Scope creep : 6 causes et 4 conseils pour éviter la dérive

En gestion de projet, le scope creep survient lorsque le projet est dévié de son objectif initial. Aussi appelé « dérive des objectifs projet », ce phénomène peut réellement entraver le déroulement d’un projet. Objectifs flous, cadre mal défini, mauvaise communication… Les causes d’un scope creep sont nombreuses. Il est heureusement possible d’éviter cette dérive des exigences en assurant un suivi de projet efficace.

Qu’est-ce qu’un scope creep en project management ? Quelles en sont les causes ? Quelles sont les bonnes pratiques pour éviter une dérive des objectifs ? Découvrez ce qu’il faut savoir sur le scope creep et comment réaliser un suivi de projet pertinent et efficace.

Scope creep : définition

Le terme de « scope creep » sert à désigner la « dérive des objectifs projet » ou la « dérive des exigences ». Il est employé lorsque le déroulement d’un projet s’écarte lentement de l’objectif initial. Par exemple, il peut arriver qu’un client vous demande de réaliser une « légère modification ». Ce petit changement qui peut lui paraître insignifiant nécessite pourtant une révision plus ou moins importante de la planification du projet.

Un projet repose sur trois piliers : le budget, le calendrier et les objectifs. Or, un scope creep est susceptible de retarder le planning, impactant inévitablement le budget. Le projet est alors différé, ce qui entraîne une réduction de votre marge bénéficiaire. De plus, si les délais ne sont pas respectés, cela peut affecter les relations avec le client. Ce dernier peut alors décider de mettre un terme au projet et donc, à la collaboration.

Une dérive des objectifs projet peut survenir lorsque le périmètre du projet n’a pas été clairement établi et transmis à tous les membres de l’équipe projet. Il se peut également que les besoins du client n’aient pas été pris en compte en amont du projet, mais pendant son déroulement. Enfin, un manque de communication entre l’équipe et le client en est souvent la cause. Concrètement, le moindre scope creep peut avoir plusieurs effets néfastes sur le déroulement du projet. Les conséquences peuvent être :

Il est donc primordial de surveiller ce phénomène de scope creep afin d’éviter qu’il ne survienne. Il est essentiel d’en connaître précisément les causes afin d’être en mesure de l’anticiper et de le prévenir.

6 causes habituelles de la dérive des objectifs

1- Des objectifs mal définis

Bien définir ses objectifs est essentiel pour évaluer les délais, le budget ou encore les ressources nécessaires à la réalisation d’un projet. Des objectifs mal définis risquent, au contraire, d’entraîner une mauvaise estimation de ces facteurs et de brouiller le périmètre du projet. L’équipe chargée du projet ne sera pas à même de prioriser et gérer correctement les tâches. Ainsi, plus l’objectif est confus, plus le risque de scope creep est important. Les collaborateurs auront en effet tendance à concentrer leurs efforts sur des tâches secondaires, voire contre-productives.

Au contraire, en déterminant concrètement vos objectifs, vous serez en mesure d’identifier et de prioriser les actions qui mèneront à la réussite du projet. Votre attention sera focalisée sur des tâches essentielles. Par exemple, l’objectif suivant manque de clarté et de précision : « Attirer de nouveaux abonnés sur les réseaux sociaux avec des contenus intéressants ». Pour un maximum de clarté, il faudrait préciser le média concerné (un objectif par réseau social), le type de contenu, les indicateurs de performance à vérifier, etc.

2- Des soucis de communication dans la gestion de projet

La réussite d’un projet est indissociable d’une bonne communication entre les parties prenantes. Un manque de communication ou des échanges trop imprécis risquent d’égarer et de susciter de l’inquiétude chez le client. De plus, si ce dernier n’a pas une vision claire du projet, il risque de demander des changements susceptibles de générer un scope creep.

Après avoir fixé clairement vos objectifs, défini les enjeux et délimité le cadre du projet, il vous faut regrouper toutes ces informations dans un brief et un plan de projet. Il est primordial que toutes les parties prenantes (client, membres de l’équipe projet, sponsor) aient accès à ces documents dès le lancement du projet. Le chef de projet devra par ailleurs réaliser régulièrement une mise au point sur son état d’avancement. 

3- Une mauvaise analyse du projet

Une mauvaise définition du périmètre d’un projet constitue une autre cause de scope creep. Ce plan est nécessaire pour assurer une bonne coordination et une bonne communication entre les différents acteurs. Toutefois, définir les contours d’un projet se révèle parfois difficile, car le client n’a pas toujours une idée très précise de ses attentes. Certaines erreurs peuvent alors survenir ou certains points essentiels, être omis. 

Bien cadrer le projet est d’autant plus important si vous travaillez avec des prestataires ou une agence externes à l’entreprise. Dans le cas contraire, vous ne pourrez vous appuyer sur aucun document si l’une des parties prenantes décide d’ajouter un nouvel élément au projet. C’est pourquoi il est crucial d’établir de manière précise le périmètre du projet. Il doit être intégré au plan ou aux documents de base.

4- Une validation des changements sans effet

Il arrive que le chef de projet donne son accord à une demande de modification sans avoir au préalable évalué les impacts de ce changement. Cela peut totalement désorganiser le projet. Il existe alors un risque de dérive des objectifs. Il est donc essentiel de mettre en place une procédure de validation des exigences afin de gérer correctement les demandes du client.

