Logiciel prise de rendez-vous en ligne (2025)

La prise de rendez-vous en ligne se démocratise depuis quelques années maintenant. Ce service en ligne permet aux entreprises confrontées à une clientèle de gagner du temps et se concentrer davantage sur leur cœur de métier. Il est également très pratique pour faciliter l’organisation de réunions interne à l’entreprise, comme dans le cadre de la gestion de projets entre différents services.

Nous allons découvrir dans ce contenu les meilleurs logiciels de prise de rendez-vous en ligne pour vous accompagner dans vos rendez-vous clients. 

Qu’est-ce qu’un logiciel de prise de rendez-vous en ligne ?

Un tel logiciel est fondé sur un agenda digital et interactif. Hébergé par une entreprise tierce, sur le web, l’agenda est visible de tout le monde, y compris de vos collaborateurs et de vos clients. Vos clients, notamment, peuvent interagir avec le logiciel pour une prise de rendez-vous en ligne.

Automatiquement, le logiciel présentera les créneaux de libre pour un rendez-vous, en fonction des disponibilités que vous ou vos collaborateurs aurez indiquées. 

Faciles à utiliser, n’impliquant pas d’inscription pour les clients et fonctionnant en quelques clics, ces logiciels simplifient les procédures de réservation. Comme nous allons le voir, ils peuvent être mis à profit lors de la transformation digitale de votre entreprise.

Pourquoi utiliser un logiciel de prise de rendez-vous en ligne

Nous avons retenu au moins six bonnes raisons d’investir dans un logiciel de prise de rendez-vous en ligne :

1 – Faire des économies de temps et d’argent

En premier lieu, un logiciel permet d’automatiser une tâche relativement répétitive, sinon effectuée par l’humain. Ainsi, le logiciel de prise de rendez-vous en ligne est économique. D’une part, il évite d’avoir à employer quelqu’un spécifiquement dédié à ce travail. D’autre part, il évite, aux entrepreneurs qui n’ont pas encore délégué cette tâche, d’avoir à prendre les appels eux-mêmes. 

Si vous êtes dans le second cas, cela vous permet de gagner du temps. Cela vous permet aussi de concentrer vos efforts sur votre cœur de métier, et sur vos tâches à la plus forte valeur ajoutée.

Dans le premier cas, cela permet même de réaliser des économies pécuniaires. Parfois, ces économies sont nécessaires à la survie d’une entreprise, ou au lancement d’une activité encore récente.

Alors certes, votre clientèle y perd en contact humain. Mais on va le voir, elle y gagne aussi en clairvoyance …

2 – Exposer visuellement à vos clients ou à vos patients chaque créneau disponible pour eux

En effet, un logiciel de prise de rendez-vous en ligne est conçu pour exposer vos disponibilités aux utilisateurs souhaitant prendre rendez-vous. Ces disponibilités s’affichent sur l’écran de leur ordinateur ou sur celui de leur téléphone, et elles sont actualisées en temps réel. 

Cela permet à chaque client de voir d’un coup d’œil quel créneau est actuellement disponible, et d’être certain de décider pour le mieux. 

3 – Proposer la prise de RDV 24h/24 à ses patients ou clients

Par ailleurs, au contraire d’un humain, un logiciel n’a nul besoin de dormir. Ainsi, un logiciel de prise de rendez-vous en ligne fonctionne de nuit comme de jour. C’est évidemment un atout utile pour faciliter à vos clients leur prise de rendez-vous. C’est encore plus vrai si leurs heures de travail coïncident avec les vôtres, impliquant sinon qu’ils vous téléphonent sur leurs temps de pause.

A voir aussi : Qu’est-ce qu’un logiciel CRM ?

4 – Alerter automatiquement vos contacts de vos disponibilités de dernière minute

Un logiciel de prise de rendez-vous en ligne peut également être paramétré avec des alertes automatiques. Imaginons qu’un de vos clients demande à être informé d’une libération de créneau prochaine, car il n’y a sinon pas de réservation possible. 

