Publipostage Outlook : 4 étapes à suivre pour réussir

Vous souhaitez réaliser un publipostage avec Outlook ? Le publipostage est un support marketing idéal pour promouvoir son entreprise, ses produits et ses services de manière personnalisée auprès d’un grand nombre de personnes. Il existe plusieurs moyens de concevoir une campagne de publipostage. Si les logiciels d’emailing sont conçus pour l’envoi massif de mails, Outlook s’avère une solution de messagerie rapide et peu onéreuse. Elle convient aux petites entreprises qui souhaitent se lancer dans l’emailing. Découvrez dans cet article en quoi consiste le publipostage et comment créer pas à pas un publipostage avec Outlook.

Sommaire

Un publipostage : c’est quoi ?

Définition du publipostage

Le publipostage (mailing) consiste à expédier un même document (messages publicitaires, prospectus, lettre) à une liste de diffusion par message électronique ou par voie postale. L’emailing, ou publipostage par voie électronique, permet de promouvoir son entreprise auprès d’un grand nombre de personnes rapidement et simplement pour un coût très abordable. Le document est en effet le même pour tous les destinataires, à l’exception des coordonnées.

Le publipostage se caractérise par la personnalisation du document. Elle peut concerner :

L’identité du prospect ou client (nom et prénom) ;
Les informations relationnelles (statut du client, ancienneté, etc.) ;
L’offre (adaptée au profil de la cible).

Ce support de communication a pour but d’améliorer l’engagement des destinataires en rendant le document moins impersonnel qu’un courrier publicitaire classique.

Avantages et inconvénients

Le publipostage a deux principaux avantages :

Le ciblage : le publipostage vous permet de cibler les destinataires en partant d’une liste de diffusion et, ainsi, de proposer des offres sur mesure ;
Le gain de temps : vous pouvez automatiser la personnalisation de vos mails en associant votre lettre type à votre liste de contacts. Vous pouvez de cette manière communiquer massivement sur votre entreprise en peu de temps.

Ce support de communication a aussi des inconvénients :

Le manque d’interactivité : le publipostage est un média de communication à sens unique. Contrairement aux réseaux sociaux, auxquels sont aujourd’hui habitués les consommateurs, il ne permet pas les échanges entre l’expéditeur et les destinataires. L’expéditeur ne reçoit pas de réponse de ses prospects ;
La lassitude des consommateurs : le publipostage a longtemps été massivement utilisé. Les consommateurs reçoivent des quantités d’offres promotionnelles et sont de plus en plus réticents face à ce support commercial. Les courriers finissent en effet fréquemment dans les spams ou dans la poubelle ;
L’absence de données sur son efficacité : on ne dispose pas de réelles statistiques sur les résultats obtenus par cette pratique. Il est donc difficile d’évaluer précisément le retour sur investissement (ROI).

A voir : Non l’email marketing n’est pas mort

4 étapes pour créer un publipostage avec Outlook

Il est possible de créer un publipostage à partir de Word en récupérant votre liste de contact Outlook. Cette solution vous permet de réaliser un gain de temps important et de simplifier la création de la campagne de publipostage.

1). Définir la liste des destinataires

Établir votre liste de contacts est une étape clé dans la mise en place d’une campagne de publipostage.

La base de contacts peut être créée sur un fichier Excel ou Word ou à partir du bloc d’adresse Outlook. Vous pouvez créer une nouvelle liste ou utiliser une source de données existante.

Pour créer une nouvelle liste, rendez-vous dans Words et sélectionnez « Entrer une nouvelle liste ». Vous devrez ensuite taper les informations demandées dans la boîte de dialogue.

Si vous souhaitez utiliser votre liste de contacts Outlook, choisissez l’option « Sélectionner dans les contacts Outlook ». Vous pourrez alors récupérer les informations des contacts de votre messagerie et fusionner les données.

2). Rédiger le message à transmettre

Tout l’intérêt du publipostage est bien sûr d’envoyer un message en masse en peu de temps. Après avoir défini l’objectif du courrier (prospection, offre promotionnelle, etc.) et le type de document (lettre, prospectus, etc.), la seconde étape consiste à rédiger votre message.

Pour cela, créez un document Word. Rédigez ensuite votre contenu en fonction de votre cible et de vos objectifs, puis enregistrez le document. Le mail est alors prêt pour le publipostage avec Outlook.

3). Créer le publipostage en faisant la fusion

La fusion de publipostage consiste à fusionner un courrier type sur lequel figurent des champs de personnalisation avec une base de contacts à renseigner sur les champs équivalents. La lettre type sera alors reproduite en fonction du nombre de destinataires tout en faisant figurer les informations personnalisées.

