Méthode Kanban : qu'est-ce que c'est ? (2024)

Q: Qu’est-ce que la gestion de projet Agile ?

Une gestion de projet agile repose sur une stratégie de développement incrémentale. Les fonctionnalités d’un produit sont pensées pendant la phase de développement, et assemblées progressivement. Les fonctionnalités peuvent être ainsi testées au fur et à mesure de l’exécution du projet, ce qui permet de tenir compte des retours du client et/ou de l’utilisateur final pour adapter les flux de travail suivants. Les méthodes agiles s’opposent aux méthodes linéaires, dans lesquelles l’ensemble du développement est planifié à l’avance, opéré en silo, pour un assemblage final du produit réalisé d’un bloc avant sa livraison.

Q: Quelles sont les différences entre Kanban et Scrum ?

Comme la méthode Kanban, le Scrum est aussi une méthode agile de gestion de projets. Quoique similaires, ces deux méthodes se distinguent sur quelques points essentiels. Le Scrum divise la réalisation d’un projet en « sprints ». Un sprint est un cycle durant en général 2 à 4 semaines, et dont la fin est marquée par la tenue d’une réunion avec le client de l’entreprise ou avec son représentant (« le Product Owner). La méthode Kanban n’intègre pas, dans son modèle classique, le Product Owner à l’exécution des projets. Il n’y a pas non plus de sprints. Le flux de travail est ici continu. Cela signifie qu’on peut chaque jour ajouter de nouvelles tâches au projet avec la méthode Kanban, alors que le Scrum ne prévoit l’ajout de nouvelles tâches qu’entre deux sprints. Par ailleurs, la méthode Scrum contraint l’équipe de développement à s’engager sur un nombre de fonctionnalités à livrer à la fin de chaque sprint. Cette notion d’engagement itératif auprès du client n’existe pas dans la méthode Kanban.

Pour optimiser le travail d’équipe lors d’un projet, on a le choix entre plusieurs méthodes de management. On peut les classer en deux catégories : méthodes agiles et méthodes linéaires. La méthode Kanban appartient aux premières, et elle en est peut-être à ce jour la plus connue. Son fonctionnement et son utilité sont expliqués dans le guide ci-dessous.

Sommaire

Méthode Kanban : les origines

Kanban a été inventée dans les usines de Toyota pendant les années 1950. Le constructeur automobile cherchait alors à rivaliser avec ses concurrents outre-pacifique. Pour cela, il a chargé Taiichi Ōno, un ingénieur industriel, de repenser son organisation du travail selon une méthode innovante. La méthode Kanban est née.

« Kanban », à prononcer « Ka »-« n »-« ba »-« n », signifie étiquette en japonais. En effet, la méthode Kanban repose surtout sur l’emploi de tableaux qui permettent de visualiser les tâches d’un flux de travail sous forme d’étiquettes (ou d’objets équivalents comme les post-it ou les cartes magnétiques).

Aujourd’hui, la méthode Kanban est reconnue comme étant une des plus efficaces méthodologies de gestion de projet existante.

Elle n’est plus seulement employée par l’industrie automobile : elle s’est exportée à de nombreux secteurs. Sa simplicité et son caractère très visuel expliquent pour partie son succès, notamment dans certains milieux comme les équipes marketing.

Méthode Kanban : définition

La méthode Kanban repose sur l’idée de rendre immédiatement fonctionnels les produits conçus, elle fait donc partie des méthodes agiles. La phase de développement suit ensuite une logique incrémentale plutôt que viser un assemblage en fin de projet. Cette logique incrémentale permet de développer un projet en tenant compte de l’évolution d’un marché et de ses besoins. les projets évoluent en temps réel.

La méthode Kanban peut être rapprochée de la méthode Scrum, avec laquelle elle partage beaucoup de similarités. Comme Scrum, Kanban implique des réunions quotidiennes, réalisées en petite équipe et se tenant de préférence debout.