Si une personne se désiste de son rendez-vous du lendemain, votre client sur liste d’attente sera automatiquement informé. Il pourra ainsi choisir de réserver le créneau rendu disponible, ou au contraire de décliner la proposition. 

Si vous combinez les deux fonctionnalités vues à l’instant, vous pouvez limiter les risques d’avoir des trous dans votre agenda. En effet, imaginons qu’un de vos clients se désiste de son rendez-vous le soir pour le lendemain. 

Après vos heures de bureau, vous ne pourrez pas téléphoner à vos autres clients sur liste d’attente pour les prévenir. Vous raterez ainsi, sans doute, une opportunité de refixer une réservation. Au contraire, avec un logiciel de prise de rendez-vous en ligne, vos clients sur liste d’attente seront automatiquement informés du désistement. 

L’un d’entre eux pourra ainsi, même tard en soirée, valider son nouveau rendez-vous pour le lendemain et remplacer l’ancien horaire. Ce système est, en fait, gagnant pour vos clients comme pour vous. 

5 – Intégrer le logiciel à votre application de calendrier pour une gestion simplifiée de votre emploi du temps 

En outre, le système d’automatisation des rendez-vous peut encore être perfectionné pour faciliter votre quotidien et l’organisation de votre travail. En effet, il vous est aujourd’hui possible d’intégrer votre logiciel de prise de rendez-vous en ligne avec votre application d’agenda, tel que Google Agenda par exemple. 

Cette intégration permettra à votre application d’inscrire dans votre emploi du temps vos prochains rendez-vous, de façon autonome et en temps réel. Gain de temps, simplicité, diminution du risque d’erreur : voici tous les avantages d’une telle intégration entre vos outils.

En celà un logiciel de prise de rendez-vous est très complémentaire des logiciels de planning en ligne qui servent pour leur part à avoir une meilleure visibilité de vos planning et à mieux planifier vos projets.

6 – Programmer des rappels de RDV pour limiter le risque d’oubli

Enfin, cette fonctionnalité est finalement le pendant de la précédente, côté client. En effet, un logiciel de prise de rendez-vous en ligne peut se paramétrer pour envoyer en automatique des rappels à votre clientèle. 

Par exemple, vous pouvez exiger de votre application qu’elle envoie des rappels par SMS 24h avant tout rendez-vous. Cette fonction permet de limiter le risque d’oubli et donc, pour vous, les pertes de chiffre d’affaires. Quant à vos clients, soyez assurés que la plupart apprécieront cette attention à leur égard.

À qui s’adresse un logiciel de prise de rendez-vous en ligne 

Nous venons de voir quels sont les avantages d’un logiciel de prise de rendez-vous en ligne. Mais au fait, à qui ce type de logiciel est-il destiné ? En fait, il peut être employé par une multitude d’entreprises différentes : 

Salles de sport et coaching individuel

Typiquement, un logiciel de réservation trouve toute son utilité dans l’organisation de séances de sport en groupe. 

Dans le contexte sportif, les séances sont souvent pluri quotidiennes, répétitives, et comprennent plusieurs clients qui se comptent parfois par dizaines. Accepter autant de monde que possible, sans en dépasser les capacités d’accueil de votre structure, relève alors du défi. Seul un logiciel de prise de rendez-vous en ligne est capable d’y répondre avec une telle efficacité. 

Dans une moindre mesure, un coach individuel peut également y trouver grand avantage. C’est d’autant plus vrai qu’un coach sportif ne travaille rarement derrière un bureau, ni dans un silence lui permettant d’entendre son téléphone sonner. 

Médecins et praticiens de santé

Les médecins sont également concernés par les multiples prises de rendez-vous quotidiennes. En outre, à cause des aléas dus à la santé de chaque patient, les annulations sont courantes, et les demandes de réservations parfois urgentes. 

Ainsi, un logiciel de prise de rendez-vous en ligne représente une solution viable pour optimiser la distribution des soins, en tenant informés vos patients en temps réel de vos disponibilités. 