Si vous utilisez Microsoft Office, vous pourrez réaliser la fusion avec l’aide de Word :

Rendez-vous dans l’onglet « Publipostage » et cliquez sur « Assistant Fusion et publipostage pas à pas » ;
Sous « Créer une liste de destinataires », dans l’onglet « Fusion et publipostage », choisissez « Sélectionnez parmi les contacts Outlook ». Vous indiquez ainsi à Word que vous allez extraire votre base de contacts de votre boîte mail Outlook ;
Optez pour l’option « Sélectionner des contacts », puis « OK » ;
Une boîte de dialogue « Destinataires de fusion et publipostage » s’affiche. Vous pouvez alors sélectionner les destinataires de votre campagne emailing.

Il vous faudra ensuite personnaliser votre document. Pour ce faire, cliquez sur « Suivant : préparez votre publication ». Vous pourrez définir les différents emplacements sur lesquels figureront les éléments de personnalisation (nom, prénom, adresse du destinataire, etc.). Il vous suffira de les faire glisser sur votre courrier. Vous avez aussi la possibilité d’ajouter d’autres champs de fusion à partir d’Outlook en cliquant sur « Insérer un champ de fusion ». Cliquez ensuite sur « Suivant : créer des publications fusionnées ».

4). Envoyer le mail

Après avoir créé votre liste de contact, rédiger votre mail et réaliser la fusion, vous devez ensuite transmettre le message à vos destinataires. Vous avez au préalable la possibilité de vérifier que toutes les informations souhaitées apparaissent bien sur votre document. Pour cela, sélectionnez « Aperçu des résultats ».

Si toutes les données sont correctes, vous pouvez cliquer sur « Terminer et fusionner ». Une dernière boîte de dialogue apparaît. Vous devez alors indiquer les adresses des destinataires et valider l’envoi de votre emailing.

FAQ – Publipostage Outlook

Quels avantages à investir dans un logiciel d’emailing ?

Votre messagerie Outlook ou Gmail et des logiciels comme Word ou Excel peuvent vous permettre d’envoyer des mails à un grand nombre de personnes. Néanmoins, ils ne sont à la base pas conçus pour cela et montrent certaines limites. À l’inverse, les logiciels d’emailing constituent des solutions dédiées à l’envoi massif de mails. Ils offrent plusieurs avantages :

      ● Une simplicité d’utilisation : les logiciels d’emailing utilisent généralement des éditeurs drag-and-drop pour simplifier la conception de campagne ;
      ● Davantage de possibilités en matière de design : vous avez accès à de nombreux templates prédéfinis ou pouvez personnaliser le design de vos courriels ;
      ● Des envois massifs : Gmail ou Outlook permettent d’envoyer un nombre très limité de mails (quelques centaines par jour). Les outils d’emailing offrent plus de possibilités et s’adaptent aux besoins des entreprises ;
      ● Une meilleure délivrabilité : vos mails ont plus de chances d’être délivrés à leur destinataire et de passer les filtres antispam en utilisant un outil dédié ;
      ● Un accès aux indicateurs de performance : vous pouvez aisément mesurer l’impact de votre campagne de communication grâce à différentes données statistiques (taux d’ouverture, taux de délivrabilité, taux de clics, etc.) ;
      ● Respect du RGPD : la collecte de données personnelles (adresses mail par exemple) est soumise à certaines règles. Une plateforme comme Sendinblue inclut automatiquement dans vos mails un lien de désinscription à la newsletter par exemple.

Comment faire un publipostage avec Gmail ?

Réaliser un publipostage avec Gmail se déroule en plusieurs étapes :
① créez un compte Gmail ;
② ouvrez un Google Doc et rédigez le contenu du message ;
③ ouvrez un Google Sheet ;
④ cliquez sur « Module complémentaire » puis « Télécharger des modules complémentaires » ;
⑤ sélectionnez « Yet Another Mail Merge » et acceptez les autorisations ;
⑥ choisissez une deuxième fois « Module Complémentaire », puis « Yet Another Mail Merge » et « Démarrer le Publipostage » ;
⑦ choisissez entre importer votre liste de contacts Gmail ou créer une liste de destinataires manuellement ;
⑧ renseignez le nom de l’expéditeur et sélectionnez le Google Doc que vous avez rédigé ;
⑨ sélectionnez « Envoyer les xx courriers » selon le nombre de courriers à expédier.

Comment faire un publipostage à partir d’Excel ?

Pour faire un publipostage à partir d’Excel :

① ouvrez un document Excel ;
② cliquez sur « Ajouter et modifier la liste de diffusion » ;
③ sélectionnez le bouton « Insérer un champ de fusion » ;
④ cliquez ensuite sur « Prévisualiser et terminer le publipostage » ;
⑤ « Enregistrez votre publipostage ».

Comment créer un publipostage sous Word ?

Pour effectuer un publipostage sous Word, procédez de la manière suivante :
① ouvrez un nouveau document Word ;
② rendez-vous dans « Publipostage », puis « Démarrer la fusion et le publipostage » et choisissez le type de document à créer ;
③ rédigez votre mail ;
④ créez votre liste de contacts à partir d’un document Excel ou d’Outlook ;
⑤ ajoutez les champs personnalisés à votre courrier ;
⑥ obtenez un aperçu ;
⑦ enregistrez le document.