Les membres de l’équipe sont encouragés à l’autonomie et à adopter une communication transparente. Ces deux points facilitent la collaboration entre des techniciens aux compétences différentes. Ce qui est essentiel pour développer des fonctionnalités sans passer par une étape d’assemblage à part entière. Propre à l’organisation classique du travail en silos.

Toutefois, au contraire de Scrum, Kanban est adaptée à un management au jour le jour. En effet, la méthode Kanban a été une réponse à la demande de Toyota d’une solution de lean management efficace. Le « lean management » est le fait de produire des objets en flux tendus, pour s’adapter à l’évolution réelle de la demande émanant du marché. Au contraire de Scrum, dans le cadre méthodologique Kanban, le rôle intermédiaire du Product Owner n’existe pas.

Le système Kanban est fait pour s’adapter directement au marché, et non à un client. Cela signifie que dans la méthode Kanban classique, il n’y a pas de réunion spécifique prévue avec le client ou son représentant pour faire un compte-rendu. La notion de sprints s’étalant sur plusieurs semaines et donnant lieu à un bilan n’existe donc pas non plus dans la méthode Kanban.

Toutefois, l’opposition entre ces deux méthodes est à modérer, car en pratique, il est commun de voir des chefs de projet adopter un modèle hybride. La dimension cyclique et itérative du Scrum est alors transposée, de sorte à donner des comptes-rendus réguliers à un Product Owner, et dans le même temps, un tableau Kanban est utilisé pour faire office de Burndown Chart (autrement dit pour optimiser la gestion du flux de travail quotidien).

En effet, le tableau Kanban, même utilisé en dehors du cadre méthodologique Kanban, est un outil remarquablement efficace pour gérer les flux de travail. Il permet de représenter les tâches d’une façon visuelle, et de les classer par avancement et par ordre de priorité. Avec un tableau Kanban, on peut visualiser d’un coup d’œil le travail en cours et estimer le degré de progression d’un projet.

Méthode Kanban : Quels sont les 4 principes de cette méthode ?

Comme nous l’avons évoqué précédemment, il faut faire attention à ne pas confondre le tableau Kanban, qui est un outil servant à gérer un flux de travail, avec le système Kanban, qui est une solution de gestion de projet à part entière.

Dans cette section, nous allons résumer les quatre principes de la méthode Kanban telle que l’a pensée son inventeur Taiichi Ōno.

Ne changez pas ce que vous êtes en train de faire

Le processus Kanban favorise le pragmatisme, la souplesse et l’adaptabilité. Surtout, la méthode Kanban vise la rentabilité immédiate. Il ne faut donc pas transposer l’état d’esprit conditionné par notre habitude des méthodes linéaires à la méthode Kanban.

La méthode doit s’adapter à votre entreprise, et non l’inverse. Autrement dit, ne changez pas votre flux de travail actuel, et gardez votre planning de développement si vous en avez déjà un. Commencez par habituer vos équipes aux tableaux Kanban et aux réunions quotidiennes, puis vous pourrez envisager dans le cadre d’un prochain projet une adoption totale de la méthode.

Préférez les changements d’habitudes progressifs

De la même manière, si vos équipes sont depuis longtemps habituées à une gestion linéaire des projets, vous pourriez rencontrer une résistance en voulant brutalement les faire changer de méthode. Encore une fois, précisons que dans l’esprit de Taiichi Ōno, la méthode doit s’adapter à l’entreprise et non l’inverse.

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Même si cela doit prendre le temps de plusieurs projets, il ne faut pas hésiter à penser à une adoption progressive et évolutive de la méthode Kanban.

Collaborez avec vos équipes et vos chefs de projet, et encouragez le changement pas à pas plutôt que le bouleversement radical.

Commencez par respecter les rôles, les responsabilités et les intitulés de postes actuels

En outre, le processus Kanban est moins stricte que d’autres méthodes en ce qui concerne la distribution des rôles. Il est donc possible de préserver l’organigramme actuel, en sachant que les bouleversements d’organisation sous sources de confusion et de stress pour la plupart des gens qui travaillent en entreprise.