Coiffeurs

Avec des rendez-vous durant parfois moins de 30 minutes (surtout dans le cas d’une clientèle masculine), les coiffeurs doivent assurer la gestion d’un grand nombre de réservations par jour. 

Or, peu de coiffeurs peuvent se permettre d’employer une personne exclusivement dédiée à cette tâche. Il faut ainsi manier le ciseau en même temps que le téléphone, avec la déconcentration que cela implique, voire la frustration de vos clients. En tant que coiffeur ou coiffeuse, un logiciel de prise de rendez-vous en ligne devrait soulager une part de votre charge mentale. 

Services aux entreprises

Enfin, les indépendants exerçant une activité de services aux entreprises font partie des clients typiques du logiciel de prise de rendez-vous en ligne. Ils peuvent être experts-comptables, consultants en marketing, avocats …

D’une façon générale, les entreprises ayant intérêt à employer un logiciel de prise de rendez-vous en ligne sont les petites entreprises et les professions libérales. En effet, elles doivent souvent soutenir une large clientèle, sans avoir le budget pour déléguer à un secrétaire ou une plateforme la gestion de leurs réservations. 

Il faut aussi noter que l’emploi d’un logiciel de prise de rendez-vous en ligne implique d’avoir une clientèle assez jeune pour être utile. En effet, les personnes âgées ont davantage de difficultés avec le web. Il faut donc, en principe, leur ménager une solution de planification par téléphone.

Avis détaillés sur les meilleurs logiciels de prise de rendez-vous en ligne

Sur le marché, il existe aujourd’hui une vaste offre de logiciels de prise de rendez-vous sur internet. Dans cet article, nous en avons comparé sept parmi les plus réputés d’entre eux.

Hubspot

HubSpot propose un outil gratuit de prise de rendez-vous sur internet, qui est intégré à son logiciel CRM Sales HubSpot. Autrement dit, l’outil de réservation est compris dans le CRM, ce qui vous permet de gérer vos fichiers clients en même temps que vos rendez-vous. 

HubSpot présente plusieurs avantages. Il peut être connecté à Google Agenda et à Office 365 pour synchroniser votre agenda à vos prises de rendez-vous. HubSpot dispose aussi d’un calendrier en version widget. 

Vous pouvez ainsi l’intégrer à vos pages, sur votre site web, pour que chaque visiteur connaisse en temps réel vos disponibilités. Le logiciel, qui dispose des fonctions classiques de rappel de rendez-vous par emails et SMS, permet aussi l’envoi de notifications en simultané. Cette fonction est utile pour organiser une réunion ou un appel de groupe. 

Attention toutefois, l’outil n’est gratuit que dans sa version à usage unipersonnel. Si vous avez des collaborateurs, avec qui vous voulez partager l’outil, il vous faudra investir dans l’offre payante. 

Points forts 

• Synchronisation possible avec Google Agenda et Office 365
• Version gratuite disponible (usage unipersonnel seulement)
• Intégration possible du calendrier sur une page web
• Permet d’organiser des réunions

Points d’amélioration

• Ne comprend pas de solution de paiement intégrée
• Pas de collaboration possible avec la version gratuite
• Pas de prises de rendez-vous automatisées depuis les réseaux sociaux

Découvrir Hubspot gratuitement

SimpleBook.me

SimpleBook.me est un logiciel de prise de rendez-vous sur internet fourni en fonctionnalités, et plutôt orienté services commerciaux. Son principal atout est d’inclure une gestion des paiements, en plus de celle des réservations. 

Vous pouvez ainsi encaisser l’argent de votre consultation avant chaque rendez-vous, ce qui évite les impayés. Pour cela, le logiciel s’intègre à Stripe (un des principaux outils de paiement par carte bancaire) et/ou à Paypal. 

En outre, SimpleBook.me dispose de nombreux outils marketing. Il permet notamment de personnaliser vos emails automatisés, ou l’allure de votre agenda. Vous pouvez ainsi faire correspondre leur design à celui de votre entreprise. Avec SimpleBook.me, vous disposez également de rapports de performance, d’une gestion des coupons de réduction, et d’un système de loyauté. Autour de la gestion des rendez-vous, SimpleBook.me propose donc une approche globale de la relation client, utile au développement d’une entreprise. 

