Business case

Aussi appelé étude d’opportunité, le business case est un document indispensable pour prendre des décisions éclairées et assurer la réussite et la rentabilité d’un projet. Un business case est une étude de faisabilité approfondie. Ce document intègre des éléments clés tels que l’analyse de marché, les bénéfices attendus du projet, l’évaluation des coûts et le retour sur investissement. Cette évaluation détaillée permet de déterminer si un projet est viable sur le plan financier et s’il est susceptible de générer des bénéfices. 

Qu’est-ce qu’un business case et pourquoi le réaliser ? Comment rédiger et réussir un business case ? Découvrez comment réaliser ce document essentiel pour prendre des décisions informées.  

Pourquoi rédiger un Business case ?

Hiérarchiser les projets 

Il n’est pas toujours possible pour une entreprise de mener simultanément plusieurs projets. Il est alors nécessaire de les prioriser en réalisant une étude d’opportunité pour chacun d’entre eux. Ils peuvent ainsi être hiérarchisés en fonction de leur rentabilité et des opportunités qu’ils représentent. L’entreprise dispose alors de tous les éléments pour décider quel projet mettre en œuvre en premier selon sa rentabilité et sa pertinence. Un chef de projet est ensuite désigné et le projet peut être lancé. 

Démontrer la faisabilité d’un projet

Pour pouvoir être mené à bien, le projet a besoin d’être validé par la direction. Le porteur de projet s’appuie alors sur un business case pour prouver sa faisabilité. En effet, le projet ne pourra démarrer que si les décisionnaires donnent leur aval pour débloquer le budget et les ressources nécessaires à sa mise en œuvre. 

Le business case a donc pour objectif d’examiner la faisabilité d’un projet. Il doit démontrer à la direction l’intérêt de mobiliser les ressources financières et humaines nécessaires. Le porteur de projet présente ainsi les bénéfices pour l’entreprise et liste les ressources nécessaires pour atteindre les résultats attendus. Le document n’a pas vocation à convaincre absolument. Son argumentaire s’appuie sur des prévisions de rentabilité fiable basées sur des données concrètes. Il s’agit d’anticiper et d’éviter les déconvenues. 

Cadrer le projet 

Le business case (étude d’opportunité en français) fait aussi office de plan du cadrage du projet. Il définit les points essentiels tels que les investissements financiers, matériels, humains et temporels nécessaires. Il détermine également les délais de réalisation. Si la direction valide le business case, cela signifie qu’elle accorde au chef de projet les ressources et les délais attendus. Ces prévisions pourront être ajustées et affinées par la suite. Elles permettent toutefois de donner un premier cadre stratégique au projet et d’en dessiner les contours. L’équipe projet a connaissance des moyens dont elle dispose au démarrage. 

Réaliser un business case en 8 étapes 

1- Rédiger l’introduction

Tout comme une analyse de marché permet d’évaluer les opportunités générées lors de la création d’une entreprise, le business case met en lumière les avantages d’un projet. Il commence, à l’instar de l’étude de marché, par une introduction au propos (ou executive summary). Cette première partie consiste à résumer les points importants qui seront développés dans le document : les bénéfices, les livrables, les délais attendus et des moyens à déployer pour atteindre les objectifs fixés. Cette section est essentielle, car elle permet d’introduire le projet. Ces quelques lignes sont en effet les premières que les parties concernées liront. 

2- Indiquer le problème à régler

Comme tout document d’analyse, le business case a pour but de répondre à un problème ou de justifier l’opportunité que peut représenter un projet. Il s’agit donc de poser le problème dès le début du business case. Cette partie n’est pas forcément la plus évidente, car elle implique de se concentrer uniquement sur la question « Quoi ? ». Ici, il ne s’agit pas de détailler le projet et le contexte, mais seulement de permettre au lecteur de cerner la problématique initiale. Il sera alors en mesure de mieux comprendre les enjeux et l’intérêt des actions mises en place pour y répondre. 

3- Examiner le problème ou l’opportunité 

Cette troisième étape complète la section précédente. Il s’agit ici d’analyser les causes du problème ou le contexte de l’opportunité dans le détail. Cette partie du business case donne des indications sur l’élément déclencheur, c’est-à-dire sur l’environnement ou le contexte financier à l’origine de l’opportunité ou de la problématique. Le porteur du projet étudie le contexte d’une éventuelle mise en œuvre du projet. Il peut s’appuyer sur différents outils comme l’analyse SWOT (en français « forces, faiblesses, opportunités, menaces ») ou l’analyse Pestel. 