Encouragez la prise d’initiatives

Enfin, la méthode Kanban doit favoriser la prise d’initiatives, et notamment celle qui émane des équipes de développement. C’est un point crucial de Kanban. Sachant qu’au contraire de son homologue la méthode Scrum, il n’y a pas de Product Owner pour jouer le rôle de tiers vis-à-vis du chef de projet. Il doit donc compter sur son équipe pour l’aider à prendre du recul sur certaines de ses décisions, ou sur certaines de ses omissions.

Méthodologie Kanban : le fonctionnement

Le succès de la méthode Kanban repose sur 6 pratiques de base.

1 – La visualisation globale des étapes d’un objectif

Dans la méthode Kanban, l’objectif a un caractère fonctionnel. Une fois l’objectif accompli, ce qui a été créé doit pouvoir être directement utilisé et/ou rentabilisé. Pour s’assurer que l’objectif fixé corresponde à un besoin existant, on peut penser en termes de User Stories.

Une fois l’objectif défini, il doit être découpé en tâches réalisables. Ces tâches sont symbolisées par des étiquettes. Ces étiquettes vont aller nourrir le tableau Kanban.

Le tableau Kanban est en général fait de trois colonnes nommées « à faire », « en cours » et « terminées ». Toutes les étiquettes de tâches sont d’abord alignées dans la colonne « à faire », de haut en bas par ordre de priorité. Puis, les étiquettes seront transposées dans la colonne « en cours » et enfin dans la colonne « terminée » après leur achèvement.

Ce tableau est public. Toute l’équipe doit participer à sa mise à jour durant les réunions quotidiennes, et doit pouvoir le consulter pendant son temps de travail. En pratique, il peut aussi bien être matérialisé par un tableau avec des Post-its, placé dans la salle de réunions d’une entreprise, que créé virtuellement dans un logiciel de gestion de projet tel que Trello ou Asana.

Dans certains modèles dérivés du tableau Kanban, on peut admettre une 4^ème colonne, nommée « backlog » qui servira à recueillir les idées qui n’ont pas encore été transformées en tâche, voire une 5^ème colonne « en test » correspondant à la phase de contrôle d’une tâche en passe d’être accomplie.

2 – La limitation des tâches en cours de réalisation

Pour augmenter l’efficacité de la méthode Kanban, et même plus spécifiquement celle du tableau Kanban utilisé dans un cadre agile, il est utile de limiter le nombre de tâches maximum en cours d’accomplissement. En effet, une gestion de projet agile suppose de procéder par incréments.

Aussitôt une fonctionnalité peut être mise en service, aussitôt elle doit être contrôlée et ajouter au produit. C’est ce procédé incrémental qui permet de s’adapter aux observations du marché et/ou du client au fur et à mesure du développement.

Le risque d’un tableau Kanban mal exploité, c’est de laisser un grand nombre de tâches dans la colonne en cours, de toutes les valider et de les tester d’un bloc, puis de faire un assemblage final des fonctionnalités qui équivaut à celui du système linéaire classique de gestion de projet.

Certaines entreprises limitent par défaut le nombre de tâches en cours à 1x ou 1.5x du nombre de membres de l’équipe. Une autre stratégie, préconisée par Don Reinertsen, consiste à commencer le projet sans limite, puis après avoir suffisamment de recul, à fixer un barème de tâches maximum en cours équivalent à la moitié du pic ayant déjà été atteint.

3 – L’amélioration constante de l’efficacité du flux de travail.

La méthode Kanban vise l’amélioration constante de l’efficacité des workflows. Pour cela, on peut utiliser le tableau Kanban pour voir quelles sont les tâches récurrentes qui restent le plus longtemps dans la colonne « en cours ».

Ces tâches sont souvent des opportunités d’amélioration. On peut penser à les assigner à un autre membre de l’équipe ou à repenser leur processus d’accomplissement pour tenter de gagner du temps. N’hésitez pas à prendre connaissance de notre comparatif des meilleurs logiciels de planning de projet.

