Veille informationnelle : 11 étapes à suivre pour réussir
La mise en place d’une veille informationnelle permet à une entreprise de suivre constamment les nouveautés et l’évolution de son secteur d’activité. En effet, il est important de se créer une place prépondérante sur le marché face à la rude concurrence. Il s’agit ainsi d’un type de veille stratégique permettant de surveiller efficacement l’environnement concurrentiel. Pour y parvenir, chaque société dispose à sa portée des outils de veille à la fois pratiques et pertinents. Ils deviennent indispensables pour garantir le développement et la pérennité des entreprises.
Découvrez dans cet article les informations nécessaires pour comprendre et réussir votre veille informationnelle.
Sommaire
Veille informationnelle, c’est quoi ?
Veille informationnelle : définition
La veille informationnelle est une méthode de surveillance permettant de suivre en permanence l’environnement d’une entreprise. Grâce à des outils de veille, elle permet de ressortir rapidement les informations pertinentes sur le secteur et le marché. Ce type de veille implique un ensemble de techniques et de processus automatisés pour aider la société à mieux s’informer. Celle-ci peut alors rester informée de toutes nouvelles publications concernant son domaine en toute facilité.
En principe, il est important d’avoir un système d’information pertinent et organisé pour mettre en place une veille informationnelle. On parle alors de veille formelle. Dans le cas contraire, il s’agira d’une veille informelle. Cette dernière s’applique lorsque le but est de collecter les données sans une stratégie de collecte structurée à l’avance.
Il faut également noter que ce sont souvent les professionnels de la collecte d’informations qui pratiquent la veille informationnelle. Il peut s’agir d’un ingénieur de l’information, d’un bibliothécaire ou d’un documentaliste. Et pour cause, son activité est relativement similaire à celle de la chaîne documentaire. Nous pouvons citer en l’occurrence la collecte, le traitement, la diffusion et la conservation des données.
Les différents types de veille
Si vous souhaitez améliorer les résultats de votre entreprise et assurer sa pérennité, la veille informationnelle est incontournable. C’est un outil nécessaire à la prise de décision. Mais il aide aussi à prendre conscience de l’environnement dans lequel évolue votre boîte. Sachez alors qu’il existe plusieurs types de veille qui dépendent du domaine à surveiller, des objectifs et de la destination des informations.
La veille stratégique
Cette dernière concerne généralement les dirigeants qui sont responsables de la prise de décisions stratégiques. Elle leur permet de prendre des décisions pensées et anticipatives afin de minimiser les risques. Pour réaliser une veille stratégique efficace, vous devez être à l’écoute des exigences des décideurs destinataires de vos alertes et bulletins. Cela concerne aussi bien la forme que le contenu.
La veille concurrentielle
La mise en place d’une veille concurrentielle permet de se renseigner sur les concurrents. Vous pouvez vous informer sur toutes leurs activités, comme les produits, les pratiques, les évolutions, les nouveaux services, etc. Ce type de veille est particulièrement essentiel si vous exercez dans le secteur commercial.
La veille commerciale
Dans un processus de veille commerciale, vous surveillez principalement vos clients, vos fournisseurs et le marché. Il s’agit d’une veille informative qui a pour objectif d’améliorer votre activité. Elle constitue une aide précieuse pour optimiser les ventes et la marge bénéficiaire, réduire les dépenses, etc.
La veille juridique et réglementaire
La veille juridique et réglementaire implique un domaine de surveillance bien défini. En principe, elle consiste à surveiller les textes de lois, la jurisprudence, les circulaires de certaines administrations, etc. Il est donc évident que c’est un élément à ne pas négliger dans la mesure où elle impacte directement l’entreprise. Pour faire simple, la veille juridique évite les risques de répercussions d’ordre juridique et judiciaire.
