Méthode Kaizen : les 10 principes pour une amélioration constante

La productivité et la performance en général sont au cœur des préoccupations de toute entreprise. Et pour cause, c’est ce qui permet à une entreprise d’être viable et rentable. Pour atteindre une performance optimale, de nombreuses techniques existent. Ces dernières années, l’une d’entre elles séduit particulièrement le monde de l’entreprise : la méthode Kaizen. De quoi s’agit-il ? Quels en sont les principes ? Comment la mettre en place ? C’est ce que nous allons voir dans cet article sur la méthode Kaizen basée sur le principe d’une amélioration constante.

Sommaire

Qu’est-ce que la méthode Kaizen ?

La méthode Kaizen est souvent décrite comme une démarche de changements constants. Il s’agit en réalité de bien plus que cela, car la méthode Kaizen repose sur une véritable philosophie de vie.

Elle tient son nom de l’assemblage de deux mots japonais. « kai » qui signifie « changement » et « zen » qui signifie « bon » ou « meilleur ». « Zen » est parfois aussi traduit par « bien-être ». En français, la méthode Kaizen est parfois appelée « amélioration continue ».

Cette méthode de lean management est apparue dans l’industrie manufacturière du Japon, dans les années 1950, en particulier dans les usines Toyota. Appliquée au monde du travail, cette méthode a pour objectif l’amélioration de la productivité via de petits changements au quotidien. Contrairement à d’autres outils d’organisation, cette méthode s’inscrit dans une démarche graduelle. Les changements se font petit à petit accompagnant le processus pour éviter le gaspillage. Plus spécifiquement le gaspillage d’heures de travail qui seraient perdues à se concentrer sur des process redondants.

La réussite de ce système repose en grande partie sur l’implication de tous les acteurs de l’entreprise. Il est donc crucial que tous les acteurs du processus soient motivés et parties prenantes de la démarche. En clair, la méthode Kaizen doit être bien plus qu’un simple outil de management et d’organisation. Elle doit devenir un état d’esprit et une mentalité adoptée à tous les niveaux de l’entreprise, quel que soit le poste occupé (membres d’équipe, management, etc.).

Les principes de la méthode Kaizen

Pour fonctionner, la méthode Kaizen repose sur plusieurs principes. On en dénombre 10 principaux.

1 – La proactivité

Cette proactivité s’applique notamment dans le domaine de la résolution de problèmes. En ce sens qu’elle consiste à anticiper le problème avant son apparition et à intervenir en conséquence.

2 – L’identification de la cause première d’un problème

Pour identifier l’origine du problème, l’équipe peut se reposer sur des outils. C’est notamment le cas de l’outil « les 5 pourquoi ». Il permet de trouver l’origine du problème et de le résoudre de manière durable.

3 – La remise en question du fonctionnement actuel

Ce principe signifie qu’il ne faut pas se satisfaire du fonctionnement actuel, même s’il marche. Mais plutôt viser l’amélioration des méthodes de travail.

4 – L’implication des collaborateurs

C’est l’un des grands principes de la méthode Kaizen. Comme nous l’avons mentionné, le succès de cette démarche repose sur l’implication de tous les acteurs de l’entreprise surtout lors de la recherche de solutions aux problèmes. Tous les collaborateurs doivent pouvoir s’exprimer et participer à la résolution du problème. Ainsi, les changements choisis seront acceptés par tous.

5 – La poursuite de l’amélioration des méthodes et processus de travail

L’objectif de la méthode Kaizen est d’atteindre l’excellence. Cependant, il ne faut pas chercher à l’atteindre du premier coup, mais plutôt prendre le temps de procéder par étapes.

6 – La quête de la durabilité

La lutte contre le gaspillage est le fil conducteur de cette démarche. Cela concerne autant la perte de temps que le gaspillage de ressources. Dans la méthode Kaizen il est préférable de ne pas surproduire ou à avoir trop de stock. La production en flux tendu évite alors les transports et déplacements inutiles.

7 – La recherche de solutions à moindres coûts

Cette lutte contre le gaspillage concerne aussi les ressources budgétaires. L’un des objectifs de la méthode Kaizen est de favoriser la créativité lors de la recherche de solution. Il faut donc viser à trouver des solutions d’amélioration qui soient économiques.

8 – La résolution immédiate des problèmes

Lorsqu’un problème surgit, il faut immédiatement le régler, et non attendre que la situation empire avant d’intervenir. Dans la méthode Kaizen, il faut être proactif et réactif.

9 – La prise de décision collaborative

Quel que soit leur poste, tous les collaborateurs doivent participer à la démarche de changement. Cela passe entre autres par leur implication dans toutes les prises de décision. Selon ce système de gestion, il est préférable de demander l’avis à d’autres personnes plutôt que de décider seul.

10 – La hiérarchisation des changements

Il est important d’établir des priorités dans les changements prévus afin de procéder étape par étape et de ne pas se laisser « déborder ».