4 – L’explicitation, pour chaque tâche, de ses critères d’accomplissement

Pour chaque tâche commencée, les critères de validation doivent être explicitement détaillés par le chef de projet, au besoin dans un document annexe au tableau.

C’est un principe essentiel du processus Kanban dont la cause est simple à comprendre : cette explicitation accroît l’autonomie de chaque poste de travail, qui dispose ainsi des outils pour juger l’avancée de son travail. Cela déleste en même temps le chef de projet de certaines vérifications prématurées.

5 – La mise en place de boucles de rétroaction

Il est important de rappeler qu’au contraire de la méthode Scrum, il n’y a pas de Product Owner dans la méthode Kanban. Dans la méthode Scrum, l’une des fonctions fondamentales du Product Owner est d’évaluer la réponse à la User Story apportée par les fonctionnalités qui viennent d’être créées, et de donner son avis à chaque fin de sprint sur la tournure que prend un projet.

Dans une approche agile comme la méthode Kanban, dépourvue de ce regard extérieur que constitue le Product Owner, le risque est grand de travailler « la tête dans le guidon » et de développer des fonctionnalités déconnectées des besoins réels des utilisateurs.

C’est pour cette raison qu’il faut intégrer au tableau Kanban des tâches spécifiques tenant lieu de boucles de rétroaction, durant lesquelles un membre de l’équipe est chargé de vérifier que le développement du projet reste cohérent et tourné vers la rentabilité.

6 – La recherche et la résolution progressive des failles de productivité

En outre, une équipe de développement apprend des compétences par la pratique pendant l’exécution d’un projet. La force des méthodes agiles est de permettre l’intégration immédiate de ces nouvelles connaissances pour maximiser l’efficacité productive.

Il est donc important dans le cadre de la méthode Kanban de faire des rapports constamment, et d’en tirer vite les conséquences. Si on s’aperçoit que deux tâches peuvent être consignées en une seule, et qu’on raccourcit de la sorte le chemin pour atteindre le même but, alors il faut intégrer au plus vite ce savoir.

Méthodologie Kanban : les avantages et inconvénients

Avantages de la méthode Kanban

On retrouve avec la méthode Kanban les avantages classiques des méthodes de gestion de projet agile.

La méthode Kanban permet de développer des fonctionnalités et/ou de calibrer un volume de production s’adaptant précisément à la demande du marché.

La méthode permet aussi d’intégrer directement pendant le projet les connaissances que l’équipe de développement acquiert par l’expérience. Cela permet de maximiser chaque jour sa productivité.

Inconvénients de la méthode Kanban

En parallèle des avantages liés à l’agilité de la méthode, on retrouve bien sûr les défauts qui y sont inhérents.

Parmi eux, rappelons que les méthodes agiles ne permettent pas d’estimer précisément la date de livraison finale d’un produit. Elles induisent d’une façon générale un flou sur l’avenir qui complique la gestion du budget et des ressources humaines de l’entreprise.

A voir aussi : Scrum VS Kanban : les différences de ces deux méthodes Agiles

FAQ

Qu’est-ce que la gestion de projet Agile ?

Une gestion de projet agile repose sur une stratégie de développement incrémentale. Les fonctionnalités d’un produit sont pensées pendant la phase de développement, et assemblées progressivement. Les fonctionnalités peuvent être ainsi testées au fur et à mesure de l’exécution du projet, ce qui permet de tenir compte des retours du client et/ou de l’utilisateur final pour adapter les flux de travail suivants.

Les méthodes agiles s’opposent aux méthodes linéaires, dans lesquelles l’ensemble du développement est planifié à l’avance, opéré en silo, pour un assemblage final du produit réalisé d’un bloc avant sa livraison.

Quelles sont les différences entre Kanban et Scrum ?

Comme la méthode Kanban, le Scrum est aussi une méthode agile de gestion de projets. Quoique similaires, ces deux méthodes se distinguent sur quelques points essentiels. Le Scrum divise la réalisation d’un projet en « sprints ». Un sprint est un cycle durant en général 2 à 4 semaines, et dont la fin est marquée par la tenue d’une réunion avec le client de l’entreprise ou avec son représentant (« le Product Owner).