La veille technologique
Comme le révèle son nom, la veille technologique concerne l’environnement scientifique, technique et technologique des entreprises. Elle permet de suivre les évolutions et les innovations de différents secteurs selon votre activité. Vous pourrez suivre, entre autres, les évolutions des normes, des dépôts de brevet, d’un article scientifique, etc. L’intérêt de la veille technologique est de vous aider à optimiser votre compétitivité en matière de technologie. Elle peut vous permettre d’investir dans du matériel de pointe en temps voulu, par exemple.
La veille sectorielle
Pour se tenir informé sur les facteurs externes de votre secteur, vous devez mettre en place une veille sectorielle. Cette dernière renseigne sur l’évolution, les tendances, les actualités, les forces et les faiblesses d’un secteur défini. Cette méthode consiste à pratiquer plusieurs types de veille qui seront limités à un seul domaine.
La veille d’image ou e-réputation
La veille d’image ou est un type de surveillance de la réputation en ligne. Elle consiste à observer la notoriété d’un produit, d’un service ou d’une marque. Dans sa réalisation, vous étudiez surtout l’impact d’une campagne de communication ou le taux de satisfaction des clients. Cette veille contrôle l’image véhiculée d’une entreprise auprès des clients, des concurrents, des partenaires, du grand public et des collaborateurs.
Pour terminer, vous trouverez également d’autres types de veilles, comme la veille artistique, territoriale et financière. Il y a aussi la veille journalistique qui évoque l’élaboration d’une revue de presse.
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11 étapes pour la mise en place une veille informationnelle pertinente
Il est essentiel que la veille informationnelle soit à la fois efficace et rentable en termes de résultats. Dans ce sens, vous devez respecter quelques étapes indissociables pour y parvenir.
1- Prendre en compte l’existant
Il s’agit d’une étape non-négligeable lorsque vous mettez en place une activité de veille pour la première fois. L’étude de l’existant permet à votre entreprise de définir des sources d’informations pertinentes. Mais pour y arriver, il faudra tenir compte de différents paramètres, à savoir :
· Le caractère de la veille (formel ou informel) ;
· La fréquence de la veille ;
· L’envergure de l’activité ;
· Les destinataires des informations ;
· Les collaborateurs
2- Identifier les besoins en informations
Après l’étude de l’existant, il convient de définir les besoins en informations. Vous devez alors déterminer l’objectif de la veille informationnelle pour chaque service de votre société. L’idée est d’identifier clairement l’intérêt de la veille informatique. Des méthodes comme les questionnaires ou les entretiens individuels peuvent être efficientes pour cela.
3- Déterminer le type de veille à réaliser
Il est indispensable de déterminer le type de veille à mettre en place en fonction de vos besoins en informations. Vous pouvez suivre plusieurs axes, sans pour autant mélanger les différents types de veille informationnelle. Néanmoins, chaque axe doit être cohérent avec vos objectifs stratégiques. Il suffit ensuite de formaliser la veille adaptée et nécessaire à chaque entité. Par exemple, la veille stratégique est dédiée à la direction générale. Le service marketing requiert une veille concurrentielle, et la veille commerciale est pour la section commerciale.
4- Recenser les sources d’informations
Cette étape consiste à identifier et compter les sources d’informations à contrôler. Le but est de répondre à tous les besoins respectifs de chaque type de veille. Vous devez savoir que la veille informationnelle implique plusieurs sources à exploiter. Il est ainsi nécessaire d’utiliser les plus pertinentes afin de ne pas perdre du temps et d’être plus efficace. À titre d’information, il y a les sources formelles, informelles, internes, externes et les personnes-ressources. Une fois la source identifiée, il ne reste plus qu’à l’associer à un mode de communication adapté.
5- Délimiter le type de format
Pour faciliter et réussir votre veille informationnelle, il faut préciser le format d’information que vous attendez. Chiffres clés, avis d’experts, articles, podcasts, il existe autant de formats disponibles, d’où l’importance de les délimiter. Cela vous permet en même temps de mieux analyser les données.
