Message d’absence email : 5 exemples congés (Gmail ou Outlook)

Q: Faut-il-faire un message d’absence en anglais ?

Si vous avez des correspondants internationaux, il peut être intéressant de rédiger un modèle de mail en anglais. Et le principe de rédaction du message est le même, c’est la langue qui change. Il faut qu’il contienne : ⁃ Une introduction dans laquelle vous remerciez votre interlocuteur pour son mail. ⁃ L’annonce de votre absence avec motif et de votre incapacité à répondre dans l’immédiat. ⁃ L’annonce de la date du début et de la fin de votre congé pour indiquer à votre interlocuteur la date de votre retour. ⁃ Le nom, les prénoms et les coordonnées des personnes à contacter en cas d’urgence. ⁃ Une formule de politesse. ⁃ Votre nom. ⁃ Votre signature électronique si vous en avez. ⁃ Pour vous faciliter la tâche, mettez-vous à la place de la personne à qui le mail en question est destiné. Qu’est-ce que vous voulez savoir si la personne à qui vous envoyez un mail ne peut pas vous répondre ? ⁃ Une fois les idées en place, commencez à rédiger. Ci-dessous un exemple à partir duquel vous pouvez vous inspirer : Hello, Thank you for your email. I am currently out of the office and have limited access to emails. I will be back on (date). For urgent matters, please contact Mr/Mrs/Miss (nom et prénom) at (email). He/She is my (fonction de la personne), he/she will answer you as soon as possible. Kindest regards, Votre nom, Signature électronique.

Vous envisagez de prendre quelques jours de congé pour vous reposer ou partir en vacances ? N’oubliez pas d’ajouter un mail d’absence à votre boîte aux lettres électronique et de l’activer avant votre départ. Celui-ci informera tous ceux qui vous enverront un mail de votre absence. Il leur tiendra également au courant de la date de votre retour au bureau ou de reprise d’activité. Il n’y aura ainsi ni de mauvaises surprises ni de malentendus.

Comment mettre en place un message d’absence automatique ? Que mettre dans un email d’absence ? Est-ce utile de faire un modèle de mail en anglais ? Nous répondons à toutes vos questions.

Sommaire

Que doit comprendre un message d’absence pour congés ?

Un message d’absence pour congés doit mentionner :

#1. Les dates précises de la période de congé

À partir de quelle date cesserez-vous de travailler et à quelle date prévoyez-vous de revenir ? Si vous ne mentionnez pas ces éléments, ceux qui vont vous envoyer un mail continueront à le faire. Ils ne savent pas quand vous reprenez le travail donc ils vous renverront le mail à chaque fois qu’ils s’en souviendront. Et ils pourraient le prendre mal si vous continuez à ne pas répondre.

Remarque : si vous avez déjà ajouté un mail d’absence à votre messagerie électronique auparavant, prenez le temps de le modifier avant sa réactivation.

#2. Les raisons pour lesquelles vous serez absent

Il ne s’agit pas ici de détailler votre motif d’absence sur plusieurs lignes, mais assez vaguement. Certaines personnes pensent, en effet, que même si vous ne travaillez pas, vous pouvez toujours répondre à leur mail. En portant à leur connaissance (très brièvement) le motif de votre absence, vous les dissuadez de vous en envoyer d’autres.

#3. Les personnes à contacter en cas d’urgence

Pensez toujours à rediriger les personnes qui vous envoient un mail pendant votre période d’absence vers d’autres personnes. Il se peut que la requête qui vous est envoyée nécessite une réponse rapide pour une raison ou une autre. Une personne autre que vous doit donc pouvoir s’en charger si besoin dans les plus brefs délais.

Indiquez donc dans le mail d’absence les coordonnées des personnes en question. Il s’agit entre autres de leur nom, prénoms, numéros de téléphone, adresse mail, fonction, expertise… Vos clients, collègues, supérieurs, etc. pourront ainsi se tourner vers eux si besoin.

Ce qu’il est inutile de mettre dans un message d’absence congés

Lorsque vous rédigez vos messages d’absence, évitez de :