Côté client, on peut interagir avec SimpleBook.me de plusieurs façons. SimpleBook.me donne ainsi le choix entre une application mobile, un site web personnalisé, ou une intégration directe sur votre site web d’entreprise.

SimpleBook.me peut être utilisé en version gratuite. Toutes les fonctionnalités ne sont alors pas présentes, et le nombre de réservations gérées par mois est limité à 50. Trois autres forfaits sont aussi proposés, coûtent entre 8€/mois et 49,9€/mois, hors promotions. 

Points forts

• Gestion des paiements au moment de la réservation
• Interactions clients via application mobile, site web dédié, ou site web d’entreprise, au choix de l’administrateur. 
• Outils marketing intégrés, gravitant autour de la gestion des réservations
• Personnalisation possible de l’agenda, des emails, et des fiches de prise de rendez-vous en ligne. 

Points d’amélioration

• Aucun point d’amélioration notable à ce jour.

Découvrir SimplyBook gratuitement

Timify

Timify est un logiciel de prise de rendez-vous en ligne orienté sur le travail en équipe. Il dispose d’un outil intégré de planification de ressources. Ainsi, il est possible pour une équipe d’attribuer à un rendez-vous du matériel en quantité limitée (ordinateur, machine sportive …) ou l’allocation d’une salle. 

Cette gestion de ressources est plutôt perfectionnée, grâce à un système de dépendance et de permissions. Elle permet ainsi de gérer les droits de chaque collaborateur à l’utilisation des ressources de l’entreprise. 

Par ailleurs, Timify permet de tenir compte des congés et arrêts maladie de chaque collaborateur d’une équipe pour redistribuer sur les autres les prises de rendez-vous. Il est aussi possible de surveiller les taux de fréquentation d’un lieu, tel qu’une salle de sport, pour adapter les disponibilités d’une équipe en conséquence. De la même façon, des rapports au temps réel permettent de surveiller le taux d’occupation de chaque collaborateur. Cela permet d’orienter la prise de rendez-vous en ligne sur les moins surmenés d’entre eux.  

Timify dispose d’une version gratuite, ainsi que de deux offres payantes à 25€/mois et à 42€/mois.

Points forts

• Solution orientée travail en équipe
• Outil intégré de planification de ressources
• Édition de rapports permettant de mieux répartir la charge de travail entre collaborateurs. 

Points d’amélioration

• Ne comprend pas de solution de paiement intégrée
• Pas de prises de rendez-vous automatisées depuis les réseaux sociaux 

Reservio

Reservio est un logiciel de prise de rendez-vous en ligne qui jouit d’une réputation internationale. Présent sur le marché depuis plusieurs années, Reservio peut ainsi se vanter d’avoir convaincu 150 000 utilisateurs dans plus de 35 pays différents. 

Son calendrier intégré dispose d’une ergonomie soignée et moderne, qui permet de consulter toutes ses réservations et disponibilités d’un coup d’œil. Par ailleurs, Reservio peut s’intégrer à Facebook et à Instagram pour la prise de rendez-vous, ainsi qu’à nombre d’autres applications telles que Shopify ou WooCommerce. 

Outil complet, il octroie des fonctionnalités pour mieux gérer vos relations avec vos clients. Vous pouvez notamment créer des pass exclusifs vers certaines activités, ou gérer un programme de fidélité. Une série d’automatisations peut aussi être mise en place pour le rappel de RDV aux clients, ou l’édition de rapports de fréquentation. 

Reservio est un logiciel de prise de rendez-vous en ligne disponible en version gratuite. Trois forfaits sont par ailleurs proposés. Leur tarif varie de 8€ à 30€ par mois. 