6- Élaborer un service de veille
L’élaboration d’un service de veille dépend des données collectées, notamment du type de contenu, de la fréquence et du volume. En fonction du type de veille mis en place, vous pouvez par exemple proposer des alertes quotidiennes ou un bulletin trimestriel. En outre, il est aussi impératif de suivre la veille informationnelle de façon ponctuelle pour garantir son efficacité. Cela permet à chaque entreprise de ne manquer aucune information concernant son secteur d’activité et son image. Puis, être informé en temps réel vous permet d’avoir moins de données à analyser au quotidien.
7- Fixer les moyens et ressources nécessaires
Comme tout autre projet, la réalisation d’une veille informationnelle demande aussi des moyens humains et matériels. Vous devez alors les identifier et les définir préalablement pour que le projet soit bien clair et réalisable. De même, il faudra fixer un budget en tenant compte des coûts des sources, d’abonnement, des outils de veille et des logiciels.
8- Planifier la veille informationnelle
Pour planifier votre programme de veille, vous devez veiller à :
· Considérer la durée limite pour créer les produits et les services de veille ;
· Acquérir les sources d’informations ;
· Négocier et déployer les collaborations indispensables ;
· Mettre en œuvre une formation et une action de communication interne.
9- Élaborer un tableau de bord
Créer un tableau de bord est important pour automatiser la veille informationnelle. Cela permet de collecter, d’organiser et de classer facilement les contenus. En même temps, c’est un moyen simple et rapide de procéder à un paramétrage selon les axes de veille choisis.
10 Valider le projet de veille
Pour plus de praticité, il est astucieux de regrouper l’ensemble des étapes de réalisation de la veille dans un document unique. Vous pourrez ainsi avoir un aperçu global de la qualité des livrables du projet. Cela permet aussi à chaque participant d’examiner et de valider la veille informationnelle plus facilement.
11- Organiser et analyser la cellule de veille
Une fois le projet validé, l’entreprise peut alors lancer la cellule de veille. Il faudra assurer une mise en place à caractère participatif afin d’obtenir le soutien des collaborateurs. Les actions de communication interne, les communiqués ou les réunions d’informations s’imposent pour ce faire. De ce fait, chaque action va accompagner le lancement de son service de veille. Par ailleurs, il convient aussi d’effectuer une analyse approfondie de la veille informationnelle mise en place. L’idée est de confirmer son utilité et sa pertinence. Pour réaliser cette évaluation, il est possible de diffuser des enquêtes de satisfaction auprès des collaborateurs concernés.
Ils peuvent alors faire part de leur point de vue, remarque et suggestion. Analyser la cellule de veille permet de faciliter la gestion des contenus. Vous pouvez facilement modifier la fréquence de publication, optimiser le format, ajouter ou supprimer un domaine.
5 outils de veille informationnelle utiles
Pour réussir votre projet de veille informationnelle, voici 5 outils de veille à utiliser.
1- Les outils de surveillance des médias sociaux
Ils permettent de surveiller les mentions de votre marque et des concurrents sur les réseaux sociaux. Hootsuite, Mention ou Brandwatch, ces outils de veille vous aide à collecter des données sur les discussions en cours. Vous pourrez aussi suivre les changements de l’opinion publique.
2- Les agrégateurs de flux RSS
3- Les moteurs de recherche spécialisés
Les moteurs de recherche spécialisés aident à trouver des données précises et pertinentes sur un sujet donné. Il en existe plusieurs en fonction de votre secteur d’activité et des informations à rechercher. Par exemple, GrennMaven est un moteur de recherche spécialisé dans les produits écologiques.
4- Les outils de veille automatisée
Il s’agit d’outils de surveillance automatique des sources d’informations présélectionnées. Ils servent à repérer les signaux faibles, les tendances et les évolutions pour détecter des opportunités ou des menaces rapidement. Les plus utilisés sont Digimind, Netvibes et Radarly.
5- Les bases de données réglementaires
Vous pouvez utiliser des bases de données pour suivre les évolutions des normes et des réglementations d’un secteur donné. Tout comme les moteurs de recherche, la base de données existe aussi en plusieurs versions selon les besoins.
FAQ – Veille informationnelle
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