Plaisanter : n’essayez pas d’être drôle même si vous êtes content de ne pas travailler pendant quelques jours. Cela peut être mal pris et donner une mauvaise image de vous.
Faire des fautes d’orthographe : il faut garder en tête que le mail d’absence est utilisé dans le cadre professionnel. Il sera envoyé automatiquement à toute personne qui vous enverra un mail (collègue, client, manager, supérieur hiérarchique, prestataire, collaborateur…). Il faut rédiger en faisant le moins de fautes possible pour ne pas ternir l’image de l’entreprise. Cela vous évitera également d’être embarrassé devant vos correspondants lorsque vous vous rendrez compte de vos erreurs.
Donner trop de détails sur les raisons pour lesquelles vous vous absentez : comme nous l’avons dit ci-dessus, il est important de mentionner vos motifs d’absences. Mais il ne faut pas non plus tout dire. Allez juste à l’essentiel.
Promettre à vos correspondants de leur répondre dès que vous reprenez le travail : vous ne savez pas à l’avance ce qui vous attend lorsque vous reviendrez. Évitez donc de faire une promesse que vous ne pourrez pas tenir.
Promettre à vos correspondants que les personnes vers qui vous les rediriger seront en mesure de les répondre immédiatement : vous ne connaissez pas leur emploi du temps et leurs contraintes au quotidien. Ne promettez rien qui ne soit certain pour ne pas fâcher et décevoir vos correspondants.

A voir : Newsletter gratuite

Exemples de messages d’absences

La manière de rédiger un message d’absence de congé dépend du type de correspondants avec qui vous échangez. Pour vos collègues de bureau ou vos proches, un mail standard d’absence peut faire l’affaire. Par contre, vous échangez avec des gros clients, investisseurs, collaborateurs, etc., optez pour des réponses plus corporate. À vous ensuite d’adapter le contenu de votre message en fonction de votre motif d’absence.

Pour vous aider à mieux comprendre comment un mail d’absence doit être écrit, en voici quelques exemples.

1. Message d’absence standard

Exemple 1 :

Bonjour,

J’accuse réception de votre mail. Je suis absent(e) du (jour/mois/année) au (jour/mois/année) pour des raisons personnelles. Je ne pourrai donc vous répondre pendant cette période.

Je prendrai soin de lire votre message à mon retour.

En cas d’urgence, vous pouvez contacter (nom et prénom) au (numéro de téléphone) ou au (adresse de courrier électronique).

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Bien à vous,

(Votre nom)

(Signature électronique)

Exemple 2 :

Bonjour,

J’ai bien reçu votre message. Je suis actuellement en congé et je ne pourrai prendre connaissance de votre mail qu’à mon retour le (jour/mois/année).

Si vous avez une urgence, contactez (nom et prénom) au (numéro de téléphone) ou à l’adresse (courrier électronique).

Cordialement,

(Votre nom)

(Signature électronique)

2. Modèle de message d’absence corporate

Exemple 1 :

Bonjour,

Je ne travaille pas du (jour/mois/année) au (jour/mois/année) compris. Je verrai votre mail à mon retour.

Pour toute urgence, veuillez contacter Mr/Mme (nom et prénom) au (numéro de téléphone) ou à l’adresse mail suivante : (courrier électronique). Il/Elle se fera un plaisir de vous répondre.

En attendant, je vous invite à prendre connaissance des produits que nous venons de sortir très récemment sur (adresse de site web).

Cordialement,

(Votre nom)

(Signature électronique)

Exemple 2 :

Bonjour,

Je vous informe par le présent mail que je suis absente jusqu’au (jour/mois/année). Je ne pourrai donc prendre connaissance de votre message qu’au-delà de cette date.

Si vous avez une urgence, je vous prie de contacter (nom et prénom) au (numéro de téléphone) ou à l’adresse (courrier électronique). C’est notre (fonction), il/elle vous répondra dès que possible.

Je vous invite également à visiter notre site web (adresse de site web) pour lire les articles publiés dernièrement.

Bien à vous,

(Votre nom)

(Signature électronique)

3. Message d’absence vacances

Exemple 1 :

Bonjour,

Merci pour votre mail. Je suis actuellement en vacances et je ne pourrai pas vous répondre avant le (jour/mois/année).

Si vous avez une urgence, je vous remercie de contacter (nom et prénom) au (numéro de téléphone) ou à l’adresse électronique (courrier électronique).

Bonne journée,

(Votre nom)

(Signature électronique)

Exemple 2 :

Bonjour,

J’ai bien reçu le mail que vous m’avez envoyé. Je prendrai connaissance de son contenu à mon retour de vacances le (jour/mois/année).

En cas d’urgence, contactez (nom et prénom) au (numéro de téléphone).

Merci,

(Votre nom)

(Signature électronique)

4. Message d’absence pour Noël

Bonjour,

J’accuse réception de votre mail. Je suis en congé depuis le (jour/mois/année) et prendrai connaissance de son contenu à mon retour le (jour/mois/année).

Si vous avez une urgence, veuillez contacter (nom et prénom) à l’adresse suivante (courrier électronique).

