Les 10 meilleurs outils collaboratifs et plateformes d’échange entre collègues
Avec le développement du travail à distance, il peut être difficile de maintenir la collaboration d’une équipe. Heureusement, les plateformes collaboratives ou outils de travail collaboratif visent à faciliter la communication et l’échange de documents entre collègues.
Il en existe différentes sortes. Que recouvre la notion d’outil collaboratif ? Comment choisir l’outil de travail collaboratif adapté à son entreprise ? C’est ce que nous allons aborder dans la suite de cet article sur le meilleur des outils collaboratifs.
Sommaire
Qu’est-ce qu’un outil collaboratif ?
Les outils collaboratifs désignent l’ensemble des moyens numériques permettant de faciliter la collaboration. Entre les membres d’une équipe mais aussi avec des tiers.
Un outil de travail collaboratif en ligne sert à partager des documents nécessaires au bon travail d’une équipe. Ainsi, les différents collègues d’une entreprise peuvent échanger plus facilement lors d’une réunion. Grâce à un tableau blanc interactif ou un écran tactile, les fichiers peuvent facilement être ouverts et consultés par tous.
Ils permettent également le travail à distance. En effet, les salariés n’ont plus besoin de se trouver physiquement au même endroit. Chaque membre peut, via son ordinateur par exemple, se joindre à une réunion et partager des documents. Dans certaines entreprises, notamment les grandes entreprises ou les entreprises internationales, la majorité des réunions se font en visioconférence.
Pourquoi utiliser un outil de travail collaboratif ?
L’utilisation d’un, ou plusieurs, outil de travail collaboratif présente de nombreux avantages. Voici les quatre principaux :
► Une meilleure productivité : selon plusieurs études, une entreprise qui utilise un outil de travail collaboratif augmente sa productivité de 20 à 25%. En travaillant avec, chaque membre d’équipe est plus autonome, et aura donc plus tendance à prendre des initiatives. Les collaborateurs tirent le meilleur, et sont de plus en plus nombreux à souhaiter les utiliser. Cela renforce l’esprit de collaboration et pousse les salariés à donner le meilleur d’eux-mêmes.
► Une prise de décision rapide : l’outil permet d’échanger en temps réel. Grâce à la messagerie par exemple, plus besoin de se déplacer pour échanger des documents. De plus, tous les fichiers sont consultables à tout moment. Cela représente un gain de temps non négligeable.
► Une meilleure collaboration d’équipe : l’utilisation d’un outil collaboratif renforce la cohésion d’équipe et le sentiment d’appartenance à l’entreprise. 64% des salariés déclarent vouloir utiliser des logiciels collaboratifs pour travailler en équipe. 45% souhaitent les utiliser pour échanger avec leurs collaborateurs.
► Une meilleure qualité de travail à distance : le télétravail est de plus en plus répandu. L’utilisation d’un outil collaboratif permet d’améliorer ce travail à distance. Ils permettent notamment de centraliser toutes les informations sur un projet, et de répartir clairement les tâches. Chaque membre peut voir sur la plateforme les missions qui lui sont assignées par exemple.
Les principales fonctionnalités des plateformes collaboratives
Les outils de travail collaboratifs ou plateformes collaboratives recèle un éventail large de fonctionnalités :
► Intranet : pour faciliter les échanges, et renforcer le sentiment de cohésion entre membre. Un intranet social et collaboratif encourage les collaborateurs à travailler ensemble. Pour encore plus d’efficacité, optez pour un intranet avec une version mobile. Chaque membre pourra suivre les informations en temps réel, avec son smartphone ou sa tablette sur son espace personnel.
► Suite collaborative Cloud : un outil collaboratif comme Microsoft Teams par exemple permet de limiter les déplacements. Chaque réunion peut se faire via visioconférence. Très utile pour les entreprises ayant beaucoup d’employés éparpillés géographiquement. C’est également un gain de temps considérable.
► Une messagerie interne : la messagerie instantanée est l’idéal pour favoriser une communication fluide. Chaque membre, grâce à son espace personnel, peut communiquer sur le projet avec ses collaborateurs.
► Un calendrier : il permet à chacun de voir les disponibilités des autres. Il est notamment très utile pour planifier une date de réunion par exemple. Il permet aussi, entre autres, de voir les échéances pour terminer des tâches.
► Partage de fichiers : cela permet à chaque membre de partager les documents utiles. Il existe de nombreuses alternatives comme Drive ou Dropbox par exemple. Dans un même endroit, toutes les personnes impliquées dans la gestion de projet pourront consulter les fichiers.