La méthode Kanban n’intègre pas, dans son modèle classique, le Product Owner à l’exécution des projets. Il n’y a pas non plus de sprints. Le flux de travail est ici continu. Cela signifie qu’on peut chaque jour ajouter de nouvelles tâches au projet avec la méthode Kanban, alors que le Scrum ne prévoit l’ajout de nouvelles tâches qu’entre deux sprints.
Par ailleurs, la méthode Scrum contraint l’équipe de développement à s’engager sur un nombre de fonctionnalités à livrer à la fin de chaque sprint. Cette notion d’engagement itératif auprès du client n’existe pas dans la méthode Kanban.

Qu’est-ce qu’un tableau Kanban ?

Le tableau Kanban est l’outil de support de la méthode Kanban. C’est un tableau en principe séparé en trois colonnes intitulées « à faire », « en cours » et « terminée ». On classe dans ces trois colonnes des étiquettes qui correspondent aux tâches à réaliser dans le cadre d’un projet. On peut hiérarchiser le niveau de priorités des tâches en les classant de haut en bas dans la colonne « à faire » ou « en cours ».

Dans certains modèles dérivés de traditionnel tableau Kanban, on peut ajouter une 4^ème colonne intitulée « backlog » dans laquelle on inscrit les idées qui n’ont pas encore été transformées en tâche, voire une 5^ème colonne intitulée « test », dans laquelle on indique les tâches qui sont en cours de contrôle avant d’être achevées.
Un tableau Kanban peut être matérialisé physiquement dans les locaux de l’entreprise, ou être représenté virtuellement sur des logiciels de gestion comme Trello ou Notion.

Qu’est-ce que la gestion du travail en cours (WIP) ?

La gestion du travail en cours (WIP), souvent abrégée en WIP, est un concept fondamental dans la méthode Kanban et d’autres approches de gestion de projet. Elle se réfère à la quantité de travail, de tâches ou de projets en cours d’exécution ou en cours de réalisation à un moment donné dans un système ou un processus donné. Le WIP est essentiellement une mesure de la charge de travail actuelle que l’équipe ou l’organisation peut gérer.

Voici quelques points clés pour comprendre la gestion du WIP :

Limite du WIP (Limite de Travail en Cours) : Dans un système Kanban, il est courant de définir une limite de WIP pour chaque étape du processus. Cette limite représente le nombre maximum d’éléments (tâches, cartes, projets, etc.) autorisés à être en cours d’exécution simultanément à cette étape. Par exemple, si la limite WIP pour une étape est de 5, cela signifie que l’équipe ne peut pas travailler sur plus de 5 éléments en même temps à cet endroit du processus.

Équilibrage du flux : La gestion du WIP vise à équilibrer le flux de travail afin d’éviter la surcharge de l’équipe, les goulots d’étranglement et les retards. En limitant le nombre d’éléments en cours, on s’assure que chaque tâche peut être traitée de manière plus efficace, ce qui contribue à un flux de travail plus fluide.

Visibilité : En ayant une limite de WIP clairement définie et visible, les équipes peuvent mieux comprendre leur charge de travail actuelle. Cela permet également de détecter plus facilement les problèmes potentiels, tels que les engorgements du processus.

Réduction du multitâche : La gestion du WIP encourage à se concentrer sur un nombre limité de tâches à la fois. Cela peut améliorer la qualité du travail, car les membres de l’équipe ont moins tendance à être surchargés de tâches.

Adaptabilité : Les limites de WIP sont souvent ajustées en fonction de l’expérience et des besoins de l’équipe. Si une équipe constate qu’elle est constamment dépassée par sa limite de WIP, elle peut la réviser pour mieux refléter sa capacité réelle.

Mesure de la performance : Le WIP est également utilisé pour évaluer la performance de l’équipe et du processus. Des métriques telles que le temps de cycle (temps nécessaire pour terminer une tâche depuis son début jusqu’à sa fin) sont souvent utilisées en conjonction avec le WIP pour mesurer l’efficacité.