Les outils et techniques pour la mise en place de la méthode Kaizen

La méthode des 5 s

La méthode 5s vise l’optimisation de l’agencement de l’espace de travail : gagner en efficacité, en bien-être, éviter les risques d’accident et le gaspillage de temps et d’énergie. L’objectif final est d’améliorer la qualité de la production. Le nom de cette méthode est tiré de l’acronyme de 4 mots japonais :

Seiri : (Débarrasser). Enlever tout ce qui est inutile ;
Seiton : (Ranger). Mettre en ordre l’espace de travail ;
Seiso : (Nettoyer). L’espace de travail doit être propre ;
Seiketsu : (Maintenir l’ordre). Adopter les bonnes mesures et les appliquer pour que l’espace de travail reste propre ;
Shitsuke : (Être rigoureux). Mettre en application les 4 S.

Le cycle PDCA

Le cycle PDCA, aussi appelé roue de Deming, vise à structurer le processus d’amélioration. Pour ce faire, il se compose de quatre étapes :

Plan : (Planifier). C’est la phase d’analyse et de planification des actions à lancer ;
Do : (Développer ou réaliser). Étape de test du plan prévu afin de déterminer si les objectifs pourront être atteints ;
Check : (Contrôler). C’est le moment de procéder à la vérification et au contrôle des tests effectués lors de la phase de réalisation ;
Act : (Agir ou ajuster). Si les résultats du contrôle sont négatifs, affinez le plan jusqu’à ce que les mesures prises fonctionnent. Si le contrôle est positif, appliquez les mesures à l’ensemble du projet.

Le fonctionnement cyclique de cette méthode de gestion de projet permet d’intégrer facilement des changements, et ce, de manière continue.

La méthode des Six Sigma

La méthode six sigma a pour objectif l’amélioration des processus. Elle est particulièrement employée dans le domaine de la production industrielle dans le but d’éradiquer les irrégularités qui peuvent apparaître au cours du processus de production. Il est donc nécessaire d’effectuer un contrôle minutieux de la qualité et des processus.

Cette méthode repose sur deux méthodologies :

DMAIC : elle se compose de 5 phases :

Définir : définition du système ;
Mesurer : mesure de l’ensemble des aspects importants du processus pour recueillir des données ;
Analyser : examen des données pour mettre à jour les relations de cause à effet ;
Améliorer : optimisation du processus actuel en fonction des résultats de l’analyse ;
Contrôler : contrôle de l’évolution du processus. Mise en place des solutions trouvées de manière pérenne.

DMADV : aussi appelée DFSS (Design For Six Sigma). Elle est utilisée pendant la phase d’élaboration du processus de création d’un nouveau produit. Elle comporte 5 étapes :

Définition des objectifs de conception selon les demandes des clients ;
Mesure et identification des fonctionnalités du produit, et des capacités de production ;
Analyse de différentes possibilités afin de développer diverses options de conception ;
Conception d’une option innovante en fonction des conclusions obtenues lors de l’étape précédente ;
Révision du processus conçu et test.

Les méthodes agiles

Les méthodes agiles sont des méthodes de gestion de projet qui se fondent sur la division en plusieurs étapes du projet. Ces étapes appelées sprints sont suivies d’un bilan, afin de voir ce qui peut être amélioré lors du sprint suivant.

Une des méthodes agiles souvent considérée comme un élément clé de la méthodologie Kaizen est la méthode Kanban. Cette technique de travail se fonde sur le « juste à temps ». Cette technique offre donc la possibilité de réduire les délais, et les encours de production.

La mise en place de la méthode Kaizen

1 – Identification du domaine d’amélioration

L’équipe de direction identifie un problème. Celui-ci peut concerner plusieurs secteurs. Comme par exemple chercher à augmenter la productivité, renforcer la sécurité ou encore obtenir une meilleure gestion de la qualité.

Ensuite, la direction assemble une équipe de travail. Pour plus d’efficacité, il est recommandé que les membres de l’équipe appartiennent à des départements différents de l’entreprise. Ainsi, tous les collaborateurs posséderont des compétences variées. Pour une organisation optimale, veillez à nommer un chef d’équipe ou de projet.

2 – Analyse de la situation / définition des objectifs

Après avoir clairement défini le domaine d’amélioration, l’équipe de travail analyse, de manière précise et statistique, la situation. Le but étant de recueillir des données fiables et concrètes. Pour ce faire, divers outils sont disponibles, dont le diagramme de Pareto, très souvent utilisé lors de cette phase d’analyse.

Après cette analyse, des objectifs clairs et précis doivent être définis. Ces objectifs doivent également impliquer tous les collaborateurs concernés.

3 – Étude des causes

Pour trouver des solutions adaptées, il est crucial de comprendre les causes des problèmes. Pour y arriver, des outils comme la méthode des « 5 pourquoi » par exemple, pourront être utilisés lors de cette phase.