► Des fonctionnalités sociales : Il est possible de créer une version de réseau social interne. Ce réseau social peut offrir par exemple un fil d’actualité pour tenir informé les membres des actualités de l’entreprise.
► Les notifications : tous les logiciels collaboratifs offrent une fonction de notifications. Que ce soit des notifications de messagerie, ou pour signaler le téléchargement de nouveaux fichiers. Les collaborateurs sont informés en temps réel de tout changement sur leur espace personnel.
► Version multilingue : pour les entreprises travaillant à l’international, il existe des solutions en version multilingue. Ce peut-être un format intéressant à considérer lors du choix d’un outil collaboratif en ligne.
► Espace vidéo : sur cet espace il est possible de mettre des vidéos (Youtube ou vos propres vidéos) afin d’enrichir la communication interne.
Comment choisir sa plateforme collaborative en entreprise ?
Définir son besoin
Depuis quelques années, la notion d’outil collaboratif est très en vogue. Mais avant de céder à votre tour, il est important de vous poser les bonnes questions. Pourquoi voulez-vous une plateforme collaborative ? Est-ce pour suivre la tendance ou pour améliorer la productivité ? Souhaitez-vous une solution de partage de fichiers efficace ? Ou une communication facilitée au sein de votre entreprise ? En faisant le point sur vos besoins, vous arriverez mieux à cibler votre besoin en termes de plateforme collaborative en ligne.
En faire un projet commun avec votre équipe
Pour tirer le meilleur des solutions collaboratives, il faut que tout le monde soit impliqué. En effet, les principaux utilisateurs seront les membres de votre équipe. Les impliquer dans le processus de choix renforce la cohésion. Vous pouvez leur demander ce qu’ils attendent d’une plateforme collaborative. Ils seront plus à même ensuite de vouloir utiliser la plateforme.
Une plateforme collaborative RGPD
La solution collaborative va vous servir à échanger des documents et des informations qui ne concernent que votre structure. Il est donc important de veiller à ce que la plateforme intègre des dispositifs de sécurité. Pour les fichiers et la messagerie instantanée. La plateforme collaborative dispose-t-elle du chiffrement des données ? Quel est le dispositif mis en place ? Voici quelques-unes des questions à vous poser avant de faire votre choix.
L’intégration avec d’autres outils
Pour améliorer la productivité, veillez à ce que la plateforme permette d’intégrer d’autres logiciels. Pour bénéficier du meilleur des outils collaboratifs, pensez à vérifier que la version est compatible avec votre matériel. Par exemple, si vous utilisez principalement des tablettes ou des téléphones portables, optez pour une plateforme avec une version mobile.
Tester plusieurs produits pour être sûr du prix
Il existe de nombreuses solutions sur le marché actuel. La plupart d’entre eux proposent une solution gratuite, sur un temps limité. Par exemple, vous pouvez l’utiliser pendant 14 jours. Cela vous permet de vous rendre compte des différentes fonctionnalités et de voir si ce produit correspond à vos besoins.
De même, penchez-vous sur les modalités. Afin de mieux évaluer le prix qu’il va vous coûter à l’utilisation. Quelle est la capacité de stockage ? Si l’espace de stockage est limité, quel est le coût pour l’augmenter ? L’assurance et le service sont-ils inclus dans le prix du produit ? Faut-il payer lorsque vous ajoutez un utilisateur ? Combien d’utilisateurs maximums peuvent être ajoutés ? N’hésitez pas à bien comparer afin de trouver le meilleur des outils comparatifs selon vos besoins.
Classement du meilleur outil collaboratif
1 – Monday.com : une seule plateforme pour tous vos besoins CRM
De quoi s’agit-il ?
Monday.com est particulièrement recommandé pour les équipes marketing, RH ou encore les équipes de développement de logiciel. Cet outil collaboratif se base sur la gestion et le suivi des missions quotidiennes.
Les principales fonctionnalités
Il permet le suivi des tâches par utilisateur. Grâce à My Week, chaque membre peut voir les missions qu’il a à accomplir, et celles qui n’ont pas été faites.
L’interface offre également la possibilité de visualiser l’ensemble des projets à réaliser. Et de les trier selon vos paramètres. Vous pouvez aussi créer des graphiques pour une meilleure visualisation. Monday.com permet d’avoir une vue globale des différents projets.
Les possibilités d’intégration
Monday.com permet l’intégration des services les plus utilisés. Comme Google Drive, Dropbox ou encore Microsoft Teams pour ne citer qu’eux. Actuellement, Monday.com permet l’intégration de 36 outils complémentaires.