Passez de bonnes fêtes de fin d’année,

(Votre nom)

(Signature électronique)

5. Message d’absence congés maternité et paternité

Bonjour,

J’ai bien reçu votre mail. Je suis en congé de maternité/paternité jusqu’à la date du (jour/mois/année). Je vous répondrai à mon retour.

S’il y a une urgence, je vous prie de contacter Mr/Mme (nom et prénom) au (numéro de téléphone) ou à l’adresse (courrier électronique). C’est lui/elle qui me remplace pendant toute cette période.

Cordialement,

(Votre nom)

(Signature électronique)

À noter : Vous pouvez mettre une petite citation dans votre mail si vous le souhaitez.

En ce qui concerne l’objet du mail, il doit être court et concis. Vous pouvez, par exemple, mettre :

En congé du (jour/mois/année) au (jour/mois/année)
Congé parental du (jour/mois/année) au (jour/mois/année)
Vacances de fin d’année du (jour/mois/année) au (jour/mois/année)
Absence du bureau du (jour/mois/année) au (jour/mois/année)

A voir : Comment faire un mailing

Message d’absence sur les différentes boîtes mails

Le mode d’emploi à suivre pour mettre en place un message d’absence varie d’une messagerie électronique à l’autre. Retrouvez ci-dessous comment faire avec Gmail et Outlook.

Message d’absence Outlook

Pour créer une réponse automatique sur Outlook, il faut cliquer sur Fichier puis sur Informations sur le compte. Si l’option Réponses automatiques est disponible, cliquez dessus et allez dans Envoyer des réponses automatiques. Sinon, cliquez sur Outils puis sur Gestionnaire d’absence du bureau.

Une fois cela fait, définissez la période au cours de laquelle vous souhaitez que le message d’absence soit actif. Pour ce faire, renseignez les dates y afférentes dans les rubriques dédiées. Si vous sautez cette étape, vous devez activer et désactiver manuellement le message automatique lorsque vous partez et revenez.

Après cela, vous allez passer à la rédaction proprement dite du mail. Écrivez votre message dans la case prévue à cet effet et choisissez entre les 2 options proposées :

Au sein de mon organisation : réponses automatiques destinées aux personnes qui travaillent dans la même entreprise/organisation que vous.
En dehors de mon organisation : réponses automatiques destinées à tous ceux qui ne font pas partie de la précédente catégorie.

Après vérification finale de l’écrit, cliquez sur OK pour finaliser le processus.

Message d’absence Gmail

Pour ajouter un mail automatique d’absence sur Gmail, suivez les étapes suivantes :

Ouvrez Gmail sur votre navigateur.
Cliquez sur Paramètres en haut à droite puis sur Afficher tous les Paramètres.
Naviguez sur la page qui s’affiche et arrêtez-vous à la rubrique Réponse automatique.
Renseignez la date de début et de fin du congé ainsi que l’objet du mail
Rédigez le message.
Choisissez à qui le message doit être envoyé : à tous vos correspondants ou uniquement à vos contacts.
Faites une dernière vérification du contenu du message.
Cliquez sur Enregistrer les modifications pour finaliser le processus.

Si vous avez ajouté une signature électronique à votre adresse Gmail, celle-ci s’affiche toujours en dessous du message d’absence.

FAQ – Message d’absence congés

Faut-il-faire un message d’absence en anglais ?

Si vous avez des correspondants internationaux, il peut être intéressant de rédiger un modèle de mail en anglais. Et le principe de rédaction du message est le même, c’est la langue qui change. Il faut qu’il contienne :
⁃ Une introduction dans laquelle vous remerciez votre interlocuteur pour son mail.
⁃ L’annonce de votre absence avec motif et de votre incapacité à répondre dans l’immédiat.
⁃ L’annonce de la date du début et de la fin de votre congé pour indiquer à votre interlocuteur la date de votre retour.
⁃ Le nom, les prénoms et les coordonnées des personnes à contacter en cas d’urgence.
⁃ Une formule de politesse.
⁃ Votre nom.
⁃ Votre signature électronique si vous en avez.
⁃ Pour vous faciliter la tâche, mettez-vous à la place de la personne à qui le mail en question est destiné. Qu’est-ce que vous voulez savoir si la personne à qui vous envoyez un mail ne peut pas vous répondre ?
⁃ Une fois les idées en place, commencez à rédiger.

Ci-dessous un exemple à partir duquel vous pouvez vous inspirer :
Hello,
Thank you for your email. I am currently out of the office and have limited access to emails. I will be back on (date).
For urgent matters, please contact Mr/Mrs/Miss (nom et prénom) at (email). He/She is my (fonction de la personne), he/she will answer you as soon as possible.
Kindest regards,
Votre nom,
Signature électronique.