4- Lister les options pour résoudre la problématique 

Quand un problème survient, plusieurs solutions peuvent généralement permettre de le résoudre. Après avoir posé le problème et défini son contexte, le business case énumère les différentes options destinées à le régler. Cette section du document sert à présenter la solution la plus à même de répondre à la problématique. Les lecteurs du business case ont ainsi connaissance des étapes de réflexion qui ont abouti à cette prise de décision. C’est pourquoi il est important de lister toutes les options envisagées.

5- Mettre en avant les avantages 

Présenter les avantages du projet est crucial pour justifier sa réalisation et le déploiement de moyens nécessaires pour le mener à bien. À cet effet, les profits attendus apparaissent sur le business case. Les gains peuvent être financiers : augmentation des marges commerciales, hausse du chiffre d’affaires, diminution des frais de développement, etc. Il peut aussi s’agir de bénéfices non financiers : simplification d’un processus de développement, optimisation du service client, compétitivité améliorée, etc. Une étude de faisabilité peut être effectuée par la suite afin de mettre clairement en avant les bénéfices que l’entreprise pourra tirer du projet. 

6- Évaluer les ressources nécessaires

Après avoir analysé le contexte et les tenants et aboutissants du projet, l’étude d’opportunité répertorie les ressources indispensables à sa réalisation. Le porteur de projet prouve ainsi qu’il a anticipé les investissements et les moyens à mobiliser : moyens humains, financiers, matériels et non matériels. Le rédacteur du business case n’a pas l’obligation de faire apparaître toutes les dépenses envisagées. Les principaux postes de dépense doivent néanmoins y figurer afin de permettre aux parties prenantes de prendre une décision informée. 

7- Programmer le projet 

La prochaine étape consiste à planifier le projet. Elle sert à le baliser, généralement en fonction des différentes phases de cadrage et de validation par les différents acteurs. Il est essentiel d’établir précisément des échéances afin de prioriser les décisions, en particulier si d’autres projets sont également en cours. 

8- Répertorier les difficultés du projet 

Tout projet génère une prise de risque. Pour pouvoir servir la stratégie commerciale et marketing de l’entreprise, le business case doit évoquer les risques et contraintes du projet. Il doit aussi anticiper leurs conséquences éventuelles sur sa réalisation. 

À lire aussi : Management des risques.

6 conseils pour réussir son business case

1- Regroupez toutes les informations nécessaires

La première étape, avant même de rédiger l’étude d’opportunité, consiste à regrouper et classer les informations importantes. Il est par ailleurs essentiel de tenir compte des avis des parties prenantes et des collaborateurs chargés du projet. 

2- Prenez le temps de rédiger votre business case 

Un business case nécessite un travail de recherche approfondi. Il est important que vous n’ayez pas fourni tous ces efforts en vain. C’est pourquoi la rédaction de votre business case exige un soin particulier. Il peut être judicieux de solliciter l’avis de vos collaborateurs ou des décisionnaires afin de maximiser les chances d’obtenir la validation du projet. 

3- Laissez la synthèse pour la fin 

La synthèse (ou executive summary) constitue l’introduction de votre business plan. Elle devra pourtant être rédigée en dernier, car elle résume les éléments clés du projet. 

4- Réalisez une relecture de votre planification de projet 

Il est important de relire régulièrement votre business case. Pensez également à le faire relire. En effet, il n’est pas rare de devoir affiner ou ajuster certains éléments après les avoir analysés. 

À voir aussi : Planification projet.

5- Adoptez la méthode SMART 

La méthode SMART est un outil qui permet de se focaliser sur des objectifs concrets et réalistes. Vos objectifs doivent être :

• Spécifiques : le projet est nettement défini, de même que les équipes ; 
• Mesurables : les objectifs fixés sont quantifiables, chiffrables ; 
• Atteignables : ils doivent être réalisables. Dans le cas contraire, il est judicieux de les réévaluer ; 
• Réalistes : les résultats à atteindre doivent être pertinents ; 
• Temporellement définis : vous devez fixer une date butoir pour la réalisation de vos objectifs. Autrement dit, vous devez déterminer une date pour laquelle le projet devient rentable. 

6- Veillez à bien présenter votre projet

Voici quelques conseils à appliquer durant la présentation : 

• soyez le plus claire possible pour maintenir l’attention de votre public ; 
• adopter le modèle de la pyramide inversée : débutez par les points importants pour convaincre les personnes décisionnaires des intérêts que votre projet présente pour l’entreprise ; 
• établissez un lien émotionnel avec votre auditoire ; 
• rassurez vos auditeurs en apportant une réponse à chacune de leurs inquiétudes ; 
• prévoyez les questions qui pourront vous être posées afin de ne pas vous sentir démuni ;
• pensez à dynamiser votre présentation en évitant de lire une fiche : vos notes vous servent simplement de points de repère. 

FAQ – Business case