Version disponible
Monday.com est disponible en version gratuite pendant 14 jours. Si vous souhaitez débloquer l’ensemble des possibilités, alors plusieurs choix s’offrent à vous :
- Basic : 8€ par utilisateur par mois. Stockage fichiers limité à 5go. Limite d’une semaine de journée d’activité, et limite d’un tableau de bord.
- Standard : 10€ par utilisateur par mois. Stockage documents de 50 go. Limite de 3 tableaux de bord.
- Pro : 16€ par utilisateur par mois. Stockage illimité. 10 tableaux de bord.
- Entreprise : prix sur devis. Toutes les fonctionnalités sont débloquées sans limite.
Les certifications
Monday.com possède les certifications suivantes : ISO 27018, ISO 27001 et GDPR (RGPD). Il est conforme au RGPD.
- Interface rapide et simple à configurer
- Logiciel facile à prendre en main
- Reporting et suivi en temps réel
- Les utilisateurs ont accès aux informations en même temps
- Ajouts de nouveaux statuts de travail
- Amélioration de l’intégration Zoom pour visioconférence
- Possibilité de créer vos propres modèles de colonnes
- Nouvelle automatisation. Cela permet d’être averti lorsque le nombre d’éléments d’un groupe dépasse le seuil défini.
- Prise en charge des colonnes pays dans les formulaires. Et aussi des rollups dans les formules.
2 – Teamwork : la gestion de projet simplifiée
De quoi s’agit-il ?
Teamwork se démarque par son aspect collaboratif très poussé. Il s’agit d’un outil de travail collaboratif en ligne idéal pour les missions, les fichiers et les projets.
Les principales fonctionnalités
Pour faciliter le travail d’équipe, Teamwork propose des fonctionnalités intéressantes. Comme la gestion du temps, la création de factures clients ou encore le diagramme de Gantt. Teamwork propose également des niveaux de permission et le tableau de Kanban pour gérer vos tâches.
Les possibilités d’intégration
Il est possible d’intégrer de nombreuses applications tierces à l’outil collaboratif Teamwork. Comme Dropbox, Hubspot ou encore Slack. La collaboration est au cœur de cette solution, il est donc compatible avec de nombreux autres outils. Afin de rendre la gestion et la collaboration entre membres plus simples.
Version disponible
Teamwork propose d’utiliser l’outil collaboratif gratuit pendant 30 jours. Sinon vous avez le choix entre plusieurs formules :
- Gratuit : comprend 2 projets, 5 utilisateurs, des tableaux de bords limités.
- Pro : 10€ par mois par utilisateur. 300 projets, suivi du temps, facturation.
- Premium : 18€ par mois par utilisateur. 600 projets, calendrier des tâches, portfolio projet.
- Enterprise : sur devis.
Les certifications
Teamwork dispose du SOC 2 Type 1. Cela permet de s’assurer de la qualité de la sécurité des données.
- Synchronisation et partage des fichiers
- Planification des missions avec liste de choses à faire
- Version mobile simple d’utilisation
- Offre des pistes de vérifications
- Paramètres difficiles à régler, ce qui implique beaucoup de notifications
- Un plus large éventail de possibilités d’intégration
- Une interface parfois peu intuitive
3 – Wrike : un outil collaboratif polyvalent et robuste
De quoi s’agit-il ?
Il est polyvalent ce qui en fait un des meilleurs outils collaboratifs pour les équipes agiles. Il aide à accélérer les prises de décision au sein d’une entreprise. Notamment grâce à ses fonctionnalités de révision et d’approbation.
Les principales fonctionnalités
Cette plateforme dispose d’un gestionnaire de tâches avec outil de diagramme de Gantt ainsi que d’un calendrier partagé. Wrike propose également des modèles de gestion de projet et des rapports de performance personnalisés.
Les possibilités d’intégration
Wrike permet l’intégration aux principaux outils collaboratifs. Comme Google Drive, Dropbox et Microsoft Teams.
Version disponible
Essai gratuit de 14 jours. Wrike propose une offre gratuite avec des fonctions limitées. Ou alors des formules payantes :
- Professional : 9,80$ par mois par utilisateur. 1 à 2 Go de stockage par utilisateur.
- Business : 24,80$ par mois par utilisateur. 5 Go de stockage par utilisateur.
- Enterprise : sur devis. Pour les grandes entreprises avec de grandes équipes.
Les certifications
Wrike a été récompensé par G2 dans 12 catégories. Il a été élu meilleur logiciel de l’année dans 3 catégories en 2021.