Ainsi, lorsque les missions de chaque acteur ont été définies, il convient d’établir un document de conduite du changement. L’objectif est d’éviter que chacun apporte des modifications au projet de manière désorganisée. Le document définit donc un certain nombre de restrictions et de règles afin d’accompagner les différents acteurs dans la progression du projet.

Généralement, la conduite des changements introduit un processus pour les demandes de modifications. Le chef de projet ainsi que d’autres parties prenantes étudient la demande et prennent la décision de rejeter, reporter ou valider ces changements. Ce procédé permet au chef de projet de garder le contrôle tout en laissant la possibilité de faire évoluer le projet de façon réfléchie et pertinente.

5- Trop de participants

Un nombre trop important de participants peut également générer un scope creep. Par exemple, un client préoccupé peut être tenté de demander une aide ou un avis extérieur. L’arrivée de nouvelles personnes est alors susceptible de déstabiliser le projet. En outre, un projet de grande taille implique de nombreux collaborateurs, ce qui peut rendre la communication plus difficile et nuire au bon déroulement du projet. Chacun doit donc se voir attribuer une mission aux contours bien délimités. Pour définir le rôle des participants, vous pouvez vous appuyer sur la matrice RACI :

6- Des retours clients trop tardifs

Les retours des clients sont nécessaires pour s’assurer que le projet prend la bonne direction. S’ils sont trop tardifs, ils peuvent entraîner un scope creep. Vous devez donc intégrer un système de gestion des feedbacks qui vous permet d’obtenir des retours rapides. Sans la prise en compte des besoins du client, vous courez le risque de faire dévier le projet en vous éloignant des délais, des objectifs et du budget. Cela peut notamment vous contraindre à changer de direction, voire à tout recommencer sur la base de nouvelles exigences. 

Cependant, les modifications de dernière minute sont parfois inévitables. En effet, il peut être nécessaire de changer certains éléments essentiels du projet. Le meilleur moyen pour limiter la prise de risque est alors d’obtenir le plus de retours possibles.

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Scope creep : les bonnes pratiques pour l’éviter

Répertorier les priorités du projet

Pour démarrer sur de bonnes bases, il est indispensable de déterminer le cadre du projet en établissant un devis clair et détaillé. Le périmètre est formalisé dans un Énoncé des Travaux (EDT). Ce document doit être transmis à toutes les parties prenantes. Chaque participant pourra alors s’y référer. L’EDT doit être étudié avec le client, puis validé et signé par les différents participants. La prochaine étape consiste à déterminer précisément les éléments suivants :

Cette documentation sert de référence au chef de projet, à l’équipe projet, ainsi qu’au client. Toutes les parties prenantes doivent y avoir accès et le maîtriser.

Administrer convenablement le projet

Une gestion de projet efficace s’accompagne de réunions régulières et dans des délais appropriés. Un calendrier doit être établi au début du projet dans l’idéal vous devez suivre ce calendrier et le faire évoluer dans le temps dans un outils de planning en ligne pour simplifier le suivi. Tout d’abord, la réunion de lancement réunit les différentes parties prenantes. Elle a pour objectif de permettre à tous les participants de prendre connaissance des composantes du projet, à savoir :

Aussi appelées « Comités de Projet » (ou CoPro), les réunions décisionnelles doivent avoir lieu régulièrement et de manière relativement rapprochée. Les CoPro servent à vérifier que le projet se déroule selon le cadre et les objectifs préalablement définis. Ils permettent également de réaliser certains ajustements si ces derniers s’avèrent nécessaires. Enfin, sont organisées des réunions décisionnelles ou CoPil (Comités de Pilotage). Elles rassemblent les membres décideurs dans le but de valider ou de rejeter les demandes de changement.

Tenir une communication continue

Un manque de fluidité ou de clarté dans la communication a de grandes chances de provoquer un scope creep. La communication est en effet une condition indispensable à une bonne gestion de projet. Lors de l’élaboration du projet, elle a pour objectif de définir le périmètre et les objectifs. Elle doit ensuite impliquer l’ensemble des participants.

Lorsqu’un projet est lancé, cela ne signifie pas que celui-ci est immuable. Le client peut avoir de nouveaux besoins en cours de route et la nécessité de réaliser certains changements. Il est alors primordial d’en tenir compte et de lui expliquer pourquoi le chef de projet a décidé de valider ou, au contraire, de rejeter sa demande.

Enfin, la communication doit être une priorité au sein de l’équipe projet. Pour cela, il est primordial de favoriser la collaboration entre les membres, notamment à l’aide d’outils collaboratifs. Ils seront ainsi en mesure d’étudier les demandes de changement et d’agir en conséquence.

Établir un processus de management des changements

Mettre au point un processus de gestion des changements permet d’éviter une dérive des objectifs. Ce document décrit la procédure à suivre pour effectuer une demande de modification, en particulier lorsque celle-ci provient du client. Il convient donc d’élaborer un registre et un formulaire de changement dès le début du projet. Formaliser à l’écrit la procédure incite à s’interroger sur les conséquences et sur la pertinence de la modification. Par ailleurs, chaque partie prenante est informée de la demande. Globalement, définir clairement un processus et mettre en place un logiciel de gestion de projet permet au chef de projet de conserver sa fonction de décideur tout en prenant la décision la plus adéquate.

FAQ – Scope creep