Planification projet : les étapes indispensables
Si la planification d’un projet peut sembler complexe voire effrayante, elle n’en reste pas moins essentielle pour le mener à bien. Plus le projet est important, plus une anticipation précise, détaillée et méthodique sera d’ailleurs gage de réussite . On explore ensemble les étapes et méthodes indispensables pour planifier efficacement votre projet ! Vous trouverez de nombreux logiciels de gestion de projet qui vous seront de grande utilité.
Sommaire
Qu’est-ce que la planification d’un projet ?
Mais qu’entend-on exactement par planification de projet ? Il faut d’abord avoir en tête que cette lourde responsabilité sera celle du chef de projet. La planification va lui permettre d’établir une base solide pour le pilotage du projet, puis sa réalisation en équipe. Planifier un projet revient donc à :
- Identifier quels sont les coûts et les ressources humaines nécessaires.
- Identifier et hiérarchiser les tâches à réaliser pour mener le projet à bien.
- Définir le temps de réalisation de ces tâches et leurs échéances.
- Enfin, organiser les différentes étapes permettant de réaliser le projet d’un bout à l’autre (distribution des tâches, établissement d’un calendrier de suivi).
Au delà des aspects méthodologiques que nous allons détailler ci dessous, n’hésitez pas à consulter notre sélection des meilleurs logiciels de planning afin de préparer la planification de votre projet et en assurer le suivi.
Détaillons maintenant tout cela !
Comment bien planifier un projet ?
Clarifier les objectifs du projet
Une bonne planification, c’est avant tout une vision d’ensemble claire concernant les différentes conditions du projet et ses objectifs !
Evidemment pour bien planifier, il faut en amont avoir établi un cahier des charges clair de son projet. Arrêtons-nous donc sur :
Le temps
Il est important de prendre en compte les contraintes de temps et, si elle est déterminée, la date finale à laquelle le projet doit être terminé. On considérera également les contraintes extérieures qui viendraient ajouter certains délais non négociables (pour des raisons légales par exemple). Enfin, à l’aide de certains outils, on déterminera le temps accordé à chaque tâche.
Le budget
Quel est le coût de votre projet ? Quel est le budget qui vous est alloué ? De quelle marge disposez-vous par rapport à ce budget ?
L’argent sera bien souvent le nerf de la guerre et il n’est donc pas question d’entamer la planification d’un projet sans en connaître les contraintes financières.
Le résultat attendu
Pourquoi le projet est-il initié et en fonction de quels résultats considérera-t-on qu’il est une réussite ? Avoir une idée incertaine des objectifs, c’est risquer de prendre la mauvaise direction dès la phase de planification !
La stratégie
Enfin, la stratégie du projet s’inscrit-elle dans une stratégie globale d’entreprise ? Si oui, quels sont les indispensables de cette stratégie ?
Une fois encore, démarrer une planification en connaissant les contraintes sera bien souvent synonyme d’un management de projet paisible et efficace.
Définir une liste des tâches du projet
La définition des tâches est une étape élémentaire de la planification. Mal gérée, elle pourrait mener à des oublis ou retards venant compromettre la réussite générale. Il est donc indispensable d’optimiser cette étape au maximum.
On utilisera notamment pour cela la méthode WBS (Work Breakdown Structure) qui permet de structurer ses idées afin de ne rien oublier. On regroupe les tâches de même typologie dans une même phase, et on décortique les tâches plus complexes dans des sous-tâches pour arriver à trois niveaux de détails.
Définir l’enchaînement logique des tâches
Non moins important : procéder à l’ordonnance des tâches, autrement dit, prévoir l’ordre dans lequel elles doivent être exécutées et leurs liens entre elles. On pourra ici utiliser le diagramme de PERT, généralement en parallèle au diagramme de Gantt.
Pour chaque tâche, on déterminera la date à laquelle elle pourra être terminée au plus tôt (en tenant compte des tâches desquelles elle dépend, c’est-à-dire de son antériorité) et la date au plus tard (pour ne pas retarder l’ensemble du projet).
Ajouter les durées et les contraintes des tâches
On prendra ici en compte les contraintes de temps (évoquées plus haut) et on consultera les différents acteurs à même d’indiquer précisément le temps nécessaire à la réalisation d’une tâche. La méthode du chemin critique (Critical Path Method) peut s’avérer utile.
Elle permettra de repérer les tâches ne disposant pas de marge d’erreur dans leur temps de réalisation, donc d’identifier les plus importantes, de calculer leur durée et leur conséquence sur l’ensemble de la chronologie du projet.
Définir et attribuer les ressources pour chacune des tâches
L’une des dernières étapes sera de définir et d’attribuer les ressources nécessaires à la mise en œuvre de chaque tâche. Disposez-vous des ressources humaines adaptées ? On choisira avec soin les membres de l’équipe (ou le cas échéant les prestataires extérieurs) les plus compétents pour chaque tâche.
Une bonne répartition des tâches limitera en effet la prise de risque. De plus, tout élément pouvant impacter sur la durée de réalisation des tâches sera pris en compte : congés, jour férié, temps consacré à d’autres missions, etc. On tentera d’anticiper toutes les contraintes de temps pouvant entraîner du retard afin d’éviter les mauvaises surprises.
Planifier le calendrier pour mieux assurer le suivi du projet
Le dernier indispensable dans la planification de votre projet est un calendrier de suivi clair et précis : le meilleur allié ici étant le diagramme de Gantt. Toutes les méthodes citées précédemment ont normalement conduit à chasser les zones de flou : les contraintes sont prises en compte, les délais sont fixés, les tâches listées, détaillées, attribuées.
Il ne reste qu’à disposer tout cela dans un calendrier collaboratif afin de suivre ensemble l’avancée de chaque tâche. Il sera utile de veiller au respect de ce calendrier et de procéder à des rappels le cas échéant, dans le but d’assurer la tenue des échéances.
FAQ – Planification de projet
En compléments !
✔ Reporting puissants
✔ Assistance 24/7
✔ 300+ intégrations
✔ Assistance 24/7
Le Consultant Digital, cest votre consultant full-online !
Lisez le blog, accédez à des ressources gratuites et posez vos questions à nos consultants.