4 – Identification des contre-mesures

Une fois les causes des problèmes identifiées, l’équipe doit s’atteler à trouver des contre-mesures pour pallier ce problème. Généralement, deux outils sont privilégiés lors de cette phase :

Diagramme en arbre : pour faire ressortir les causes éventuelles ;
Diagramme en matrice : pour estimer l’applicabilité des mesures sélectionnées.

Le choix des contre-mesures se fait selon plusieurs critères : difficulté d’application, délais, ressources disponibles, urgence et importance. Les contre-mesures peu coûteuses, simples et rapides à mettre en œuvre seront généralement privilégiées.

5 – Mise en œuvre des contre-mesures

Une fois les contre-mesures choisies, il est temps de les appliquer. Pour cette phase on compte environ 2 à 3 mois. Une idée demandant plus de temps et de préparation sera jugée « non faisable ». Pour procéder à l’application des contre-mesures, la méthode Kaizen préconise l’utilisation du système des « 5W1H ». Il s’agit de 6 questions : qui ? Quoi ? Où ? Combien ? Quand ? Pourquoi ? Comment ?

6 – Audit des contre-mesures

C’est une étape de contrôle. L’équipe de travail vérifie l’efficacité des contre-mesures mises en place. Pour ce faire, comme lors de la phase d’analyse, la méthode Kaizen recommande l’utilisation du diagramme de Pareto. Cet outil permet notamment d’effectuer une comparaison avant/après, et donc d’estimer l’impact du processus Kaizen.

7 – Standardisation des contre-mesures

Dernière phase de la démarche Kaizen. Une fois que les contre-mesures les plus performantes ont été identifiées, il faut procéder à leur standardisation. L’équipe procède à la documentation de ces mesures en vue de leur diffusion et de leur généralisation.

Les avantages de l’amélioration continue

Des changements peu coûteux

Toute la philosophie de cette méthode de gestion repose sur l’idée que de petits changements peuvent avoir de grands effets. De plus, les changements mis en place sont soumis à des tests. Ainsi, s’ils ne sont pas efficaces, l’entreprise ne persévère pas dans cette voie. Cela évite notamment de gaspiller des ressources (humaines et financières) dans une solution vouée à l’échec.

Comme les changements sont plutôt modestes, ils présentent également moins de risques. S’ils s’avèrent être un échec, les changements mis en place n’impactent pas pour autant le fonctionnement de l’entreprise.

Des changements accessibles

Grâce aux principes de l’amélioration continue, tous les collaborateurs peuvent s’approprier les processus. Pour donner le meilleur d’elle-même, la méthode Kaizen doit être implantée à l’échelle de l’organisation. Elle doit faire véritablement partie de la culture d’entreprise.

À son échelle, un membre de l’équipe peut apporter des changements à son poste. Notamment s’il éprouve des difficultés à effectuer son travail.

Des processus d’équipe personnalisés

La méthode Kaizen fonctionne de manière à ce que des modifications puissent être apportées régulièrement dans le but de s’adapter à l’environnement, qui peut changer.

L’objectif premier de la méthode Kaizen est que chaque équipe trouve le processus qui lui est le mieux adapté et de le faire évoluer en même temps que l’équipe. Une petite équipe de 2 ou 3 personnes pourra suivre ses activités liées à la méthode Kaizen sur un PDF. Cependant, pour une plus grande équipe, cela pourrait s’avérer difficile. En ce sens, la méthode Kaizen s’adaptera à l’évolution de la taille du groupe.

La curiosité / l’envie d’apprendre

L’implication des collaborateurs que demande la méthode Kaizen attise la curiosité des membres de l’entreprise. Le fait que chacun puisse améliorer les processus opérationnels selon leurs besoins pousse les collaborateurs à vouloir en apprendre davantage. Les changements font l’objet de tests. De plus, ils ne présentent aucun risque pour le fonctionnement du système de management dans son ensemble. Ces deux aspects encouragent les collaborateurs à participer et à s’impliquer. Ils savent qu’ils peuvent tester de nouvelles choses, sans risquer de faire échouer tout le processus.

FAQ – Méthode Kaizen

Quelle formation pour un Kaizen ?

Si vous souhaitez être confronté à la méthode Kaizen, plusieurs possibilités s’offrent à vous. Vous pouvez chercher un poste dans une organisation au sein de laquelle vous pourrez appliquer des méthodes d’optimisation des processus. Cela vous permettra entre autres de développer vos compétences.

La formation d’ingénieur est une voie particulièrement adaptée pour posséder une expertise dans cette philosophie. Certaines formations d’ingénieur proposent un enseignement qui permet d’acquérir des connaissances approfondies de l’ensemble des processus.

Plusieurs organismes proposent aussi une formation à la méthode Kaizen. Certaines de ces formations sont accessibles via le CPF (Compte Personnel de Formation). Il est important de veiller à la qualité de la formation avant de faire votre choix. Pour cela, optez pour un organisme reconnu et n’hésitez pas à vous renseigner avant de vous décider.