- Plateforme et interface entièrement personnalisables
- Rapports de performance personnalisés
- Calendriers partagés entre les utilisateurs
- Nombre d’utilisateurs limités selon la version
- Certains modules ont un coût supplémentaire
- Plus adapté à la gestion de projet qu’à la communication interne
4 – ClickUp
De quoi s’agit-il ?
Il s’agit d’un logiciel tout en un qui a pour vocation de remplacer tous les autres. Cet outil collaboratif s’adapte à toutes les tailles d’équipes et de structures. Mais il peut aussi s’adapter aux travailleurs indépendants.
Les principales fonctionnalités
ClickUp offre un large éventail de possibilités. Comme le suivi du temps et des dépenses, la vue Kanban et Gantt, le suivi de l’avancement des missions. Mais aussi la gestion de tâches, des modèles de projet ainsi qu’une version pour mobile.
Les possibilités d’intégration
ClickUp possède une quantité impressionnante d’intégrations. Il est donc compatible avec la plupart des outils utilisés fréquemment.
Version disponible
Il est considéré comme un des meilleurs outils collaboratifs pour son offre gratuite qui est assez complète. Elle donne accès à un nombre illimité d’utilisateurs et de tâches. Mais peu de stockages (100 mb).
ClickUp offre également des versions payantes, de 5$ à 19$ par mois, selon le nombre de fonctionnalités débloquées.
Les certifications
ClickUp dispose de la SOC 2. Un gage de qualité pour la sécurité des données.
- Tout en un, puissant et flexible
- Version gratuite avec beaucoup de fonctionnalités
- L’outil propose régulièrement de nouvelles évolutions
- Propose gestion de tâches, des documents, facilite la collaboration
- Interface longue à prendre en main
- La complexité de la tarification
- Quelques lenteurs lors de l’utilisation
5 – Trello
De quoi s’agit-il ?
Il s’agit d’un outil de gestion des tâches qui s’inspire de la méthode Kanban. Il fonctionne sur le principe de tableaux, regroupant des listes de missions sous forme de cartes à déplacer.
Les principales fonctionnalités
Trello permet de suivre l’avancée d’une tâche. Pour ce faire, il suffit de glisser-déposer les cartes d’une colonne à une autre. Il est possible de laisser des commentaires sur les cartes, et de recevoir des notifications à chaque changement effectué.
Les possibilités d’intégration
Trello ne possède pas de messagerie intégrée, mais il y a la possibilité d’intégrer d’autres outils de communication. Il permet également l’intégration de Google Drive ou de Dropbox pour faciliter le partage de documents.
Version disponible
Il existe une offre gratuite qui permet d’accéder aux fonctionnalités de base de Trello. Elle est suffisante pour les projets peu complexes.
Les offres payantes vont de 5$ à 17,50$ par utilisateur et par mois.
Les certifications
Trello est certifié SOC 2 Type 2 pour la sécurité. Il dispose également de la certification ISO/IEC 27001 et de la certification PCI-DSS.
- L’interface est simple à prendre en main
- Création de check-lists avec assignation des missions
- Possibilité d’ajouter des champs personnalisés
- Possibilité d’ajouter des dates d’échéance
- N’est pas adapté aux missions complexes
- Ne possède pas de messagerie interne
- Le tarif de la version premium est assez élevé
6 – Asana
De quoi s’agit-il ?
Véritable outil de productivité, Asana permet de gérer de manière agile les ressources et les projets.
Les principales fonctionnalités
Asana dispose d’un gestionnaire de tâches et du partage de documents. Sa fonction glisser-déposer rend son utilisation très simple et rapide.
Les possibilités d’intégration
Asana offre plus de 100 possibilités d’intégration. Notamment à Microsoft Teams, Slack, Google Drive et bien d’autres.
Version disponible
L’offre gratuite permet de travailler avec 15 collaborateurs maximum. Pour les offres payantes, un essai gratuit de 30 jours est proposé.
Le tarif des versions payantes est de 10,99€ par mois et par utilisateur pour la version Premium. Pour la version Business, il faut compter 24,99€ par mois par utilisateur. À ce prix vous bénéficiez de fonctionnalités avancées et d’une assistance prioritaire.
Les certifications
Asana dispose de la certification SOC 2 Type 2.
- Propose des espaces de travail multiples
- Versions mobiles disponibles (IOS et Android)
- Création d’objectifs, de tâches avec suivi des progressions
- Pas de possibilité de gestion des coûts
- Absence de la gestion des ressources
- Ne dispose pas d’une messagerie interne
7 – Wimi
De quoi s’agit-il ?
