Kick-off meeting : bien réussir sa réunion de lancement

Tous ceux qui ont déjà œuvré sur un projet d’entreprise le savent : il y a un processus à suivre. Celui-ci comporte diverses étapes, la première étape étant le kick-off meeting. De quoi s’agit-il ? Qui sont les participants ? Quels sont les conseils à suivre pour que le kick off meeting soit réussi ? C’est ce que nous allons aborder dans cet article consacré au kick-off meeting, pour bien réussir la réunion de lancement. 

Qu’est-ce qu’un kick-off meeting? 

Pour commencer, intéressons nous à la traduction de kick-off meeting. Les termes anglais envahissent de plus en plus le monde de l’entreprise, certains termes peuvent aussi être utilisés en version française. Mais il est aussi possible d’utiliser la traduction de kick-off meeting en gestion de projet. Une fois traduit, le terme « kick-off meeting » devient « réunion de lancement ».  

Le kick-off meeting est donc la première réunion d’équipe de tout projet. Elle se tient avant le début de l’action à proprement parler. Avant même la concrétisation du lancement de projet. Pour autant, cette réunion de lancement est cruciale. 

Elle a plusieurs objectifs :

Cette réunion de lancement marque donc la fin de l’étape d’initialisation d’un projet. Et le démarrage de l’étape de planification. 

Qui doit être présent dans un kick-off meeting ?

Pour que l’organisation du projet soit réussie, tous les acteurs doivent participer au kick-off meeting. Qu’ils soient impliqués de près ou de loin dans le projet, il est intéressant qu’ils fassent partie de cette étape. 

Il est évident que le chef de projet et les membres de son équipe doivent être présents. Mais il faut aussi penser « plus large ». Voici par exemple les personnes que vous pouvez convier au kick off meeting :

• La direction de l’entreprise.
• Les référents des services que ce projet pourrait impacter. Comme le responsable marketing ou le responsable RH (Ressources Humaines).
• Les fournisseurs.
• Les partenaires.
• Les clients.
• Les investisseurs (sponsors).
• Les prestataires.

Pour être sûr que les personnes « essentielles » participent au kick-off meeting, le chef de projet doit la préparer. Il doit notamment réfléchir par exemple aux divers départements de l’entreprise que ce projet concerne. Ainsi, il sera plus facile de définir une liste de participants. Et cela évite que trop de personnes y participent alors que ce n’est pas utile. 

Les conseils pour un kick-off meeting réussi

1. Préparer la réunion de lancement en amont

Les clés de toutes réunions réussies sont l’organisation et la planification. Pour ce faire, l’organisateur peut se baser sur un exemple de kick-off meeting qui a déjà eu lieu. Le chef de projet doit donc établir un ordre du jour précis. Ce dernier devra inclure le plan de projet, c’est-à-dire les objectifs, les risques, les tâches, les délais et les rôles. Il devra aussi comprendre une présentation des acteurs, les moyens de communication à privilégier, les outils à utiliser, un calendrier. 

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Il faut aussi prévoir un temps de questions/réponses dans l’agenda du kick off meeting. Ensuite, il faut passer au côté pratique :

• Définir un lieu, une date et une durée pour la réunion de lancement
• Définir la liste des participants, et leur envoyer une invitation à l’événement. Joindre l’ordre du jour du kick-off meeting.
• Établir le dérouler en prévoyant des temps de pause
• Désigner la personne qui prendra les notes pendant la réunion

2. Convier les bonnes personnes

Pour que l’agenda du kick off meeting soit respecté, il est recommandé que peu de personnes soient présentes. Seules les personnes « essentielles » doivent participer à l’évènement. C’est pour cela que l’étape précédente (la préparation) est cruciale. Il faut définir le rôle des personnes impliquées. Au moins un représentant de chaque département impacté (client, équipe marketing, RH, direction de l’entreprise…). 

3. Faire se présenter les équipes

Un des objectifs premiers de ces réunions est de permettre aux différentes parties prenantes de se rencontrer. Un des premiers moments de la réunion doit être un tour de table, afin de faire une présentation des différents acteurs. Au minimum, chaque personne présente devra donner son nom, son prénom, sa fonction et son entreprise. 

Une fois cette présentation faite, l’organisateur peut prendre un moment pour expliquer le déroulé de la réunion. 

4. Présentation des principales étapes du projet

Puisque tous les participants ne viennent pas du même département, ils ne connaissent peut-être pas tous les aspects du projet.  Pour que tout le monde soit au même niveau, le chef de projet doit expliquer les grandes étapes. Notamment :

• Le contexte du lancement du projet
• Les raisons derrière ce projet
• Les problématiques auxquelles ce projet cherche à répondre
• Les tâches à effectuer pour sa réalisation
• Les différentes dates d’échéances
• L’objectif ainsi que les livrables

Cette présentation permet de s’assurer que la gestion de projet établie convient à l’ensemble. Et de vérifier qu’aucun élément n’a été oublié. 

5. Exposer le planning et les objectifs du projet

Le chef de projet explique le planning, ainsi que les différentes étapes pour atteindre l’objectif final. Il ne s’agit pas seulement d’exposer un calendrier. Ce planning doit contenir des dates précises de début et de fin pour chaque étape. 

Pour mettre en place ce planning, plusieurs outils sont possibles :

• Le diagramme de Gantt : il permet de définir les liaisons entre chaque tâche. Ainsi que les délais pour les mener à bien. 
• Le réseau PERT : il permet de définir les missions qui ne peuvent absolument prendre aucun retard. 

6. Définir les rôles des parties prenantes

Même si une présentation des membres a eu lieu, il est important de prendre le temps de rappeler les rôles. Cela permet de s’assurer que tout le monde a bien compris les différents rôles. Et dont les membres savent ce qu’ils ont à faire. 

Pour faciliter la compréhension et la communication, le chef de projet pourra utiliser une Matrice RACI.

7. Répondre aux questions des participants

Lors de l’organisation, il est important de prévoir un temps de questions/réponses à l’agenda du kick-off meeting. Lors de ce moment, des points d’incompréhension, ou de questionnement, peuvent être soulevés. Cela permet notamment de s’assurer de la bonne compréhension du projet par tous les participants à l’événement.  

8. Valider l’objectif avec le client

Pour s’assurer que l’objectif est atteint, il faut définir des indicateurs de mesure de succès. Cela doit se faire en collaboration avec le client, afin de veiller à ce que l’objectif soit bien compris. Cela évite également les risques de désaccord ou de contestation lors des évaluations des étapes. Le kick-off meeting est le moment idéal pour aborder ces points. Cela permet d’avoir une bonne gestion de projet dès le démarrage. 

9. Définir les prochaines étapes

Avant de clore le kick-off meeting, il est important de prendre le temps d’établir un plan pour la suite.  Cela passe par plusieurs actions :

FAQ – Kick-off meeting