Points forts

• Gestion des programmes de fidélité
• Édition de rapports de fréquentations
• Automatisation des rappels par email ou par SMS
• Prise de rendez-vous possible depuis Facebook et Instagram

Points d’amélioration

• Points d’amélioration
• Nombre de réservations par mois limité jusqu’au forfait standard inclus

Voxiplan

Voxiplan est un logiciel qui automatise à la fois la prise de rendez-vous en ligne, et celle par téléphone. Concernant la prise de rendez-vous en ligne, Voxiplan la prend en charge à travers plusieurs agendas, si vous le désirez. Par ailleurs, Voxiplan dispose d’un outil permettant d’envoyer par email et/ou par SMS des rappels à vos clients. Le logiciel s’intègre aussi à PayPal et à Stripe pour recevoir un paiement au moment de la réservation. 

Concernant la réservation par téléphone, Voxiplan met à disposition un assistant virtuel. L’assistant peut, ainsi, annoncer vos disponibilités aux clients qui vous téléphonent, et gérer de façon autonome les prises de rendez-vous. Chaque réservation s’enregistre dans le même calendrier que celui servant aux réservations en ligne.  

Voxiplan dispose d’une version gratuite limitée à 50 rendez-vous par mois. Au-delà, son prix est sur demande.

Points forts

• Logiciel associé à un outil de réservation automatisé par téléphone.
• Planification des ressources intégrée
• Intégration à Stripe et Paypal pour encaisser un paiement pendant la réservation

Points d’amélioration 

• Ne comprend pas de solution de paiement intégrée
• Design de l’interface vieillissant

ClicRDV

La solution ClicRDV est développée par Solocal, entreprise française notamment connue pour avoir créé les PagesJaunes. ClicRDV propose la prise de rendez-vous en ligne à vos clients depuis plusieurs plateformes. 

Cette prise de rendez-vous en ligne est notamment possible depuis le site PagesJaunes.fr, toujours très fréquenté en France. Outre PagesJaunes.fr, ClicRDV permet la prise de rendez-vous en ligne depuis Facebook, ou directement depuis le site web de votre entreprise.

Par ailleurs, ClicRDV bénéficie de multiples fonctionnalités gravitant autour de la prise de rendez-vous en ligne, et qui permettent de mieux superviser la relation client. C’est aussi pour cette raison que des sociétés d’envergure telles qu’Yves Rocher, Acadomia ou encore Axa Banque lui font confiance. 

Ainsi, ClicRDV permet de gérer l’allocation des ressources de votre entreprise à chaque rendez-vous. ClicRDV permet aussi la prise de notes sur vos clients dans une optique CRM.

Le logiciel est disponible sur demande en démonstration gratuite. 

Points forts

• Permet de rendre disponible votre calendrier de réservation sur le site PagesJaunes.fr
• Agenda hautement personnalisable en fonction de l’activité
• Planification des ressources via le tableau de bord.

Points d’amélioration

• Ne comprend pas de solution de paiement intégrée

Calendly

Calendly est un logiciel de prise de rendez-vous en ligne. Il comprend une série de fonctionnalités utiles pour qualifier vos clients. Par exemple, il permet de programmer des formulaires de routage avant tout rendez-vous. 

Vous disposerez ainsi d’informations utiles à vos rendez-vous, récupérées en amont pour ne pas perdre de temps. Par ailleurs, si vous êtes une organisation fonctionnant avec plusieurs collaborateurs, le formulaire de routage permet de diriger chaque client vers le collaborateur adapté à ses besoins. 

En outre, Calendly permet de créer des sondages internes pour questionner vos collaborateurs sur leurs horaires préférés avant une future réunion. Calendly permet aussi de déclarer ses préférences pour les horaires d’un futur rendez-vous, en plus de l’indication de ses disponibilités. 

Le logiciel Calendly dispose d’une version gratuite illimitée, ainsi que de trois forfaits dont les prix sont compris entre 8$/utilisateur/mois et 16$/utilisateur/mois.

Points forts

• Sondages de réunion
• Préférences de disponibilités
• Formulaires de routage

Points d’amélioration

• Ne comprend pas de solution de paiement intégrée dans sa version gratuite
• Pas de prises de rendez-vous automatisées depuis les réseaux sociaux 
• Pas de gestion de programmes de fidélité