Il permet de réunir les collaborateurs pour permettre d’augmenter la productivité. Il dispose notamment de la visioconférence, d’une messagerie et du diagramme de Gantt.
Les principales fonctionnalités
Wimi est tout d’abord un logiciel de planning de projet. Il possède le calendrier partagé et un gestionnaire de documents. Il offre également la possibilité de créer des espaces pour chaque projet, avec un canal de discussion.
Les possibilités d’intégration
Wimi permet l’intégration de la plupart des outils populaires. Comme Microsoft Teams, Slack ou Drive.
Version disponible
Wimi est disponible à partir de 15€ par mois et par utilisateur. Il offre un essai gratuit de 14 jours.
Les certifications
Wimi est conforme au RGPD. Et offre le chiffrement de bout-en-bout des données.
- Outil de gestion tout en un
- Toutes les données sont hébergées en France
- Très haut niveau de sécurité
- Espace de stockage limité selon l’offre choisie (de 10 go à 500go)
- Accès limité aux ressources internes, comme l’annuaire ou l’organigramme
- Pas très adapté au partage d’informations au quotidien
8 – Slack
De quoi s’agit-il ?
Véritable outil de communication interne. Slack peut être installé sur smartphone, tablette ou ordinateur. Chaque membre peut échanger, en privé ou en public, sur les différents projets.
Les principales fonctionnalités
Cette app permet d’échanger des documents, des fichiers et des informations. Tout ceci dans l’objectif de réduire le nombre d’e-mails échangés. C’est un outil qui favorise la communication entre membres d’une entreprise.
Les possibilités d’intégration
Pour compléter son champ d’action, Slack offre de nombreuses possibilités d’intégration. Avec Microsoft Teams, Dropbox et de nombreux autres programmes.
Version disponible
Le mode gratuit est suffisant pour démarrer et offre de nombreuses possibilités. Sinon il existe deux offres payantes (6,25€ ou 11,75€ par personne et par mois).
Les certifications
L’appli possède de nombreuses certifications. Comme : SOC 2, SOC 3, ISO/IEC 27001, ISO/IEC 27018. Ou encore les certifications APEC. L’application est conforme RGPD.
- Versions sur mobile, tablette et ordinateur
- Notifications personnalisables selon vos besoins
- Authentification à deux facteurs et authentification unique SAML
- Les différents canaux (privé/public) peuvent créer une impression de désordre
- À cause du flux de messages quasi permanent, l’outil peut devenir chronophage
- Vu la rapidité des échanges, on peut vite être perdu
9 – Collect
De quoi s’agit-il ?
Solution collaborative pour permettre la récupération de documents et de données auprès de tiers.
Les principales fonctionnalités
La création d’échéances et de rappel pour ne louper aucune récupération de document. Ainsi que la personnalisation des demandes de document en fonction de la personne.
Les possibilités d’intégration
Peut être intégré aux applications les plus classiques : Drive, Dropbox, Teams.
Version disponible
Un essai gratuit de 7 jours est possible. Ensuite les prix varient de 39$ à 199$ par mois selon l’offre.
Les certifications
Collect est conforme au RGPD. Et dispose d’un haut niveau de sécurité des données.
- Paramètres de rappel personnalisés
- Demande personnalisée de documents par client
- Gain de temps non négligeable
- Pas de mode gratuit disponible
- La tarification est assez élevée
10 – G suite
De quoi s’agit-il ?
Anciennement Google Apps for Work. Il fait partie des meilleurs outils collaboratifs. 3 millions d’entreprises l’utilisent. C’est un ensemble d’applications Google pour une collaboration simplifiée.
Les principales fonctionnalités
Elle permet l’envoi de documents, d’informations ainsi que leur stockage. Grâce au calendrier, il est possible de créer des rappels et des notifications. Les fonctionnalités de G suite sont nombreuses.
Les possibilités d’intégration
G suite offre un large éventail d’intégration avec la majorité des outils collaboratifs. Comme Dropbox, Microsoft Teams, Slack…
Version disponible
Au niveau du prix, cela dépend des applications que vous utilisez. La plupart disposent de versions gratuites suffisantes. Sinon, l’offre démarre en moyenne à 6$ par mois par utilisateur.
Les certifications
G suite est conforme au RGPD. Et augmente sans cesse son niveau de sécurité. C’est pour cela que G suite est si plébiscité.
- Partage et stockage simplifiés grâce au Drive
- Toute modification est automatiquement sauvegardée
- Possibilité d’avoir un calendrier partagé
- G suite est un outil uniquement disponible en ligne
- Nécessite forcément une connexion internet
- L’éditeur de G suite est soumis au Cloud Act
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