecteurs seront impliqués et participeront activement à la vie de l’agence. Voici quelques idées de contenus qui renforcent l’engagement des lecteurs vis-à-vis de votre newsletter : 

Les bénéfices de ces contenus interactifs sont multiples. Ils renforcent l’engagement de votre team, tout en vous fournissant du contenu pour les prochaines newsletters internes. 

5). Veiller à la structure de la newsletter interne entreprise

Outre le contenu et le format, il faut également faire un travail sur la structure de la newsletter. 

En proposant une structure claire à vos lecteurs, vous leur permettez de facilement identifier les différents contenus. Et donc sélectionner ceux qu’ils ont le plus envie de lire. 

Misez sur une structure bien travaillée. Et utilisez toujours la même dans vos newsletters internes.

Voici un exemple de newsletter :

En soignant la structure, vous rendrez votre newsletter plus lisible. Et donc plus attractive. 

6). Respecter la charte graphique de l’entreprise

Chaque entreprise à ses propres codes : couleurs, typologie, logos…. Il est donc important que ces codes soient repris dans le design de la newsletter interne. 

Cela permettra notamment aux destinataires d’identifier immédiatement l’e-mailing comme faisant partie de la communication interne. En outre, l’utilisation d’un design interne spécifique renforce le sentiment d’appartenance à l’équipe.

Lors de la création des newsletters, il est donc crucial de vérifier que les contenus visuels respectent cette charte.  En effet, cette charte graphique a été pensée pour incarner l’image de l’entreprise. Elle a donc un rôle important dans les stratégies marketing et de communication. Que ce soit en interne ou en externe. 

7). Trouver la bonne fréquence d’envoi

Il n’existe pas de règles précises sur la diffusion des newsletters. Elles peuvent être hebdomadaires, mensuelles, trimestrielles…

Ce qui doit déterminer cette fréquence de diffusion, c’est la quantité de contenus dont vous disposez. En effet, il vaut mieux envoyer du contenu qualitatif de temps en temps, que du contenu peu qualitatif fréquemment. 

Évidemment la fréquence d’envoi dépend également des objectifs de votre newsletter :

Attention, une fois que votre périodicité de diffusion est établie, vous devez la respecter. 

8). Booster le taux d’ouverture

Tout ce travail ne sert à rien si personne n’ouvre votre emailing. Pour ce faire, vous devez faire en sorte d’obtenir un bon taux d’ouverture. Voici quelques conseils qui vous permettront d’améliorer ce taux d’ouverture :

• Bien choisir l’expéditeur du mail : les personnes ouvrent les mails qui proviennent d’expéditeurs identifiables. Souhaitez-vous une communication descendante (du PDG aux équipes) ? Ou horizontale (du directeur de service à son équipe) ?
• Soigner l’objet de l’emailing : privilégiez un objet court (sinon il risque d’être coupé). 
• Travailler le « preview text » : c’est le texte qui apparaît sous l’objet dans la boîte de réception. Il doit susciter l’intérêt. 

Avoir un bon taux d’ouverture est important, mais ce n’est pas le seul indicateur qu’il faut suivre. 

9). Faire de l’A/B testing

Pour savoir si votre magazine de bord « plaît » il faut la tester. Pour ce faire, vous devez l’envoyer à une petite portion de vos contacts (environ 10%). En testant plusieurs éléments :

• Un expéditeur différent
• Un objet avec un format différent
• Des appels à l’action différents

Cela vous permet de voir ce qui marche et ce qui ne marche pas. Et ainsi, d’en tirer les leçons pour retravailler votre emailing. 

Attention, ne testez qu’une seule variation par email. Cela vous permet d’isoler l’élément à modifier. 

10). Suivre les performances de la newsletter interne entreprise

Pour savoir si votre emailing est efficace, vous devez suivre ces performances. Outre le taux d’ouverture que nous avons abordé, d’autres indicateurs sont intéressants à considérer : 

• Le taux de délivrabilité : nombre de personnes qui reçoivent le mail comparé au nombre de mails envoyés. Ce taux permet de savoir si votre base de données est à jour.
• Le taux de clics : nombre de personnes qui cliquent sur un lien comparé aux nombres de mails ouverts. 
• Le nombre de partage de contenus : très intéressant pour une démarche « d’employee adocacy ».

Ces informations sont cruciales pour assurer le succès de votre emailing.

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